Value Stream Mapping (VSM) telah disebut sebagai bahasa lean. Tidak hanya pada sektor produk – dalam hal ini pada industri manufaktur – perusahaan yang bergerak pada jasa layanan pun menemukan bahwa mereka bisa memetakan proses kompleks yang dapat memotong arus antar divisi, bahkan dalam siklus proses teknis yang panjang seperti pengembangan produk.

[cpm_adm id=”10097″ show_desc=”no” size=”medium” align=”right”]

Seringkali, pemetaan dari proses yang tidak rutin tidak dapat mencakup banyak metrik yang tepat dengan jumlah anak panah yang cukup untuk memvisualisasikan aliran proses. Dalam diagram, biasanya akan ditunjukkan jalur dengan fungsi dan proses yang berlangsung dari waktu ke waktu. Akibatnya, perusahaan dapat – misalnya – memvisualisasikan apa yang sedang dilakukan oleh fungsi-fungsi tersebut, dan menjadi jelas pada kondisi saat ini yang berfungsi di bagian hilir, seperti manufaktur yang memiliki sedikit masukan dalam konsep pengembangan produk.

Tidak dapat dipungkiri lagi bahwa VSM merupakan suatu alat yang ampuh untuk memahami bagaimana aliran material dan informasi dari poin A menuju poin B dan memungkinkan perusahaan untuk memvisualisasikan limbah. Metode ‘Belajar dari Melihat’ telah memberikan pemahaman bahwa perusahaan harus mengembangkan metode VSM yang memberikan visi masa depan perusahaan.

Namun, masih saja terdapat beberapa pertanyaan penting yang terkadang terlewatkan dalam cara bagaimana perusahaan mengimplementasikan VSM, yaitu:

  1. Apa tujuannya?
  2. Siapa yang terlibat?
  3. Bagaimana perusahaan mencapai keberhasilan di masa depan dengan cara yang efektif dan berkelanjutan?
  4. Pelajaran apa yang berhasil diambil oleh organisasi dari pengalaman mereka?

Apa Tujuannya?

Yang terlalu sering terjadi adalah, VSM dipandang sebagai aktivitas teknis yang hanya bertujuan untuk mengidentifikasi dan mengeliminasi limbah. Pandangan ini menjadi suatu kesalah pahaman mengenai metodologi VSM yang sepenuhnya. VSM adalah tools untuk membantu organisasi dalam memvisualisasikan proses yang terjadi saat ini dan menyetujui visi untuk mencapai keberhasilan.

Baca juga  Agile: Metode Inovatif Agar Bisnis Responsif

[cpm_adm id=”10576″ show_desc=”no” size=”medium” align=”left”]

Ada banyak tujuan strategis yang berkaitan dengan VSM. Misalnya, mengurangi lead time  untuk meningkatkan respon pelanggan. Juga memungkinkan untuk sejumlah produk sampai pada waktu yang bersamaan (misalnya, komponen-komponen untuk membuat dapur baru), dan mengurangi biaya untuk menyimpan persediaan.

Tujuan lainnya mungkin mencakup fleksibilitas dalam membuat produk yang tepat pada waktu yang tepat dalam jumlah yang tepat ketika ada banyak permintaan. Atau, bisa juga untuk mengurangi waktu tunggu pelanggan untuk memperbaiki tingkat kepuasan pelanggan. Yang pasti, tujuan strategis harus didefinisikan dengan jelas sejak metode VSM mulai diimplementasikan.

Peningkatan aliran nilai dapat dijelaskan berdasarkan tujuannya, yang akan mengarah pada keterlibatan para stakeholder. Hal ini semestinya tidak berlaku untuk aliran nilai generik (misalnya, bagaimana perusahaan mengembangkan produk baru), tetapi untuk arus nilai tertentu.

Siapa yang Terlibat?

Perlu adanya perwakilan dari seluruh fungsi utama atau divisi dalam VSM. Perwakilan-perwakilan inilah yang akan bertanggung jawab untuk setiap tahapan-tahapan dalam proses. Jika hasil dari VSM meluas hingga kepada pelanggan dan pemasok, aka nada kemungkinan bagi perusahaan untuk turut melibatkan dua pihak tersebut. dukungan staf seperti finansial dan kualitas serta pengambil keputusan tingkat tinggi turut perlu menjadi pertimbangan.

Ada 2 alasan mengapa perlu melibatkan orang-orang ini: yang pertama, mereka secara kolektif akan memahami kondisi saat ini dari bebagai sudut pandang. Kedua, melalui proses pengumpulan informasi dan pengembangan, mereka akan menyetujui visi yang mereka buat bersama. Yang harus diperhatikan oleh perusahaan adalah mengembangkan visi untuk mencapai keberhasilan perusahaan dengan melibatkan orang-orang yang memiliki cara baru untuk mengerjakannya, pada kondisi saat ini, akan menjadi hal yang tidak mungkin.

Baca juga  6 Langkah Lakukan Improvement dengan Metode Lean

Bagaimana Perusahaan Mencapai Keberhasilan di Masa Depan dengan Cara yang Efektif dan Berkelanjutan?

Keberhasilan mseringnya dilihat sebagai satu visi yang besar, tetapi bukan seperti itu kenyataannya. Malah, visi tersebut dapat dilihat sebagai tantangan yang harus dicapai oleh perusahaan.

Melakukan eksekusi terhadap visi tersebut secara terus menerus akan memunculkan kendala dan hambatan baru yang mungkin tidak diantisipasi, dan kecuali orang-orang yang terlibat bersedia dan mampu mengidentifikasi dan memberikan ide serta inovasi untuk mengatasi hambatan tersebut, visi tidak akan dapat diraih. Dengan kata lain, alih-alih ‘mengimplementasikan’ visi, perusahaan seharusnya menemukan cara untuk mencapainya melalui siklus Plan-Do-Act-Check (PDCA).

Pelajaran Apa yang Berhasil Diambil Oleh Organisasi dari Pengalaman Mereka?

Bagi perusahaan yang telah mengimplementasikan VSM, seperti Solar Turbine, ada beberapa pelajaran yang telah berhasil diambil dari pengalaman mereka, seperti:

  1. Kebutuhan akan Kepemimpinan yang Kuat

Peran manajer proyek secara historis adalah untuk mengelola waktu dan biaya sebaik mungkin. Dalam hal ini, manajer harus bertindak lebih cepat dan terus berfokus pada perbaikan, menjaga fokus tim setiap saat tetap pada pekerjaan mereka, apa yang mereka dapatkan, dan tidak lupa rencana mereka untuk selanjutnya.

  1. Kekuatan Tim VSM

Hal ini menjadi satu peraturan dan kebiasaan untuk memulai proses setiap produk baru dengan sesi VSM untuk tim dan fokus untuk membuat setiap proses lebih baik dari sebelumnya.

  1. Pentingnya Rapat Mingguan dan Manajemen Visual

Obeya (tempat khusus untuk koordinasi proyek dan pemecahan masalah) harus menjadi format standar dari proses pengembangan dan PDCA yang berkelanjutan.

  1. Kebutuhan Akuntabilitas

Setiap fungsi dan divisi memiliki perwakilan tim yang bertanggung jawab untuk memperbarui informasi mereka, melaporkan setiap permasalahan yang mereka hadapi, dan menyelesaikan masalah tersebut.

  1. Proses yang Panjang
Baca juga  Kesederhanaan Sekaligus Kekuatan Siklus PDCA yang Tersembunyi dan Jarang Disadari!

Alih-alih merayakan keberhasilan implementasi lean yang singkat di perusahaan, akan lebih baik apabila perusahaan terus melakukan peningkatan dan perbaikan di setiap kesempatan. Keberhasilan tentu harus dipertahankan, dan karena itulah perusahaan perlu melakukan perbaikan secara berkelanjutan.***