Tugas kantor yang menumpuk bukanlah hal yang asing lagi bagi karyawan kantoran. Ditambah dengan deadline yang berdekatan antar satu tugas dengan tugas lainnya, sering kali membuat kepala pusing. Tak perlu resah lagi karena pasalnya semua pekerjaan, bahkan yang sudah menumpuk sekalipun bisa kamu review ulang dengan memisahkannya berdasarkan skala prioritas.
Kamu bisa menyusun jadwal melalui ponsel maupun media lainnya seperti sticky notes. Penasaran bagaimana cara yang tepat untuk memprioritaskan tugas? Berikut kami rangkum 5 cara efektif memprioritaskan pekerjaan agar menjadi lebih mudah dan efisien.
1. Tentukan Garis Besar Pekerjaanmu
Pertama yang bisa kamu lakukan ialah mengumpulkan pekerjaan apa saja yang harus kamu kerjakan. Kamu bisa membuat daftarnya langsung di laptop atau mencatatnya di sticky notes agar bisa ditempelkan di samping komputermu. Ini penting untuk memastikan kamu tidak melewatkan pekerjaan satu pun. Setelah itu kamu bisa membaginya kembali menjadi beberapa bagian, dari tugas dengan deadline paling dekat ke deadline paling jauh.
Dari sini kamu juga bisa secara langsung memfilter tugas mana yang harus dikedepankan dan tugas mana yang bisa dijadikan tugas kedua, ketiga, dan seterusnya. Pemilihan tugas berdasarkan urgensi dan kesulitannya juga mesti jadi pertimbangan. Kerjakan tugas yang penting dan mendesak terlebih dahulu, kemudian kamu bisa memilah tugas lainnya. Jika ada tugas yang penting tetapi tidak begitu mendesak, kamu bisa mengatur waktu kembali untuk mengerjakannya.
2. Menulis Detail Pekerjaan yang Harus Diselesaikan
Setelah memilahnya menjadi beberapa tugas, sekarang kamu bisa tulis di buku catatan yang berbeda tentang langkah-langkah apa saja yang harus dilakukan untuk mengerjakan tugas tersebut. Cara tersebut dapat memudahkan kamu saat mengerjakan tugas karena sudah tertera uraian sistematis di dalamnya. Strategi ini dapat membantumu lebih cepat menyelesaikan pekerjaan dengan cepat dan efektif. Dengan begitu, kamu bisa dengan mudah dalam mencapai goals harianmu.
3. Selalu Buat To-do List Harian
Setelah itu, hal yang bisa kamu lakukan ialah selalu membuat to-do list. Pertama, kamu bisa tulis gambaran besarnya pekerjaan apa saja yang harus kamu lakukan pada hari ini. Tulis semua kegiatanmu mulai dari kegiatan sebelum mulai bekerja, saat bekerja, saat jam istirahat, sampai dengan pulang kerja. Tulis di sticky notes dan letakkan di samping laptop atau komputer yang kamu gunakan agar saat bekerja sehingga kamu bisa mengingatnya dengan baik.
Selain menggunakan sticky notes, pilihan lainnya yaitu bisa menggunakan aplikasi Google Calendar di komputermu. Dilansir dari Glints.com, Google Calendar membuat pekerjaanmu menjadi lebih teratur. Hal ini karena kamu bisa membuat jadwal meeting, membuat pengingat di setiap acara yang harus kamu hadiri, dan tentunya bisa menulis to-do list beserta deadline-nya di sana. To-do list harian tersebut akan memudahkan kamu mencapai target harian secara tepat dan terorganisir. Kamu juga menjadi lebih fokus terhadap tugas pekerjaan yang harus dikerjakan pada hari itu juga dengan baik.
4. Tetapkan Tujuan dengan Realistis
Kamu mungkin berencana mengerahkan tenaga untuk menyelesaikan semua tugas dengan baik dan cepat, tapi ingatlah kamu juga manusia dan bukannya robot. Agar tetap bisa bekerja dengan baik tanpa burnout, kamu harus menyusun rencana dan tujuan dengan realistis.
Hal itu bisa kamu tentukan dan sadari sendiri, kira-kira di jam berapa kamu akan produktif, di jam berapa kamu akan butuh menghirup udara segar sebentar, tujuan harian apa yang ingin dan bisa capai pada hari itu. Semua hal tersebut penting untuk dipertimbangkan agar tidak merasa kelelahan saat bekerja.
5. Konsisten Selesaikan Tugas Harian
Hal yang paling sulit dilakukan ialah konsisten. Adakalanya kamu mungkin akan melanggar to-do list yang kamu buat, entah itu sengaja atau pun tidak. Namun, perlu diketahui bahwa ini bisa berdampak buruk pada hari produktivitas kerja di keesokan harinya. Hal itu terjadi karena tugas yang seharusnya dikerjakan hari ini harus dilimpahkan ke jadwal kerja besok.
Akibatnya, kamu akan kewalahan karena beban pekerjaan yang bertambah, ditambah jika kamu bekerja diburu deadline. Tentunya kamu tak ingin hal itu terjadi bukan? Makanya, penting untuk menyelesaikan tugas harianmu secara konsisten dan jalani hari dengan produktif. Ingatkan kembali dirimu sendiri setiap pagi bahwa menyelesaikan pekerjaan hari ini akan terasa lebih ringan daripada melimpahkan beban ke hari esok.
Kelima cara di atas bisa kamu lakukan sekarang untuk kualitas kerja yang lebih baik. Selain dapat menghasilkan pekerjaan yang memuaskan, tentunya kamu jadi lebih nyaman bekerja tanpa harus kewalahan. Tugas dan deadline banyak jadi tidak khawatir lagi dengan terapkan cara prioritas tugas seperti dicantumkan di atas. Selamat mencoba!