Small Group Activity (SGA) adalah salah satu bentuk Kaizen atau continuous improvement yang dilakukan oleh team yang beranggotakan beberapa operator dalam suatu area tertentu dengan tujuan menyelesaikan suatu masalah tertentu.

Pelaksanaannya berbeda dengan Kaizen event yang terbatas selama 3-5 hari dan membahas masalah yang sifatnya low hanging fruit, SGA umumnya berdurasi 2-3 bulan dan membahas masalah yang membutuhkan analisa data atau ekperimen yang lebih dalam. Improvement yang umumnya dilakukan oleh team SGA adalah menghilangkan atau menurunkan defect/ rework, menyederhanakan atau mempercepat waktu proses, menurunkan cost untuk konsumsi direct/ indirect material, menyederhanakan atau mempercepat waktu changeover, menyederhanakan layout proses, menurunkan mesin downtime, menurunkan cost untuk konsumsi energi, dan lainnya. 

“SGA merupakan salah satu budaya improvement yang perlu ditanamkan ke setiap individu dalam organisasi agar mereka mampu terlibat dalam upaya perbaikan minimal di area kerja masing-masing.”

8 Langkah SGA

Berdasarkan konsep Deming cycle atau PDCA cycle ada delapan langkah yang dilakukan untuk melakukan SGA: 

  1. Menentukan Masalah
  2. Menetapkan Target
  3. Melakukan Root Cause Analysis
  4. Menentukan Improvement Plan
  5. Melaksanakan Improvement
  6. Mengevaluasi Hasil
  7. Membuat Standarisasi
  8. Menentukan Perbaikan Berikutnya

Dalam mengupayakan perbaikan tersebut, team perlu dibekali dengan pelatihan supaya memiliki pengetahuan dan keterampilan yang mumpuni untuk melakukan problem solving dan menganalisa data. Untuk mempermudah pekerjaan, team bisa memanfaatkan tujuh tools SGA berikut ini: 

Checksheet, lembar untuk mengumpulkan data; Stratifikasi, memilah dan mengelompokkan data; Histogram, diagram statistik untuk menggambarkan penyebaran data; Pareto Chart, diagram statistik untuk mengetahui kontribusi dan dampak suatu atau beberapa penyebab; Fishbone Diagram, alat brainstorming untuk mengumpulkan potential causes yang dilihat dari berbagai perspektif (man, method, material, machine, etc.); Scatter diagram, alat untuk menganalisa hubungan sebab akibat antar dua variabel; Grafik dan Control Chart, alat statistik deskriptif yang memudahkan untuk menganalisa data dan mengetahui penyebab variasi dari sebuah proses. 

Baca juga  Membangun Budaya Inovasi untuk Ciptakan Keunggulan Bisnis 

Pondasi dasar dari Lean adalah “problem solving”. Membangun budaya problem solving bukan hal yang mudah. Ini perlu komitment dari top management hingga level terbawah dari sebuah organisasi perusahaan. Oleh karena itu untuk membangun budaya problem solving diperlukan sistem yang mendukung agar karyawan mau ikut aktif terlibat dalam proses problem solving.

Beberapa perusahaan di Indonesia, ada yang sudah menjadikan budaya problem solving sebagai daily activity mereka dalam mencapai target pekerjaan. Ada yang menggunakan SIC (Short Interval Control), SGA (Small Group Activity), ataupun Kaizen event. Terlepas dari aktivitas yang dilakukan tapi intinya tetap sama, yaitu melakukan problem solving sebagai bagian dari continuous improvement. Problem solving sendiri merupakan bagian yang mau tidak mau harus dijadikan management system oleh perusahaan, karena pada kenyataannya tidak ada perusahaan yang tidak memiliki masalah.