Seringkah anda melihat rekan yang telah menyelesaikan pelatihan A3 Problem Solving, mendapatkan sertifikat pelatihan A3, lalu kewalahan dan menyerah ketika mencoba membuat A3 mereka sendiri?
Jika seorang A3 problem solver merasa frustrasi dan tidak mampu menyelesaikan A3 pertamanya secara independen, nampaknya ia tidak akan mencoba melakukannya lagi di kemudian hari. Pendekatan tollgate review dapat membantu menangani situasi semacam ini. Proses tollgate review yang diadaptasi dari metode Six Sigma dapat diterapkan pada pelatihan A3, membantu para rookie untuk menyelesaikan A3 mereka dengan baik.
Tollgate adalah setiap langkah dalam proses A3 yang harus dilakukan sebelum A3 problem solver melangkah menuju tahap selanjutnya. Konsultan dan si problem solver akan menilai apakah setiap langkah telah selesai tanpa ada masalah yang mengganjal pada saat melakukan tollgate review. Setelah melakukan paruh pertama proses A3 dengan tollgate, problem solver akan merasa lebih percaya diri untuk secara mandiri menyelesaikan A3-nya.
Tollgate review dilaksanakan dengan keterlibatan dari A3 problem solver dan konsultan A3 untuk mengevaluasi perkembangan dalam proses A3, dan mendiskusikan segala hal yang telah dilakukan dengan baik dan segala hal yang masih perlu diperbaiki. Di setiap tollgate, langkah A3 yang telah selesai akan ditinjau kembali. Sebelum meneruskan kepada langkah selanjutnya, A3 problem solver dan konsultan A3 harus sama-sama sependapat bahwa langkah sebelumnya telah benar-benar dilakukan dengan baik. Problem solver akan mempresentasikan rencana untuk pelaksanaan langkah selanjutnya, dimana konsultan akan memberikan bimbingannya.
Dalam pelatihan A3, potensi masalah yang memerlukan tollgate ada di beberapa titik, yaitu penentuan masalah yang akan ditangani dan penentuan lingkup masalah; penyelesaian Current Condition; penyelesaian Problem Analysis; penyelesaian Target Condition, Countermeasures, Implementation, dan bagian Cost/Benefit; dan penyelesaian bagian Follow Up. Beberapa tollgate dapat dikombinasikan sesuai dengan kebijakan konsultan pembimbing.
Mengapa Gunakan Tollgate dalam Proses A3?
Penggunaan tollgate review dalam proses pembuatan A3 Problem Solving sheet memiliki dua tujuan:
- Ketika seorang A3 problem solver mengalami masalah dalam salah satu langkah A3, tollgate akan memberikan identifikasi dan koreksi. Hal ini akan mengurangi frustrasi dan waktu yang terbuang dengan A3 problem solver.
- Ketika lingkup A3 makin luas dan sulit ditangani, semua masalah bisa diidentifikasi dan diselesaikan lebih awal.
Para praktisi A3 umumnya ingin melakukan penyelesaian masalah yang lebih menyeluruh, dan dengan semangat untuk melakukan pekerjaan dengan baik, lingkup A3 seringkali membengkak. Tugas seorang konsultan pembimbing adalah memastikan A3 dibuat dalam lingkup yang terkelola dengan baik. Kesempatan untuk mengembangkan atau mempersempit lingkup A3 umumnya muncul dalam beberapa kali tollgate.
Cara-cara penanggulangan masalah dapat diadaptasi kedalam proses lain jika A3 di salah satu proses berjalan dengan sukses. Jika terdapat banyak masalah yang diidentifikasi dalam kondisi saat ini, batasilah lingkup A3 untuk satu atau beberapa masalah yang berhubungan. Jika terjadi banyak masalah, penyebab-penyebab yang independen diidentifikasi dalam seksi analisa masalah, untuk membatasi ruang lingkup A3, terbatas hanya untuk menangani satu penyebab masalah yang memiliki dampak dan kemungkinan tertinggi.
Jika terdapat lebih dari satu masalah, cara penanggulangan yang independen harus diidentifikasi, dan batasilah lingkup A3 hanya dalam masalah yang dapat ditangani dalam waktu dekat. Kesempatan perbaikan yang dihasilkan dalam proses diatas dapat ditambahkan kedalam portofolio rencana A3 selanjutnya.
Jika penyelesaian A3 adalah masalah yang anda atau rekan anda hadapi, maka A3 tollgate review bisa menjadi permasalahan anda. Selamat mencoba!***