Saya selalu aktif mengikuti pelatihan yang diadakan oleh kantor tempat saya bekerja, baik itu dengan internal trainer maupun eksternal trainer. Dari sekian banyak pelatihan yang saya ikuti, ada satu kelas yang terus melekat di ingatan saya hingga saat ini. Sebenarnya bukan karena saya menyukai materi yang disajikan ataupun karakter trainer yang mengisi acara, tetapi lebih pada penjelasan yang ia berikan ketika menjawab satu pertanyaan yang diajukan oleh teman saya. Pada saat itu saya belum tahu kalau jawaban tersebut diambil dari salah satu kisah populer milik Stephen Covey.

Teman saya menanyakan, “Saya setiap hari merasa kekurangan waktu, selain sebagai karyawan saya juga sedang mengambil kuliah S2 dan memiliki beberapa bisnis sampingan yang mulai berkembang. Apa yang harus saya lakukan agar semua bisa berjalan dengan baik?”

Dalam penjelasannya, sang trainer mengambil semua buku materi peserta dan barang-barang milik peserta pelatihan yang ada di meja. Dia meminta teman saya untuk membawa semuanya dengan kedua tangannya. Apakah teman saya berhasil? Tidak, dalam beberapa kali percobaan ia tetap gagal. Beberapa peserta mengajukan diri menjadi sukarelawan untuk menyelesaikan tantangan tersebut. Saya ingat ada dua orang yang beranjak ke depan, satu per satu secara bergantian mencobanya. Namun hingga waktu berakhir tidak satu pun yang berhasil.

Sang trainer kemudian menjelaskan dari percobaan tadi kita bisa melihat bahwa bagi kebanyakan orang masalah utama manajemen waktu bukan gagal dalam memprioritaskan hal penting. Tetapi karena mereka beranggapan bahwa semua hal sama pentingnya sehingga tidak ada hal yang diprioritaskan. “Barang-barang yang besar disini adalah lambang tugas-tugas terpenting Anda, Anda harus menjadikan mereka sebagai prioritas. Jika tidak, Anda tidak akan pernah menyelesaikannya.”

Baca juga  Bagaimana cara kerja pemimpin yang agile?

Cara Manajemen Waktu

Ya, banyak orang mengalami masalah manajemen waktu, kegagalan bisa terjadi karena ketidakmampuan seseorang dalam memprioritaskan hal yang penting. Tetapi ada banyak hal penting dalam hidup seseorang, mulai dari tugas yang harus diselesaikan untuk urusan pekerjaan, tugas menjadi orang tua yang baik, kewajiban membayar sewa, dan sebagainya. Dengan kata lain, terlalu banyak barang yang harus disingkirkan. Dan dalam hal ini, seringkali kita mengabaikan fakta bahwa kita memiliki titik keterbatasan dan tidak menyadarinya.

Pada dasarnya tidak ada prinsip yang mengharuskan kita memenuhi semua peran. Stephen Covey menegaskan ketika aturan permainan membuatnya tidak bisa dimenangkan, satu-satunya cara untuk menang adalah mengubah aturan. Untuk itu, kita perlu mencari tahu apa yang ingin kita tinggalkan untuk melakukan hal yang lebih penting lagi. Karena satu hal yang pasti: Jika Anda menghabiskan semua waktu dan energi Anda pada hal-hal kecil, Anda tidak akan pernah memiliki ruang untuk hal-hal yang penting bagi Anda.

Cara memilih Proyek Improvement

Seperti halnya pekerjaan, prioritisasi juga diperlukan dalam menjalankan continuous improvement. Untuk memulai penerapan inisiatif perbaikan, menggunakan metode Lean Six Sigma misalnya, memilih proyek memang menjadi hal yang membutuhkan perhatian Anda. Terlebih jika perusahaan memiliki banyak proyek perbaikan yang direncanakan, namun Anda tidak sepenuhnya yakin proyek perbaikan mana yang akan berdampak siginifikan secara keseluruhan.

Dalam Lean Six Sigma, kita akan mengenal yang namanya project selection. Project selection ini dilakukan untuk membantu tim agar tidak salah dalam memilih project Lean Six Sigma (LSS). Bagaimana mekanismenya? Baca selengkapnya di artikel SHIFT Indonesia.