SHIFT SSCX Kaizen Toyota

The Food Bank for New York City, adalah sebuah organisasi bantuan pangan terbesar di Amerika Serikat. Setiap tahunnya, organisasi ini membantu memberi makan sekitar 1,5 juta warga yang kelaparan. Kelangsungan hidup organisasi ini, seperti badan amal lainnya, sangat bergantung kepada donasi dari berbagai perusahaan, seperti Target, Bank of America, Delta Air Lines dan the New York Yankees. Manufaktur otomotif Toyota juga termasuk dalam jajaran penyumbang tetap. Namun kemudian, Toyota memiliki ide lain.

Bukan Uang, tapi Kaizen dari Toyota

Kaizen adalah kata dalam bahasa Jepang yang artinya “continuous improvement”. Metode ini adalah bahan baku utama dalam model bisnis Toyota, sekaligus menjadi rahasia suksesnya. Kaizen adalah bentuk usaha untuk mengoptimasi aliran dan kualitas dengan terus-menerus mencari cara untuk memperlancar dan meningkatkan kinerja. Sederhananya, Kaizen adalah cara Toyota berpikir di luar kotak dan membuat perubahan kecil yang menghasilkan keuntungan besar.

Efisiensi yang sangat dipentingkan oleh Toyota ternyata mampu mentransformasi proses di Food Bank. Alih-alih menyumbang bantuan dalam bentuk uang, tim insinyur dari Toyota diterjunkan langsung ke pusat-pusat produksi dan supply chain Food Bank untuk mengoptimasi proses kerja mereka. Bagaimana hasilnya?

Di dapur sup milik Food Bank di Harlem, para insinyur Toyota memangkas waktu tunggu untuk mendapatkan makan malam menjadi hanya 18 menit, dari waktu sebelumnya yaitu 90 menit. Dapur di Staten Island juga mendapatkan sentuhan dari Toyota. Mereka berhasil mengurangi waktu yang dihabiskan orang untuk mengisi kantong makanannya, dari 11 menit menjadi hanya 6 menit. Perbaikan juga dilakukan di gudang di Bushwick, Brooklyn. Di gudang ini para sukarelawan bekerja mengemas kotak persediaan makanan untuk korban Badai Sandy. “Satu dosis” Kaizen diberikan Toyota disini, dan mereka berhasil mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mengemas satu buah kotak dari 3 menit menjadi hanya 11 detik.

Baca juga  The Power of Daily Improvement

“Toyota telah melakukan revolusi pada cara kami melayani komunitas,” kata Margarette Purvis, CEO Food Bank.

Disambut dengan Skeptis

Niat Toyota untuk mengoptimasi proses operasional Food Bank tidak langsung mendapat sambutan baik. Beberapa eksekutif di organisasi nirlaba tersebut sempat skeptis bahkan takut untuk mencoba.

“Mereka membuat mobil, sedangkan saya mengelola dapur,” kata Daryl Foriest, direktur distribusi di dapur sup dan pantry di Harlem. “Cara itu tidak sesuai untuk kami.”

Namun, Toyota sangat yakin bahwa program Kaizen yang ditawarkan akan membawa manfaat besar bagi Food Bank. Karena keyakinan Toyota, Foriest bersedia untuk mencoba dengan meminta perbaikan di titik yang menurutnya sangat sulit ditangani:

“Antrian yang sangat panjang biasanya terjadi di ruang makan,” kata Foriest. “Buatlah antrian tersebut lebih pendek.”

Atas permintaan tersebut, para insiyur Toyota mulai bekerja. Dapur dan ruang makan yang bisa menampung 50 orang dibuka untuk makan malam pada pukul 4 sore. Ketika semua kursi terisi penuh, akan terbentuk antrian di luar. Foriest akan membuka pintu untuk orang-orang yang mengantri ketika telah tersedia kursi untuk 10 orang. Waktu tunggu orang dalam antrian rata-rata bisa mencapai satu setengah jam.

Untuk mengatasinya, Toyota melakukan tiga perubahan. Mereka menghilangkan sistem masuk 10 orang, membiarkan orang masuk satu persatu begitu tersedia bangku kosong. Lalu, sebuah area tunggu dibuat di dalam ruangan, dimana orang-orang mengantri di dekat tempat pengambilan nampan makanan. Selanjutnya, seorang petugas ditugaskan untuk menemukan kursi-kursi kosong agar dapat segera diisi. Waktu tunggu rata-rata menurun drastis menjadi hanya 18 menit, dan semakin banyak orang-orang yang mendapat makanan. (bersambung di bagian II)