Ketika suatu perusahaan mengalami masalah, para ahli lean dapat mengidentifikasi apa yang salah dan membuat solusi yang mudah diterapkan oleh tenaga kerja. Tetapi bagaimana jika itu adalah perusahaan baru, yang mungkin belum membutuhkan solusi?
Dalam pertemuan yang diadakan oleh Lean Enterprise Academy tahun 2015 lalu, Jim Womack mengatakan, “Apakah mungkin organisasi memulai lean sejak hari pertama, atau suatu organisasi harus tumbuh hingga menjadi tidak efisien, dan kemudian baru mempelajari kesalahannya?”
Pertanyaan ini membantu kita memeriksa kembali prinsip-prinsip lean yang kita gunakan setiap hari dan membuat kita semakin terkesan dengan lean karena taktiknya yang independen atau dapat diterapkan ke sejumlah situasi.
Secara sederhana lean adalah belajar dari kesalahan orang lain, tetapi lean juga memiliki mindset yang bersifat situasional. Kita dapat mentransfer keterampilan tetapi kita juga perlu memiliki pendekatan yang sesuai dengan situasi kondisi perusahaan.
Dalam perjalanannya, banyak perusahaan membuat kesalahan dan berusaha untuk memperbaikinya sehingga tidak terulang di masa datang. Tetapi bagaimana kita bisa melakukan dengan benar tanpa pengalaman mencoba dan melakukan kesalahan lebih dulu?
Tantangannya adalah menciptakan bisnis yang benar sejak pertama kali, dan terus menjaganya sehingga tidak menimbulkan pekerjaan lain. Tentu akan selalu ada perbaikan yang harus dilakukan karena lanskap bisnis sering berubah, tetapi strategi lean bisa menjadi fondasi yang kuat untuk berkembang. Perlu kita ketahui bahwa pendekatan lean bukan hanya opsi perbaikan, tetapi juga masuk dalam daftar pertama ketika sedang merencanakan bisnis baru.
Cara Memulai Lean
Jadi, jawabannya YES! Adalah sangat mungkin untuk memulai perusahaan dengan lean dan menjadi semakin lean dari waktu ke waktu. Berikut caranya :
Penting untuk membuat segala proses tetap sederhana, hal ini dapat kita lakukan dengan mengadopsi prinsip 5S yang ramping, sebagai sistem untuk mengurangi waste dan mengoptimalkan produktivitas melalui pemeliharaan tempat kerja yang teratur dan penggunaan isyarat visual. Ini termasuk memastikan siapa pun dapat menemukan sesuatu dengan cepat dan mudah. Kita bisa mulai dengan fokus pada tiga bidang bisnis berikut ini :
- Penjualan: bagaimana terlibat dengan pelanggan
- Operasi: bagaimana menyelesaikan pekerjaan secara end to end
- Keuangan: mengelola cash, mendukung pertumbuhan
Setiap karyawan harus didorong untuk memiliki kesadaran tentang bagaimana mereka masuk ke dalam struktur perusahaan dan apa kontribusi mereka untuk membuat bisnis berjalan lancar, efektif, dan efisien. Untuk mendapatkan kesadaran ini, kita bisa mulai dari membuat tulisan tentang setiap peran yang ada di organisasi dan deskripsinya, menuliskan tujuan utama peran tersebut dan bagaimana membangun nilai bagi pelanggan, termasuk bagaimana melakukan pekerjaan dengan cara terbaik.
Disini kuncinya adalah komunikasi rutin. Setiap minggu harus ada pembicaraan tentang apa yang berjalan dengan baik, apa yang tidak berjalan baik, dan ide untuk membuat semuanya menjadi lebih baik. Dengan konsensus, memilih satu gagasan perbaikan yang paling mudah diterapkan, memiliki dampak tertinggi dan terjangkau. Sepakati siapa yang akan menjalankan dan kapan. Jelaskan secara jelas tentang nilai yang dibangun perusahaan. Jika mereka gagal, beri kesempatan setiap orang untuk mengambil risiko dan pastikan mereka belajar tidak mengulang kesalahan. Lakukan pekerjaan yang bisa menambah nilai pelanggan, sementara yang lainnya adalah pemborosan. Demikian pula, terhadap produk dan proses baru perlu dilakukan uji coba untuk melihat apakah berfungsi (pengusaha Silicon Valley, Eric Ries menyebutnya sebagai prototipe yang layak).
Peran Siklus PDCA
Kunci menjadi lean adalah siklus perbaikan PDCA. Yang terpenting disini adalah mengikuti kurva pembelajaran secepat yang Anda bisa. Anda membutuhkan rencana untuk memulai, tetapi Anda juga harus siap untuk menjadi fleksibel. Karena, realitas kemungkinan akan berbeda dari rencana awal Anda. Anda harus mengetahui alasan dibalik setiap rencana aksi. Selalu tanyakan pada diri Anda apakah hal tersebut menambah nilai bagi pelanggan kami, apakah itu membuat kami lebih menguntungkan, dan apakah itu membuat segalanya menjadi lebih mudah bagi kami?
Perlu terus diingat! Proses lean adalah tentang membuat proses menjadi sederhana, membawa fokus pada hal-hal penting, mempelajari setiap keberhasilan dan memiliki keberanian untuk menghilangkan segala hal yang tidak memiliki nilai atau pemborosan.
sumber: the-lmj