5 s program

Filosofi 5S adalah pendekatan yang sederhana untuk meningkatkan visual control di area kerja, meningkatkan visibilitas proses, meningkatkan potensi problem solving dan biasanya dijalankan bersamaan dengan praktek-praktek peningkatan keselamatan. Konsep 5S juga sesuai diterapkan baik di lingkungan manufaktur ataupun pelayanan.

5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke) merupakan tool sederhana untuk mengurangi tingkat gangguan di area kerja. Toolhousekeeping” ini akan secara positif memengaruhi visibilitas proses, keselamatan, dan kinerja karyawan. Namun tujuan utama dari implementasi 5S adalah menciptakan area kerja yang lebih baik demi peningkatan kualitas kerja.

Dalam banyak kasus, 5S dapat membantu mengurangi terciptanya defect pada produk atau jasa akibat rendahnya tingkat kebersihan, dan meningkatkan throughput dengan mengurangi waktu yang dipakai karyawan untuk mencari peralatan ataupun alat-alat lainnya. Menerapkan 5S dalam proses akan mendorong quick win untuk setiap proses.

“Walaupun tidak semua orang akan gembira dengan dimulainya inisiatif 5S, setidaknya Anda bisa membuat prospek keberhasilan 5S lebih nyata.”

Tipikal program 5S melibatkan banyak aktivitashousekeeping. Sayangnya, tidak semua orang suka kegiatan “bebenah”. Namun bukan berarti program 5S ini akan sulit dilakukan. Walaupun tidak semua orang akan gembira dengan dimulainya inisiatif 5S, setidaknya Anda bisa membuat prospek keberhasilan 5S lebih nyata. Ini strategi yang disarankan process improvement expert Charlie Jacobs:

Bagaimana menciptakan sense of urgency karyawan terhadap 5S?

1) Mempromosikan program 5S dengan positif

Anda bisa melakukannya dengan menceritakan beberapa kisah sukses dari perusahaan atau departeman lain yang telah menyelesaikan program 5S, sebutkan juga beberapa bukti yang meyakinkan seberapa besar efektivitas program disiplin ini jika dilakukan. Di awal, mungkin Anda akan perlu meniru apa yang ada di internet ataupun dari perusahaan lain yang telah menerapkan program 5S dengan sukses.

2) Memberikan Hasil Nyata

Salah satu ide bagus yang diambil berdasarkan sebuah penelitian adalah meminta para manajer untuk menerapkan 5S di ruang kerja mereka masing-masing. Ini menjadi langkah pertama untuk menunjukkan hasil nyata dari inisiatif penerapan 5S. Langkah kecil ini terbukti bekerja dan menunjukkan bahwa manajemensepenuhnya mendukung inisiatif dengan memulainya langsung atau dengan kata lain bukan dengan memo atau sebatas morning speech saja.

Berapa lama waktu ideal untuk menjalankan 5S?

Tidak semua divisi dalam operasional perusahaan memiliki fleksibilitas dan waktu luang yang cukup untuk benar-benar fokus pada 5S. Mereka dituntut untukmelakukan 5S dan tetap menjalankan tanggung jawab penuh pada pekerjaan sehari-hari. Bagaimana menyikapi realita ini?

Baca juga  3 Mindset yang Mendorong Budaya Continuous Improvement

1) Menyediakan landasan proyek dalam jangka panjang – Tentukan tanggal awal dan akhir untuk pelaksanaan 5S yang disesuaikan terlebih dahulu dengan agenda kerja dari karyawan sehingga tidak membuat beban kerja karyawan malah bertambah banyak. Beberapa perusahaan melaksanakan program 5S dalam waktu 3 bulan.

2) Memberikan pemberitahuan lebih dahulu –Segera setelah Anda mengetahui implementasi 5S akan dilaksanakan, biarkan semua bagian operasional mengetahui bahwa program tersebut akan dijalankan, meskipun tanggal kick off masih beberapa bulan lagi. Dengan mengetahuinya lebih dahulu, mereka akan menghargai upaya manajemen dan dapat meningkatkan kesiapan mereka dalam melaksanakannya.

3) Sediakan pedoman, bukan tenggat waktu – Cobalah untuk memberikan pedoman berupa rekomendasi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan setiap langkah yang harus dilakukan. Misalnya, menyarankan karyawan untuk menyortir (sorting), mengatur (setting) dan membersihkan (shining) barang-barang mereka dalam waktu satu minggu. Percayakan, semua tanggung jawab tersebut kepada semua tim Anda.

Seperti apa peran perusahaan untuk mendukung 5S?

Sangat penting untuk melakukan apapun yang perusahaan bisa lakukan untuk melengkapi seluruh area kerja dan perlengkapan yang dibutuhkan. Selain memastikan bahwa karyawan diberikan pelatihan 5S dan bahan referensi yang jelas dan komprehensif, perusahaan juga perlu untuk:

1) Menyediakan starter kit – Pelaksanaan 5S bertujuan untuk membuat area kerja lebih terorganisir sehingga pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien. Dengan tujuan tersebut, penting bagi tim untuk memastikan bahwa area kerja mereka memiliki perlengkapan yang akan mendukung pekerjaan mereka, seperti labelmarkers atau marking tape. Dengan begitu mereka tidak perlu mencari-cari lagi.

2) Lakukan upaya kecil namun bersifat formal–Akan lebih mudah bagi bagi orang-orang di area operasional jika mereka tahu bahwa mereka tidak membutuhkan peralatan, perlengkapan atau material lainnya di tempat mereka tapi semua peralatan tersebut dapat digunakan di area lain. Untuk membuat kegiatan mensortir barang ini lebih efektif, Anda bisa membuat portal web internal sebagai sumber informasi dan memfasilitasi pertukaran barang di internal perusahaan.

3) Membuat standar pengambilan keputusan di tingkat perusahaan–Misalnya seperti penggunaan logo perusahaan. Hal ini merupakan standar yang berlaku bagi semua orang. Biarkan departemen yang berkepentingan dengan hal pembuatan logo perusahaan, menentukan skema mulai dari warna standar, tipografi, dan juga layout.

Baca juga  4 Inovasi Pengelolaan dan Pengembangan Sumber Daya Air Berkelanjutan yang Tampil di Ajang WWF

Adakah petunjuk yang akan memudahkan karyawan menjalankan 5S?

Pertanyaan tersebut, mungkin akan sering Anda dengar di minggu pertama saat mulai menerapkan 5S. Terutama jika Anda memiliki fasilitas yang besar dan cukup kompleks, karena semakin besar atau beragam lokasi, semakin besar juga kemungkinan orang-orang menjadi “kewalahan” dalam melaksanakan program 5S.

Berikut beberapa pendekatan efektif yang bisa Anda gunakan jika Anda memiliki hambatan seperti kasus di atas:

1) Membagi tim ke dalam bagian yang lebih kecil – Dibanding meminta satu tim untuk menjalankan program 5S di seluruh fasilitas yang ada, akan lebih baik jika tim dibagi untuk beberapa bagian berbeda dan setiap bagian lokasi ada satu orang yang bertanggung jawab. Selain itu, biarkan tim membagi kembali hal-hal yang perlu dilakukan di daerah mereka menjadi langkah-langkah yang lebih kecil.

2) Membuat grafik “spaghetti” –Ketika tim melakukan “set in order” di area mereka, cobalah untuk mendorong tim melakukannya dengan menggunakan metode lean. Hal tersebut secara efektif akan menangkap gerak dan memberikan gambaran dari pola aktivitas yang mungkin tidak memberikan nilai tambah.

3) Setup lokasi yang nyaman –Untuk membuat area kerja lebih nyaman, usahakan untuk tidak melakukan pekerjaan atau menyimpan peralatan yang bisa menimbulkan banyak debu. Sebelum langkah “shining” dimulai, pastikan semua tim Anda memiliki akses yang mudah untuk memeperoleh perlengkapan kebersihan mereka. Letakkan semua perlengkapan kebersihan dekat dengan meja kerja mereka (tidak lebih dari 75 langkah) untuk mendapatkannya.

Apakah 5S penting dilakukan saat ini juga?

Kecuali organisasi dan aktivitas operasional Anda memang memiliki dana yang terbatas, area kerja di operasional perusahaan mungkin akan menjadi tantangan yang Anda hadapi. Hal ini akan membantu Anda untuk mengetahui seberapa besar keinginan Anda memastikan bahwa semua aktivitas operasional telah mengikuti protokol dan standar yang sama. Dan berikut

1) Melihat langkah-langkah penerapan 5S sebagai sebuah proses bukan sebagai peristiwa –Tidak banyak organisasi yang benar-benar menerapkan area kerja operarsionalnya 100% bersih dan rapi serta memiliki standar yang seragam. Beberapa area operasional di dalam organisasi membutuhkan waktu lebih lama dibandingkan organisasi yang lainnya. Sehingga, cara yang lebih baik adalah mendorong tim untuk melakukan apa yang bisa mereka lakukan dalam mewujudkan area kerja yang sesuai dengan prinsip 5S.

2)Melibatkan vendor yang sesuai– Jangan berasumsi bahwa hanya lokasi tertentu saja yang mampu berubah menjadi “lebih segar”. Jika area di operasional Anda menyewa barang-barang seperti peralatan atau perabot, maka sangat mungkin jika supplier Anda juga bersedia untuk menyediakan versi barang-barang yang lebih baru atau yang menawarkan pemeliharaan yang lebih baik. Misalnya, sebuah vendor yang setuju untuk melakukan perawatan pada mesin. Memang tidak setiap vendor akan mengatakan ‘ya’, tapi tidak ada salahnya juga untuk bertanya.

Baca juga  Inilah Pondasi Membangun Keunggulan Bisnis dari Marriot hingga Toyota

Jika ingin kembali melakukan 5S, apa yang harus dilakukan?

Jika organisasi Anda memiliki beberapa fasilitas yang terletak di berbagai lokasi berbeda, maka upaya pertama Anda dalam menerapkan 5S di satu lokasi atau fasilitas akan menjadi pelajaran berharga jika dalam upaya Anda menerapkan 5S selanjutnya. Namun, pelajaran seperti apa yang bisa Anda dapatkan sehingga dapat menerapkan prinsip 5S dengan praktek-praktek yang sedikit baru atau dapat melakukan peningkatan seperti:

1) Menekankan prinsipsustainability”. Akan jauh lebih mudah bagi area operasional untuk menjalankan semua pekerjaan 5S jika mengembangkan kerangka kerja untuk mempertahankan hasil dari langkah-langkah yang telah mereka lakukan untuk menciptkan area kerja yang sesuai dengan prinsip 5S. Buatlah beberapa poin untuk menekankan pentingnya kelima S sebanyak yang Anda bisa selama pelatihan dan untuk merekomendasikan bahwa area yang akan di-improve memilikiplans sustainability dimulai dari hari pertama penerapan.

2) Mendorong pentingnya audit internal– Ada perbedaan mereka yang terus meningkatkan prinsip-prinsip 5S ke dalam aktivitas operasional mereka dengan mereka yang hanya secara singkat menerapkan 5S saat program berlangsung saja. Untuk itu, ada baiknya jika membuat jadwal self-audit sebagai upaya menanamkan sustainability dalam prinsip continuous improvement.

3) Meningkatkan arahan yang diinisiasi dari level top–Keputusan di tingkat top manajemen akan membantu tim di bawah dalam menentukan standar yang seragam dalam menciptakan area kerja yang lebih rapid an terorganisir. Upaya ini dilakukan untuk mengurangi ambiguitas dan meningkatkan konsistensi dalam menerapkan standar kerja.

4) Memiliki papan komunikasi di seluruh area operasional– Hal ini mungkin tampak seperti hal kecil. Namun, dalam menciptakan sebuah budaya baru di dalam organisasi, informasi dan komunikasi menjadi hal yang penting. Dengan membuat papan informasi di setiap area kerja operasional, setiap orang bisa mendapatkan masukan dan bukan tidak mungkin inspirasi, sehingga mereka terdorong untuk terus meningkatkan kualitas pekerjaan mereka.***

Sumber: Industryweek.com