Setelah memulai inisiatif Lean yang membawa banyak perubahan beberapa tahun lalu, dua tahun terakhir ini mungkin menjadi tahap “istirahat” bagi perusahaan atau organisasi Anda. Sedikit-demi-sedikit lemak mulai menumpuk kembali, kebiasaan buruk mulai muncul, dan beberapa bagian di perusahaan bahkan mulai kembali pada cara-cara kerja lama yang rentan waste. Program-prorgam “perbaikan” jangka pendek yang hanya menyasar satu proses tidak lagi efektif. Proses menjadi lebih lambat dan ada saja masalah yang muncul di setiap pekerjaan.
Jangan khawatir. Anda tahu, organisasi Anda bisa mencapai sesuatu yang jauh lebih baik tahun ini. Inilah saatnya organisasi kembali menjalankan “diet” Lean untuk mengikis lemak berlebih, dan menjadikan Lean sebagai bagian dari budaya kerja kembali.
[cpm_adm id=”10763″ show_desc=”no” size=”medium” align=”left”]
Lihatlah sekeliling Anda, dan identifikasi area mana saja yang butuh dirampingkan. Inilah saatnya memperbaharui inisiatif Lean di organisasi, dan inilah 6 caranya:
Ikuti Pergerakan
Perhatikan apakah karyawan harus bolak-balik mengambil perkakas, peralatan, part atau bahkan kolega mereka? Jika Anda telah menerapkan suatu sistem efisiensi, lihat apakah sistem tersebut berjalan dan apakah semua orang mengikuti peraturan. Konsep 5S yang berasal dari lini manufaktur Jepang merupakan sistem sederhana yang brilian, yang akan meningkatkan produktivitas di area kerja. Sistem ini bukan hanya memperbaiki proses, tapi merupakan budaya dan pola pikir yang fokus kepada efisiensi.
Menurut pakar visual workplace Dr. Gwendolyn Galsworth, salah satu indikator utama yang menunjukkan apakah suatu proses kerja berlangsung dengan efisien adalah pergerakan (motion).
“Saya melihat pergerakan ketika mengunjungi sebuah pabrik,” katanya. “Pergerakan akan memberi jawaban… saya juga melihat changeover dan lead time.”
Ketika terjadi pergerakan yang tidak efisien, hal itu akan memberi pandangan mengenai kesehatan lingkungan kerja.
Cegah Kebiasaan Menunggu
Sebagai oposisi pergerakan, Anda juga harus melihat orang, order atau segala hal yang diam atau menganggur. Ketika karyawan komplain bahwa mereka tidak punya banyak pekerjaan, atau harus menunggu departemen menyelesaikan suatu pekerjaan sebelum memulai pekerjaan mereka sendiri, itulah tandanya organisasi Anda memiliki waste berupa waktu dan energi. Ketika manajemen dan eksekutif melakukan gemba (kunjungan lapangan) secara teratur dan terjadwal untuk melihat apa yang terjadi di pabrik dan gudang, mereka bisa langsung mengobservasi seperti apa pemanfaatan waktu kerja disana. Apakah ada karyawan yang selalu harus menunggu approval, material, informasi, atau reparasi? Praktek Lean mendorong manajer melakukan gemba setidaknya seminggu sekali untuk blusukan dan melihat langsung kondisi lapangan.
Temukan Cacat
Kesalahan dalam desain, cacat material, dan inspeksi untuk mencegah kerusakan akan bisa dikurangi ketika Anda mengimplementasikan Kanban. Kanban adalah suatu sistem tarik (pull-system) dalam produksi yang dipengaruhi gaya manajemen Jepang untuk memaksimalkan efisiensi di lini produksi. Tidak hanya di perusahaan manufaktur, konsep Kanban juga bisa diterapkan di industri lain, seperti pelayanan dan jasa. Temukan cara untuk menstandardisasikan setiap pekerjaan. Biasanya ada cara-cara terbaik untuk melakukan suatu pekerjaan secara efisien. Hal ini akan meminimalkan defect (cacat), waste material dan pergerakan. Cara kerja yang distandardisasikan ini harus direkam dan diaplikasikan dalam pekerjaan.
Ketika cara kerja standar telah dikembangkan, jumlah material dan waktu yang dibutuhkan telah otomatis diketahui. Lead time menjadi tolok ukur untuk mengukur efisiensi pada saat itu. Staf dan aliran material harus seimbang sehingga karyawan bisa meminimalisir aktivitas berjalan, menunggu atau menangani material.
Perbaharui Metriks
Karena lead time telah menjadi suatu alat ukur, apa lagi yang bisa membuat pekerjaan menjadi lebih presisi? Bagaimana cara order masuk dan keluar? Berapa lama order harus menunggu di area holding? Sebuah perusahaan manufaktur di AS telah berhasil mentransformasil holding time untuk order, dari sebelumnya sehari penuh menjadi hanya tiga jam saja dengan implementasi teknik Lean. Dampak finansial yang dirasakan perusahaan pastinya akan luar biasa.
Perhatikan Layout
Salah satu hal pertama yang harus diperhatikan dalam usaha memperoleh area kerja yang efisien adalah tata letak ruangan alias layout. Contohnya, di pabrik, perhatikan garis-garis yang ada di lantai. Adakah smart border? Apakah lebar lantai yang digunakan untuk forklift dan penyimpanan telah dimaksimalkan? Departemen, area kerja dan area penyimpanan harus dirancang agar karyawan bisa melakukan pekerjaan dengan cepat dan mudah. Perampingan material dan aliran inventori akan meminimalkan pergerakan, biaya transportasi dan waktu tunggu. Begitu juga di perusahaan jasa, misalnya perbankan. Tata letak di setiap kantor atau pusat pelayanan bisa menentukan efektivitas dan kualitas pelayanan kepada pelanggan.
Aplikasikan Tools
Bagaimana memulai aplikasi tools? Jika Anda belum pernah bermain sepakbola, akankah Anda membeli bola, semua pakaian dan perlengkapan, membaca semua aturan main lalu berharap akan bermain sebagis Diego Maradona atau Lionel Messi? Anda harus memiliki ekspektasi yang realistis. Komitmen tim secara total dibutuhkan untuk mewujudkan transformasi lean, yang akan membawa perubahan kultural di tempat kerja Anda. Apakah perusahaan telah cukup “matang” untuk memulai perubahan tersebut?
[cpm_adm id=”11002″ show_desc=”no” size=”medium” align=”none”]
Apakah semua orang bisa menerima dan menjalankan perubahan? Sekali Anda berkomitmen untuk memulai perjalanan Lean, Anda akan mendapatkan hasil yang terukur.
Kuncinya, selalu cari cara dan sumber daya untuk membantu Anda menjalankan transformasi. Dengan demikian, Anda sudah mengambil langkah pertama menuju perusahaan yang Lean dan lebih profitable.***