Proses penyelesaian masalah atau problem solving penting untuk dijadikan sebagai proses pembelajaran, dimana mereka yang terlibat akan memperoleh pengalaman dan keterampilan baru dalam rangka menemukan tindakan perbaikan yang tepat. 

8 langkah berikut ini akan membantu aktivitas problem solving di perusahaanmu menjadi lebih efektif dan efisien.

1. Analisis Lingkungan

Langkah pertama adalah melakukan analisis lingkungan, mengetahui apa yang terjadi di lingkungan organisasi (internal maupun eksternal) yang mengarah kepada masalah dan peluang pemecahannya. Informasi yang diperoleh pada tahap ini akan dibawa dan ditindaklanjuti ke langkah selanjutnya. 

2. Mengenali Masalah 

Anda harus menyadari bahwa masalah ada sebelum Anda menyelesaikannya. Artinya dari informasi yang dikumpulkan ketika melakukan analisa lingkungan, kita mempelajari adanya suatu masalah. 

3. Mengidentifikasi/ mendefinisikan masalah

Definisi masalah yang akurat akan memiliki arti kritis, karena langkah berikutnya tergantung pada definifisi ini. Ketidaktepatan dalam mendiagnosa masalah mengakibatkan kegagalan sebab yang diselesaikan disini bukan masalahnya tetapi hanya gejalanya. Jadi Anda perlu memastikan bahwa semua upaya diarahkan pada penyelesaian akar masalah, bukan mengeliminasi gejalanya. 

Untuk menentukan penyebab masalah yang sebenarnya, Anda perlu mengumpulkan semua fakta yang relevan menyangkut masalah tersebut. Anda harus berhati-hati mencerna setiap informasi, karena seringkali tidak komplit, cacat, mengandung prasangka, atau salah informasi. Berikut adalah beberapa tips yang perlu Anda perhatikan selama mengumpulkan dan menganalisis informasi:

– Bedakan antara opini dan fakta

– Libatkan pihak yang terkait dalam proses

– Tentukan faktor kritis dan faktor pembatas

– Tanyakan apa yang terjadi pada waktu lalu

– Identifikasikan masalah-masalah atau gejala-gejala yang berhubungan

– Hindari melakukan pertimbangan pada tahap ini.

4. Membuat asumsi 

Yang perlu Anda lakukan adalah membuat asumsi tentang kondisi faktor-faktor ‘masa akan datang’ dalam situasi masalah. Sebagai contoh, bagaimana keadaan perekonomian nanti manakala produk baru diluncurkan? Ingat, bahwa asumsi bisa menjadi hambatan utama kesuksesan suatu solusi dalam penyelesaian masalah secara efektif.

Baca juga  Lebih Efisien dengan Lean Management

5. Mengumpulkan alternatif 

Keputusan yang akan Anda ambil hanya berasal dari alternatif yang berhasil Anda identifikasi. Karena itu, kembangkan sebanyak mungkin alternatif yang masuk akal, buatlah secara kreatif dan seluas mungkin. Dalam proses ini, Anda tidak boleh bersikap mengadili atau kritis, tanggungjawab Anda disini adalah menumbuhkan iklim kerja yang kreatif dan mendukung. Beberapa tips ini dapat membantu Anda untuk mengembangkan alternatif potensial:

– Libatkan semua personil yang terkait

– Utamakan jumlah ide, bukan mutu ide (pada tahap ini)

– Tumbuhkan iklim yang mendukung dan tidak mengadili

– Lakukan teknik brainstorming/sumbang-saran

– Buatkan solusi yang terpisah untuk setiap alternatif

Sangat penting untuk menentukan nilai relatif dari setiap alternatif dengan melakukan perbandingan masing-masing keuntungan dan kerugiannya sehingga pada tahap ini Anda juga perlu melakukan evaluasi alternatif terhadap faktor kritis yang ada. 

6. Memilih alternatif terbaik dan tepat

Setelah mengidentifikasi daftar dari alternatif solusi, langkah logis berikutnya adalah mengidentifikasikan akibat/konsekuensi dari masing-masing solusi. Setiap alternatif yang telah dihimpun selanjutnya akan dievaluasi, dibuatkan daftar keuntungan dan kerugian masing-masing. Ada dua tips dalam melakukan analisa dan memilih alternatif: Pertama, mengevaluasi faktor-faktor kritis: waktu, uang, pesonil, peralatan. Kedua, kemampuan mencapai sasaran dan prioritas. 

Dalam contoh terdahulu mengenai peningkatan produksi, alternatif terbaik akan tergantung pada jumlah produksi yang ingin dinaikkan, jangka waktunya, serta biaya. Misalnya, jika peningkatan produksi diinginkan permanen, maka solusi terbaik adalah membeli peralatan otomatis atau menambah shift baru. Jika peningkatan produksi hanya untuk jangka waktu dua minggu, maka melakukan kerja lembur adalah lebih tepat.

7. Implementasi Solusi

Melaksanakan tindakan berarti melakukan aksi, menemukan jawaban atas pertanyaan Siapa?, Apa?, Kapan?, Dimana?, Mengapa?, dan Bagaimana?

Baca juga  10 Langkah Ciptakan Perubahan dengan Kaizen

Ketika staf dilibatkan dalam pengambilan keputusan, maka kita perlu menjelaskan kepada mereka bagaimana keputusan itu dilaksanakan. Beri kesempatan mereka untuk mengajukan pertanyaan. Dorong mereka untuk ‘memiliki’ keputusan itu sehingga mereka merasa terikat dengan keputusan tersebut. Kembangkan rencana tindakan (action plan) serta butir-pemeriksaan (checkpoints). Diskusikan dan minta persetujuan kapan waktu dan hari dilakukan evaluasi (review). 

8. Tindak lanjut/ evaluasi 

Umpan balik harus diupayakan setelah keputusan diambil dan tindakan diimplementasikan. Ini dapat dipandang sebagai mekanisme pengendalian dan evaluasi. Hal ini memungkinkan Anda memantau setiap perkembangan yang terjadi, jika keputusan tidak berjalan, Anda dapat melakukan penyesuaian atau meninggalkannya untuk memulai suatu tindakan baru.  Anda tidak perlu terikat dengan terlalu banyak sumberdaya yang berpotensi menghambat, buatlah check point yang melibatkan pengaturan sasaran yang ‘SMART’ sehingga sasaran tersebut dapat diukur, dan ditentukan standar dan batas waktunya.

Beberapa tips untuk efektivitas suatu evaluasi:

– Libatkan staf dalam menyusun sasaran dan check-points

– Bahas dan ambil persetujuan tentang hal-hal yang mengarahkan kepada sukses

– Jangan takut untuk membatalkan keputusan bilamana tidak bisa dijalankan

– Biarkan orang mengetahui sejauh mana yang telah mereka lakukan

– Beri pujian bagi yang sukses, dan bantu mereka yang belum mencapainya

Selanjutnya yaitu mengkomunikasikan keberhasilan, Anda harus mengkomunikasikan hasil positif kepada seluruh kelompok dan merayakannya.

Celebration of Success atau merayakan keberhasilan dapat memotivasi yang lain untuk ikut serta dalam sistem pemecahan masalah,  selain itu perayaan ini juga bisa dimanfaatkan oleh bagian lain dari organisasi yang menghadapi masalah serupa, dan memberikan kesinambungan hasil sesuai yang diharapkan. Dengan demikian, Anda telah mencapai fase penutup ‘loop’ dalam rangkaian proses penyelesaian masalah, yaitu menjadi rujukan di masa datang.

Baca juga  Gagal Menjadi Leader? Cara Ini Bisa Membantu Anda Memperbaikinya

Bagaimana Jika Masalah Tidak Terselesaikan? Kesalahan dalam mengidentifikasi masalah menjadi penyebab utama masalah gagal diselesaikan. Jika Anda mengalami hal ini, maka Anda harus kembali ke langkah identifikasi atau definisi masalah, definisikan ulang masalah Anda dengan penyebab utamanya.

(SHIFT Indonesia)