Oleh: Riyantono Anwar
Buruknya sistem maintenance di perusahaan berbasis produksi akan membawa dampak kerugian yang sangat besar. Dalam aktivitas produksi, masalah pada mesin akibat perawatan yang tidak mumpuni dapat berdampak kepada banyak hal, mulai dari kerusakan mesin yang mendadak, terhentinya kegiatan produksi, keterlambatan penyediaan barang jadi, dan keterlambatan pengiriman kepada pelanggan. Kerugian yang diakibatkan akan sangat besar.
Contoh sederhana jika kita lihat dari sisi biaya, mesin berhenti selama 30 menit dalam sehari. Mengakibatkan produksi kehilangan potensi produksi 4,000 botol selama 30 menit. Jika dalam sebulan kejadian kerusakan mesin ini terjadi selama total 8 jam, maka potensi kerugian produksi menjadi 64,000 botol per bulan. Maka ini akan setara dengan pendapatan yang hilang sebesar misal 3.2 M rupiah per bulan. Dan potensi profit yang hilang sebesar 320 juta rupiah perbulan atau sekitar 3.5 M pertahun.
Ditambah lagi kerugian yang lain yaitu dari sisi biaya manpower. Akibat mesin yang rusak, maka manpower yang seharusnya bekerja menghasilkan output akhirnya terpaksa idle menunggu dan tidak produktif. Belum lagi jika dia terpaksa overtime untuk menutupi kebutuhan produksi, maka akan ada biaya tambahan di operasional terkait biaya overtime yang tinggi.
Kerugian lain yang muncul akibat mesin yang tidak reliable adalah konsumsi energi yang berlebih. Konsumsi energi ini bisa berupa konsumsi listrik, konsumsi gas, dan sebagainya. Biaya-biaya ini jika diakumulasi pasti akan sangat signifikan.
Mesin yang kerap rusak juga menimbulkan masalah tersendiri untuk planning. Akibat kehandalan mesin yang tidak terprediksi, maka planning akan mengalami kesulitan akibat produksi yang tidak stabil. Akan sulit bagi bagian penjadwalan untuk menjadwalkan ketepatan pengiriman barang jadi. Hal ini juga dapat mengganggu kapasitas produksi secara keseluruhan.
Dampak yang bisa dirasakan oleh bagian penjadwalan adalah karena keterlambatan ketersediaan barang jadi, maka terpaksa dilakukan pengiriman dengan jalur yang lebih cepat seperti air freightuntuk mencegah denda karena keterlambatan. Hal ini jika terjadi terus menerus maka akan menimbulkan biaya transportasi insidental yang sangat besar.
Jika kerap terjadi kekurangan seperti ini, bagian penjadwalan akan mencadangkan produk jadi sebagai buffer untuk menjamin kelangsungan pasokan kepada pelanggan. Hal ini tentu saja akan menambah biaya inventori, seperti biaya penyimpanan barang, kebutuhan ruang berlebih, administrasi tambahan, dan tentu saja beban ekstra pada working capital.
Biaya yang lain terkait sistem maintenance yang tidak optimal tentu saja akan terkait biaya sparepart. Konsumsi sparepart yang tinggi akibat sistem yang tidak optimal akan berdampak pada maintenance cost yang tinggi.
Ditinjau dari sisi kualitas, maka akan muncul namanya cost of poor quality (COPQ) atau biaya yang ditimbulkan akibat kualitas yang rendah. Yaitu karena munculnya produk yang dihasilkan suatu proses tidak memenuhi spesifikasi. Hal ini akan berdampak pada kebutuhan untuk melakukan rework danreprocessing yang tentu saja akan membutuhkan biaya tambahan terkait material dan energi. Bahkan, produk yang dihasilkan tidak bisa dikerjakan ulang dan terpaksa dibuang sebagai scrap material. Padahal material cost ini merupakan komponen biaya yang paling tinggi dalam struktur biaya produk. Dampak yang paling ujung tentu saja kepada harga produk yang mahal, sehingga berakibat produk menjadi tidak kompetitif dan kalah bersaing dengan produk sejenis dari kompetitor lain.
Melihat dampak kerugian yang berefek domino ini, maka kehandalan dari suatu mesin merupakan syarat mutlak untuk mencapai kestabilan produksi. Disinilah peran utama dari implementasi maintenance excellence sistem menjadi suatu kewajiban. Sistem maintenance excellence disini mulai dari sisi metode dan tools yang harus dimiliki sebagai pengetahuan dan skills oleh para karyawan, sehingga mereka memiliki kapabilitas dan tahu cara mengimplementasikan dan menjalankan sistem tersebut dengan benar. Serta faktor-faktor lain yang harus dijalankan supaya implementasinya dapat berjalan dengan sukses.
Solusi untuk Memastikan Kualitas Maintenance
Maintenance Excellence adalah suatu program yang diimplementasikan di perusahaan, khususnya yang dalam operasinya banyak menggunakan mesin. Program ini bertujuan meningkatkankinerja mesin,seperti mengurangi breakdown serta downtime yang tidak terencana. Dengan penerapan sistem maintenance yang unggul, maka kita bisa mencapai tujuan tersebut.
Komponen penting untuk kesuksesan implementasi sistem Maintenance Excellence ini yang pertama adalah visi mengenai tujuan yang ingin dicapai, visi ini dituangkan menjadi target yang terukur dan tertuang dalam key performance indikator yang menjadi sasaran perusahaan dan individu. Visi ini harus selaras dan dapat dimengerti oleh semua level karyawan dari level top management sampai shopfloor. Sasaran-sasaran ini perlu dicascade dari skala perusahaan ke skala divisi sampai ke skala departemen,sehingga diperoleh komitmen dari seluruh lapisan dan semua memiliki peran dan tanggungjawab dalam mencapai tujuan bersama tersebut.***