Value Stream Mapping (VSM) adalah sebuah tool yang sudah biasa digunakan oleh berbagai macam perusahaan. Bagi beberapa perusahaan, tool yang sudah ada sejak 20 tahun ini menjadi syarat utama sebelum memulai berbagai upaya dalam mewujudkan prinsip-prinsip lean di dalam organisasi. Namun sayangnya, masih ada organisasi yang menganggap VSM sebagai “beban” dan tidak relevan bagi bisnis mereka. VSM yang diselesaikan tanpa adanya analisis “what’s next” memang akan menjadi upaya yang sia-sia. Terlebih jika organisasi tidak memberdayakan karyawan untuk ikut terlibat dalam upaya perbaikan.
Tingkat data atau informasi yang cukup banyak, menjadi tantangan bagi tim dalam memetakan keadaan saat ini (current state) dari sebuah proses. Sehingga, sulit bagi tim untuk melihat area perbaikan mana yang dapat memberikan hasil terbaik. Untuk itu, penting bagi organisasi memberikan workshop VSM kepada karyawan untuk membekali mereka dalam melakukan proses mapping. Namun, dalam beberapa kasus ada juga organisasi yang memulai inisiatif lean, dan beberapa hal yang perlu di perbaiki sangat jelas terlihat, sehingga proses mapping tidak diperlukan.
Meskipun demikian, menurut pakar Lean Tom Voss, pemimpin organisasi yang fokus pada pencapaian “quick wins” dalam workshop VSM cenderung memberikan rasa puas kepada timnya. Workshop VSM juga akan membantu tim memahami hubungan antara keadaan saat ini dan peluang apa yang ada untuk meningkatkan proses. Untuk itu, Tom menjelaskan lebih detail bagaimana organisasi dapat menciptakan sebuah VSM yang tidak menjadi beban dan lebih relevan bagi organisasi. Berikut penjelasannya:
Proses – Value Stream Mapping
Banyak perusahaan mendedikasikan sumber daya utama mereka selama satu minggu atau lebih untuk menyelesaikan proses pemetaan, dan kemudian menyatakan upaya perbaikan apa yang akan dilakukan. Namun, justru ini langkah awal yang salah. VSM tidak pernah dimaksudkan untuk menjadi dokumen yang berdiri sendiri. VSM, sama halnya juga dengan analogi sepak bola. Semua rencana permainan dibuat bersama-sama. Setelah VSM dibuat, semua rencana tadi kemudian direalisasikan dengan tindakan nyata, tentunya agar permainan dapat dimenangkan. Singkatnya, peran VSM hanya membantu tim untuk memetakan kondisi saat ini. Segdangkan membuat rencana berdasarkan hasil mapping dari VSM dibuat untuk meningkatkan kinerja organisasi. Rencana tersebut kemudian dikompilasi untuk enam bulan ke depan. Karena tim yang sama merevisi VSM dalam jangka waktu enam bulan, proses akan menjadi lebih mudah dan relevan.
Berapa Banyak Detail yang Perlu Disertakan?
Tingkat detail sangat penting ketika mengembangkan sebuah VSM. Namun, pertanyaannya, seberapa banyak detail yang diperlukan dalam proses mapping?
VSM memberikan landasan bagi rencana yang dapat diselesaikan tidak lebih dari tu enam bulan. Maksud dari hal ini adalah untuk menunjukkan semua masalah yang dihadapi dalam proses (atau, di mana perbaikan dapat memiliki manfaat terbesar).
Ada tiga hal yang perlu diingat:
- Melihat dan memahami situasi saat ini dan di mana bottleneck-nya.
- Melihat hambatan yang ada dalam proses dengan gambaran yang terjadi dalam antrian bahan baku atau dokumen.
- Melihat hambatan yang ada dalam proses dengan gambaran data yang buruk atau tidak lengkap.
Tujuan perbaikan Anda harus mendorong tingkat detail yang Anda sertakan dalam VSM yang Anda buat. Di tingkat perusahaan, tim fokus pada mengidentifikasi peluang untuk mengurangi keseluruhan lead time. Langkah-langkah proses dan data pendukung harus menggambarkan peluang untuk mengurangi lead time per dalam hitungan hari dan minggu.
VSM seharusnya menunjukkan di mana letak masalaha. Jika tim tidak dapat menemukannya, dan ada banyak informasi yang Anda punya, itu artinya terlalu banyak detail yang Anda sertakan. Namun, jika aliran proses sudah dapat menunjukkan di mana letak masalah, maka detail yang Anda sertakan berada di tingkat yang benar.
Melakukannya Bersama-sama
Ketika dalam proses pemetaan data yang digunakan cukup banyak, ketidakseimbangan persediaan atau data akan membantu Anda meluhat bottleneck dan darimana mereka berasal. Cobalah untuk menganlisa peluang apa yang muncul dari mapping yang dibuat. Bottleneck ini mungkin dapat diungkapkan dengan kelebihan penumpukan persedian, aliran material yang tersingkir dengan siklus yang diperpanjang atau masalah kualitas dan arus informasi yang “salah tempat”. Ketika Anda mulai mengidentifikasi peluang perbaikan, Anda harus membuatnya jelas dengan menentukan fokus perbaikan yang akan dilakukan. Kemudian, menargetkan area perbaikan Anda, menentukan manajer projek untuk setiap area dan memprioritaskan rencana value stream yang dapat membantu organisasi Anda dengan cepat memperoleh manfaat besar dari perbaikan yang dilakukan.
Lakukan Terus Menerus
Membangun VSM dari keadaan saat ini adalah langkah logis pertama yang harus dilakukan organisasi Anda, tetapi seharusnya tidak berakhir di sana. Jika Anda melakukan hal tersebut dengan benar, VSM dapat menjadi tool yang efektif untuk meningkatkan proses Anda saat ini. VSM akan membantu Anda membuat rencana value stream untuk meningkatkan proses. Dan yang paling penting, itu akan membantu Anda menjalankan rencana yang telah dibuat. Pengetahuan yang diperoleh organisasi Anda dalam proses mapping dari keadaan saat ini melalui VSM akan membuat Anda berinvetasi pada waktu untuk mengembangkan rencana yang dibuat demi proses bisnis yang terus membaik dari waktu ke waktu.***
Sumber: Industryweek.com
Image: creativeconomy.britishcouncil.org
Comments are closed.