Image by Freepik.com
Image by Freepik.com

Cita-cita dari banyak organisasi menuju operational excellence melalui penanaman budaya continuous improvement, penerapan Kaizen dan juga Lean telah banyak diterapkan dan menjadi bahasan menarik di kalangan operations management. Namun sering kali juga, topik mengenai process improvement tersebut justru mengabaikan bahasan yang paling penting, yaitu bagaimana mengubah, memperbaiki dan meningkatkan proses yang dilakukan saat ini.

Untuk itu, dalam artikel nya yang dituliskan di Industryweek, Jason Piatt President Praestar  Technology Group menuliskan 8 langkah yang bisa diikuti berbagai organisasi untuk dapat fokus pada perbaikan dan peningkatan proses di dalam organisasi.

1. Mengetahui kondisi saat ini

Salah satu pertanyaan penting di tahap ini adalah “mengapa proses ini yang digunakan saat ini?” Dan hal yang paling sering terjadi adalah, ada beberapa induvidu di dalam organisasi yang mencoba untuk mengubah proses tanpa memahami apa yang membuat proses tersebut digunakan dalam keadaan saat ini. Inilah yang menandakan adanya ‘analisa instan’, artinya si pengusul perubahan mengasumsikan proses ini tidak optimal karena dirancang dengan kuranganya pengetahuan pada desain proses. Mungkin saja, perubahan proses yang dibutuhkan organisasi bisa terselesaikan dengan penggunaan teknologi baru atau pergantian pemasok. Namun terlepas dari alasan yang ada, organisasi perlu memahami bagaimana proses terciptanya proses yang saat ini dilakukan. Hal ini bertujuan untuk menghindari kesalahan masa lalu muncul kembali. Untuk itu mendokumentasikan proses dengan baik sangat diperlukan.

2. Memahami dengan jelas mengapa perbaikan proses diperlukan

Biasanya, alasan yang paling sering muncul ketika ingin memperbaiki proses adalah untuk cost reduction (pengurangan biaya) atau mengurangi variasi produk. Untuk memperbaiki proses dengan tujuan cost reduction, maka penggunaan pos-pos biaya dengan jelas merupakan hal yang penting. Sedangkan untuk mengurangi variasi produk, para change agent harus mengetahui variasi seperti apa yang harus dihilangkan.

Baca juga  Kesederhanaan Sekaligus Kekuatan Siklus PDCA yang Tersembunyi dan Jarang Disadari!

3. Mengidentifikasi dengan jelas perubahan proses yang akan dilakukan

Setelah menemukan bahwa proses saat ini dinilai harus diperbaiki dan ditingkatkan, maka proses baru yang akan digunakan harus diartikulasikan dengan jelas dan ringkas. Hal ini bisa dilakukan dengan dokumen berupa teks, flow chart atau bentuk dokumentasi lainnya yang sesuai. Pengujian sampel dari dokumentasi untuk memastikan kejelasan penting dilakukan. Dalam membuat dokumentasi, pastikan juga bahwa operator dapat membaca dan memahaminya dengan baik. Lakukan uji coba kepada beberapa operator dan minta mereka untuk menjelaskannya kembali kepada Anda bagaimana proses baru nanti bekerja. Dengan cara ini, Anda dapat mengetahui apakah operator memahami bagaimana proses baru bekerja dengan baik atau mereka memahaminya dengan arti berbeda.

4. Pastikan untuk mendapat feedback dan buy-in dari seluruh stakeholder

Dalam sebuah forum meeting yang Anda gunakan, proses baru harus diungkapkan kepada seluruh orang yang terlibat dalam proses baru tersebut. Ini semua mencakup semua orang yang memberikan masukkan untuk proses baru serta mereka yang menerima output dari proses. Apakah proses baru nanti akan memengaruhi orang-orang tersebut dengan cara yang tepat? Akankah perubahan proses memberikan hasil yang tak terduga? Atau akankah proses baru nanti dapat meningkatkan value bagi pelanggan?

5. Memvalidasi ulang proses disiplin, data dan sistem pengukuran

Di setiap waktu, organisasi harus yakin bahwa proses telah dijalankan dengan seharusnya, menggunakan data yang handal, dan sistem pengukuran yang mampu membuat keputusan di level manajemen dengan baik. Sehingga sebelum memulai perubahan dalam proses, organisasi harus memastikan bahwa proses saat ini telah dilakukan dengan seharusnya. Dengan disiplin mengikuti proses yang seharusnya, hal tersebut dapat mendorong penurunan yang signifikan pada variasi yang acak. Setelah memastikan proses dilakukan dengan disiplin yang kuat, Anda masih harus mengukur proses saat ini untuk memastikan bahwa Anda telah memperoleh data yang dapat diandalkan.

Baca juga  Ikuti 5 Kaidah ini agar Problem Solvingmu Berhasil

6. Memberikan pelatihan

Setelah perubahan proses telah dirinci dan didokumentasikan dengan umpan balik dari semua pemangku kepentingan, dan metode pengukuran dilaksanakan, seluruh operator yang terlibat langsung dan bertanggung jawab harus diberikan pelatihan. Pelatihan ini pun harus dikomentasikan dan, jika memungkinkan, operator harus memiliki kemampuan untuk meninjau secara berkala.

7. Eksekusi

Menggunakan sistem pengukuran, organisasi harus dapat menentukan waktu pelaksanaan. Garis bersih (clean line) adalah titik waktu, sebelum perubahan, yang akan memungkinkan organisasi Anda untuk mengategorikan data “sebelum perubahan” atau “setelah perubahan”. Ini merupakan langkah penting seperti yang kita lakukan untuk melacak perubahan dan analitis memvalidasi tingkat efektivitas.

8. Measure, Analyze, Improve, Control

Setelah perubahan proses diimplementasikan, hasilnya harus diukur dan dianalisa. Apakah perubahan yang dilakukan berjalan dengan efektif? Apakah sumber masalah yang menjadi variasi dapat dihilangkan? Jika sesuai, menggunakan data analisis untuk meningkatkan proses, melakukan penyesuaian berdasarkan realitas dan, yang paling penting, mengendalikan proses. Pastikan bahwa perubahan yang dibuat dapat dipelihara dan proses tersebut dapat dikendalikan. Meninjau semua dokumentasi dari seluruh proses yang telah dijalankan dan mencerminkan proses baru.

Jika proses perubahan manajemen yang tepat dipertahankan, Anda dapat meminimalkan penyebab khusus dari variasi melalui pendekatan proses individual dan terus melakukan perbaikan di dalam organisasi.***

Sumber: Industryweek.com