Pada salah satu komik strip Dilbert karya Scott Adams, si Pointy-Haired Boss meminta sekretarisnya untuk menjadwalkan meeting dengan para staf. Si sekretaris menanyakan tujuan meeting tersebut, dan nampaknya ia sudah paham akan seperti apa meeting berjalan.
Kembali ke organisasi anda, hitunglah berapa kali anda harus meeting dalam seminggu? Pernahkah anda merasa meeting yang rutin dijalankan tidak memberikan solusi atau pencerahan apapun? Atau anda bertanya-tanya, poin apa yang anda dapatkan dalam meeting? Bagaimana tindak lanjutnya? Mengapa meeting selalu berlangsung lebih lama daripada seharusnya?
Dalam semangat meningkatkan produktivitas, ada baiknya kita meninjau kembali cara-cara efektif untuk membuat meeting lebih bermakna. Berikut 5 cara sederhana untuk membuat meeting lebih efisien dan efektif:
1. Pastikan agenda meeting
Salah satu masalah paling umum dalam meeting adalah agenda atau tujuan meeting yang tidak jelas. Jika anda tidak terlalu yakin mengenai apa yang harus dibahas dan dilakukan, anda bisa memastikan, meeting tidak akan berlangsung singkat. Sebagai penyelenggara meeting, tanggung jawab anda adalah memastikan kejelasan tujuan. Konsultasikan dengan tim jika perlu; sedikit waktu yang digunakan sebelum meeting akan menyelamatkan waktu anda secara keseluruhan.
2. Pastikan siapa yang perlu mengikuti meeting
Apakah semua orang memang perlu mengikuti meeting? Ataukah sebagian dari mereka hanya perlu menerima sedikit penjelasan mengenai hasil meeting melalui email? Jika anda bisa mengurangi daftar orang yang harus mengikuti meeting (yang kehadirannya tidak esensial), mungkin saja anda bisa mengembalikan 1-2 jam waktu produktif mereka untuk melakukan pekerjaan lain yang lebih penting.
3. Tentukan waktu meeting setengah dari waktu yang diperlukan
Meeting ibaratnya akordeon, yang merenggang secara natural jika diperlukan. Jika anda menjadwalkan meeting selama satu jam, kemungkinan anda akan tetap menghabiskan seluruh waktu yang dijadwalkan, walaupun materi meeting telah habis dan sisanya hanya diisi obrolan yang tidak sesuai dengan tujuan. Jika anda menentukan waktu 30 menit, maka segala pembahasan akan berlangsung dalam waktu yang terbatas, dan fokus. Jika memang perlu waktu lebih, meeting akan berlanjut dan akan usai begitu semua materi pembahasan telah habis.
4. Jangan memulai 1 detik lebih lambat
Berapa banyak waktu yang terbuang untuk menunggu seorang anggota meeting? Bayangkan saja, jika semua orang datang terlambat, berapa banyak waktu yang terbuang? Solusinya? Jangan menunggu orang yang datang terlambat. Mulai saja sesuai jadwal. Beberapa kali anda tetapkan aturan ini, orang lain akan mulai menyadarinya. Tidak ada orang yang suka masuk kedalam ruangan ketika diskusi penting sedang terjadi. Lakukan ini beberapa kali, anda akan menuai reputasi sebagai penyelenggara meeting yang tepat waktu. Beberapa manajer dikenal dengan reputasinya yang super-tepat-waktu dan mereka dihormati karenanya.
5. Pertimbangkan stand-up meeting (jika sesuai dengan budaya perusahaan anda)
Ada beberapa riset yang menyatakan bahwa stand-up meeting bisa berlangsung lebih efisien. Dalam sebuah studi, kelompok yang mengadakan pertemuan dalam posisi berdiri akan menghabiskan waktu dua hingga tiga kali lebih cepat untuk mengambil keputusan dibandingkan dengan pertemuan dengan kursi yang nyaman. Tentu saja, tanpa penurunan kualitas dalam pengambilan keputusan tersebut. Untuk alasan logistik, stand-up meeting tidak selalu praktis, namun layak dipertimbangkan.
Sebagai tambahan, mari kembali ke poin 1. Tanya kepada diri sendiri: Apakah benar-benar perlu meeting? Mungkin ada cara-cara lain; memo, telepon, beberapa menit konferensi online, mungkin saja bisa menghasilkan sesuatu yang sama dengan jika anda mengadakan meeting. Tentu saja, ada waktu-waktu dimana anda benar-benar perlu mengadakan meeting yang formal, namun bukan berarti anda tidak perlu mempertanyakan keperluannya. Ingat, profitabilitas departemen dan perusahaan berbanding lurus dengan waktu produktif anda dan karyawan lainnya.***
Sumber: Forbes.com/Victor Lipman