Organisasi perlu berhati-hati dalam memperkenalkan dan mengimplementasikan program perubahan. Training, coaching dan mentoring diakui dapat membantu para anggota organisasi dalam menerapkan perubahan. Sobat improvement, berikut adalah beberapa hal penting yang harus menjadi perhatian Anda untuk mengelola perubahan dengan efektif.
Menghadapi banyak tantangan, organisasi menginisiasi banyak program perubahan dan bersegera dalam mengimplementasikannya. Mulai dari perubahan sederhana hingga penuh pertaruhan dilakukan untuk mengimbangi laju zaman. Mengamini perkataan Einstein, “It is not the strongest of the species that survives, nor the most intelligent; it is the one most adaptable to change”. Nampaknya, pemimpin bisnis telah sepakat, perusahaan yang berhasil di masa depan adalah mereka yang beradaptasi cepat. Program perubahan tentu bisa sangat berbeda antara organisasi satu dengan yang lainnya, namun proses adaptasi selalu menghiasi perjalanan semua upaya perubahan. Dalam hal ini, yang perlu dilakukan organisasi adalah memastikan bahwa program perubahan berjalan dengan benar, mulai dari inisiasi hingga implementasi.
Menurut perusahaan konsultan SSCX, untuk mengimplementasikan program perubahan dibutuhkan tiga unsur yang saling berpadu, yaitu:
Infrastruktur yang kuat
Terdiri dari tim, pemimpin proyek, penasehat, pemilik proses, dan tidak kalah penting adalah Champion. Hasil dari beberapa survey menemukan bahwa komitmen dari para pemimpin bisnis alias Champion menjadi penyebab utama gagalnya aktivitas perubahan di organisasi. Tugas seorang Champion adalah bertanggung jawab untuk memimpin, meluncurkan, dan memandu seluruh usaha perbaikan yang dijalankan oleh organisasi, tanpa adanya Champion dalam upaya perubahan maka diibaratkan kapal yang berlayar tanpa nahkoda. Dari sini kita bisa simpulkan besarnya komitmen para pemimpin organisasi akan sama besarnya dengan hasil perubahan yang diupayakan.
Terkait pemilihan tim, organisasi harus mampu membentuk tim yang efektif, yang mampu bersinergi dan memberikan hasil terbaik. Ada beberapa cara untuk menentukan anggota tim, salah satu pendekatan efektif adalah pendekatan yang ditemukan oleh Meredith Belbin, seorang Profesor dari University of Cambridge. Belbin menemukan bahwa kombinasi keterampilan yang berbeda menjadi penentu utama efektivitas sebuah tim. Dalam riset tersebut, Belbin menemukan 9 tipe Team Role: PL – Plant, RI – Resource Investigator, CO – Coordinator, SH – Shaper, ME – Monitor Evaluator, TW – Team Worker, IMP – Implementer, CF – Completer Finisher, SP – Specialist.
Penyelarasan strategi bisnis dari atas ke bawah
Membangun alignment tidak cukup hanya dengan melakukan integrasi, sebab alignment adalah produk dari kepemimpinan, fleksibilitas, inisiatif, kemampuan responsif dan arahan yang cakap. Menurut Rhenald Kasali, seluruh proses bisnis perlu dibongkar dan ditata ulang untuk membangun keselarasan. Jangan biarkan proses bisnis yang usang terus dipakai, dan tentu saja pola pikir yang berorientasi kepada pelanggan perlu terus dipupuk. Terdapat banyak cara untuk menghadirkan alignment di organisasi, namun secara teknis harus dimulai dari top manajemen. Mereka perlu menetapkan tujuan, menentukan strategi pencapaian dan metrik pengukuran sebagai rujukan seluruh unit.
Menggunakan disiplin dan metodologi
Untuk mengimplementasikan proyek perubahan dibutuhkan metodologi yang umum dan terbukti mampu mensinergikan kinerja proses dengan visi, Six Sigma, misalnya. Six Sigma yang berorientasi pada data dan menggunakan kerangka DMAIC sangat efektif untuk menghilangkan variasi dari proses bisnis, memberikan kinerja berkelanjutan tanpa cacat, serta biaya kualitas yang kompetitif dalam jangka panjang.
Ketiga unsur di atas memiliki peranan yang sama besarnya terhadap sukses tidaknya inisiatif dan program continuous improvement di organisasi. Selain itu yang juga perlu diantisipasi adalah penolakan yang seringkali terjadi ketika inisiatif perubahan diperkenalkan. Antisipasi ini bisa dilakukan dengan jalan mempersiapkan setiap karyawan yang terlibat, membekalinya dengan seperangkat alat perang yang dapat meningkatkan angka kemenangan