Permintaan untuk mengembangkan proses bisnis Anda akan terus meningkat sesuai dengan harapan yang terus berubah, teknologi baru yang terus bermunculan dan kompetisi bisnis yang semakin sengit. Sebuah cara efektif untuk membangun sebuah budaya improvement yang bekelanjutan di dalam organisasi Anda adalah dengan melakukan regulasi business process improvements (BPI).
Proses bisnis tersebut bisa dalam cara yang formal maupun informal dan dapat mencakup berbagai variasi dari fungsi bisnis itu sendiri, seperti teknologi informasi, pelatihan dan pengembangan karyawan, kepuasan layanan pelanggan, dan juga yang lainnya. Tanpa mengurangi proses bisnis yang ingin Anda tingkatkan, prosedur dari sebuah improvement juga memiliki jalur yang sama dengan fungsi bisnis tersebut. Berikut 4 langkah untuk mendapatkan proses bisnis improvement yang efektif.
1. Identifikasi Kebutuhan Akan Sebuah Perubahan
Langkah pertama dalam proses BPI ini adalah dengan mengidentifikasi kebutuhan akan sebuah perubahan. Langkah yang paling efektif untuk menemukan kesempatan improvement ini yaitu dengan melakukan regulasi proses audit. Audit itu nantinya akan mengidentifikasi isu-isu terkini atau resiko yang sangat mungkin terjadi di dalam perusahaan Anda. Dari hasil audit ini Anda juga mampu menentukan area mana yang menjadi prioritas untuk dilakukan sebuah upaya pengembangan bisnis. Dalam langkah ini, Anda juga harus selalu melakukan review mengenai dampak apa yang diberikan dari proses pengembangan bisnis ini kepada organisasi, sumber daya dan juga para stakeholders (karyawan, pelanggan, pelajar, rekanan, suppliers, dan juga pihak-pihak lainnya) Anda.
2. Menganalisa Proses Terkini
Ketika Anda sudah memutuskan proses mana yang akan Anda kembangkan, Anda perlu menganalisa prosesur-prosedur yang diterapkan saat ini. Dengan cara ini Anda dapat sepenuhnya memahami seluruh proses mulai dari A-Z dan membuat kebijakan-kebijakan realistis untuk melakukan pengembangan bisnis. Tanpa mengurangi tools yang Anda gunakan untuk melakukan analisa, Anda bisa mempertimbangkan pertanyaan berikut ini :
- Proses apa yang tidak berjalan baik ?
- Langkah mana yang mengalami hambatan ?
- Langkah mana yang membutuhkan waktu lebih lama untuk diselesaikan ?
- Langkah mana yang paling menghambat ?
- Apakah ada langkah-langkah yang menyebabkan biaya/sumber daya meningkat ?
- Apakah ada langkah-langkah yang menyebabkan penurunan kualitas ?
3. Dapatkan Komitmen dan Dukungan
Langkah ketiga dalam proses BPI ini adalah dengan mengumpulkan komitmen dari para manajemen senior. Hal ini bisa menjadi elemen tunggal yang sangat penting sebagai sebuah ukuran keberhasilan yang bergantung pada dukungan para manajemen. Dalam langkah ini Anda perlu menjelaskan pentingnya sebuah perubahan dan bagaimana dampak nya nanti bagi perusahaan. Sehingga sangat penting bagi manajemen untuk memahami kebutuhan akan sebuah perubahan yang nantinya akan meyakinkan mereka untuk mendukung rekomendasi-rekomendasi yang Anda berikan. Dukungan manajemen adalah sebuah keharusan di dalam sebuah proses pengembangan bisnis.
4. Menciptakan Strategi Pengembangan Bisnis
Dengan selesainya tahap proses analisa yang Anda lakukan, maka ini saatnya Anda mengembangkan strategi untuk pengembangan bisnis Anda. Sangat dianjurkan jika Anda melibatkan proses-proses yang tidak berjalan baik tadi, cari tau apa penyebabnya dan bagaimana proses-proses tersebut tetap harus ditingkatkan dan adakah faktor financial dan sumber daya yang diimplikasikan. Dengan menjawab pertanyaan bagaimana proses tersebut harus ditingkatkan, maka Anda telah berhasil menemukan sebuah cara efektif dalam melakukan pengembangan bisnis. Anda juga dianjurkan untuk menetapkan tujuan-tujuan realistis yang dapat terukur, sejalan dengan tujuan strategis pengembangan bisnis keseluruhan.***