Sebuah proses perbaikan yang dilakukan terus-menerus atau yang lebih dikenal dengan continuous improvement adalah sebuah upaya berkelanjutan yang dilakukan untuk terus meningkatkan produk, layanan maupun proses bisnis. Upaya ini dilakukan dengan terus melakukan perbaikan dari waktu ke waktu atau membuat suatu “terobosan” perbaikan sekaligus.
Namun, bagi sebagian orang, CI justru hanya dianggap sebagai penerapan dari beberapa tools manajemen. Sedangkan sebagian lagi, telah menerapkan CI pada setiap perubahan operasional yang dirancang untuk menghilangkan semua aktivitas yang tidak bernilai tambah (waste) untuk meningkatkan produktivitas kerja.
Menurut Roger Price, CEO dari Phase 5 Group, anggapan yang sempit tentang penerapan CI dari sebagian orang terjadi karena kurangnya standarisasi dari definisi CI itu sendiri. Sehingga menurut Roger, jika definisi CI tidak ‘diseragamkan’ maka, akan masih ada organisasi yang menganggap bahwa mereka telah menerapkan upaya CI dengan benar.
Roger, dalam artikelnya di Industryweek menjelaskan 3 tahapan bagaimana CI benar-benar didefinisikan sebagai upaya perbaikan berkelanjutan. Berikut penjelasannya:
Tahap Pertama: Perbaikan Melalui Kecerdasan dan Pengalaman
Dalam tahapan paling awal ini, Roger menjelaskan bagaimana cara organisasi menyelesaikan masalah. Apakah dengan menyelesaikan masalah, organisasi sudah menerapkan upaya perbaikan berkelanjutan?
Umumnya, setiap orang melakukan pekerjaan mereka berdasarkan kecerdasan dan pengalaman mereka serta tanggapan dari pengamatan yang mereka lakukan. Kemudian, pada saat prakteknya, biasanya mereka akan melakukan penyesuaian dengan kondisi dari proses yang sedang berlangsung. Seperti, mengatur ulang peralatan atau mesin produksi, mengubah urutan langkah-langkah dalam prosedur, mengatur ulang tempat kerja mereka agar mendapatkan akses yang lebih mudah ke alat-alat tertentu, atau sejumlah perubahan lainnya.
Mereka memecahkan masalah, meningkatkan produktivitas pribadi mereka, dan membuat proses lebih baik. Sehingga penyesuaian inilah yang mereka anggap sebagai upaya perbaikan.
Menurtu Roger, tidak ada yang salah dengan upaya perbaikan yang dilakukan dari setiap individu. Namun, tidak ada juga yang bisa menjamin peningkatan dalam proses operasional berdasarkan asumsi pribadi seseorang. Mengubah urutan langkah-langkah dalam prosedur, misalnya, hal tersebut mungkin akan menjadi efisien namun, ada resiko keselamatan kerja yang timbul dari asumsi pribadi ini. Ataupun menata ulang ruang kerja untuk membuat satu atau beberapa operator lebih produktif namun, dampaknya mungkin saja ada operator lain yang menjadi kurang produktif, kata Roger.
Sehingga Roger menyarankan, agar kecerdasan dan pengalaman dari setiap karyawan ini bisa lebih optimal, maka harus dikombinasikan dengan penggunaan beberapa metode yang tepat yang dapat disalurkan ke dalam proses bisnis yang efektif sehingga ide-ide perbaikan terbaik dapat diterapkan dengan benar di seluruh organisasi.
Tahap Kedua: Perbaikan Melalui Investasi
Tahap kedua ini terjadi saat organisasi mulai menyadari manfaat yang terkait dengan pendekatan yang lebih holistik dan terencana dalam mengelola perbaikan. Langkah yang dilakukan dalam tahap ini biasanya meliputi:
- Memilih salah satu atau lebih metodologi untuk mendukung program perbaikan
- Menyusun tim ahli CI atau fungsional untuk mengembangkan standar perusahaan, memberikan pelatihan kepada karyawan, dan menempatkan proses pengelolaan di tempat
- Mengembangkan merek program internal, seperti The Acme Inc Production System, The Acme Inc Way, atau Acme Inc Operational Excellence demi menunjukkan komitmen akan perbaikan.
- Mulai mengembangkan proses ke seluruh organisasi
Untuk mendapatkan definisi CI, apakah tahap kedua ini benar-benar menunjukkan upaya perbaikan berkelanjutan?
Roger menilai bahwa ini adalah pertanyaan yang sulit. Karena tidak ada keraguan, jika organisasi sudah menunjukkan komitmen untuk terus melakukan perbaikan dengan mengambil langkah-langkah investasi seperti di atas. Bahkan, pada kenyataannya, jika organisasi sudah menggunakan metodologi yang telah terbukti dan fokus pada kesempatan yang ada, maka mereka harus menghasilkan nilai bisnis yang signifikan.
Untuk menjawab pertanyaan ini, Roger menggunakan analogi seorang anak kecil yang sedang bertumbuh dan memerlukan perhatian khusus dari orang tuanya. Hal ini juga yang terjadi pada organisasi. Organisasi membuat program perbaikan, dan program ini harus diberikan perhatian konstan dan teratur.
Tahap Ketiga: Perbaikan yang Sedang Berlangsung
Tahapan terkahir ini adalah tahapan yang akan membawa organisasi ke dalam improvement journey; tahapan di mana perbaikan benar-benar “kontinu”.
Konsep perbaikan berkelanjutan mengacu, baik untuk hal-hal yang kecil (mikro) maupun yang besar (makro).
Untuk perbaikan di tingkat mikro, hal ini akan dicapai ketika semua perbaikan benar-benar dapat menambah nilai bisnis dan bisa langsung diterapkan.
Sedangkan perbaikan di tingkat makro, dicapai saat ada pergeseran fundamental di seluruh organisasi (setiap karyawan memahami dan berbicara bahasa “perbaikan”). Perbaikan berkelanjutan adalah upaya yang akan terus di dukung oleh seluruh lapisan dalam organisasi serta akan terus berkembang dalam setiap masa transisi kepemimpinan.***
Sumber: Industryweek.com