Ilustrasi: Pexel.com
Ilustrasi: Pexel.com

Sekilas Mengenai Kaizen Event

Kaizen event adalah sebuah proyek improvement mini yang akan memberikan perbaikan-perbaikan kecil namun bermakna pada proses. Perbaikan-perbaikan tersebut akan memberikan keuntungan yang amat besar bagi organisasi, seperti eliminasi waste, mengurangi biaya, dan meningkatkan produktifitas.

Sayangnya, banyak organisasi yang menolak melaksanakan Kaizen karena akan membuat karyawan yang termasuk dalam tim “tercerabut” dari pekerjaan mereka yang sebenarnya. Perusahaan kadang memilih untuk mensubstitusi Kaizen dengan proyek yang dijalankan oleh satu atau dua orang. Akibatnya, karena kurangnya pengetahuan, partisipasi, dan keterlibatan manajemen dalam implementasi Lean, banyak perusahaan yang terburu-buru mengklaim bahwa “Lean tidak cocok untuk mereka”. Padahal, jika saja mereka mau melaksanakan Kaizen event, hasil cepat yang didapatkan mungkin akan membuat mereka merasa yakin akan metode perbaikan yang mereka jalani.

Mengapa?

Itu karena Kaizen event memiliki suatu kelebihan yang tidak dimiliki oleh proyek-proyek perbaikan besar yang kompleks, yaitu Kaizen memberikan hasil yang cepat dan ini akan membangkitkan motivasi karyawan. Dengan demikian, karyawan akan lebih mudah menerima perubahan.

Dimana Titik Perbedaan Perusahaan Manufaktur dengan Non-Manufaktur?

Perbedaan antara perusahaan manufaktur dengan non-manufaktur dapat dilukiskan dengan satu kata: variasi. Perusahaan manufaktur sangat alergi pada variasi. Mereka bekerja keras untuk menghindarinya; membuat proses seefisien dan secepat mungkin untuk memenuhi pesanan pelanggan. Semakin banyak variasi dalam proses produksi, semakin lambat produksi akan berjalan. Itu berarti kerugian, karena produk akan lebih lambat sampai ke tangan pelanggan.

Perusahaan non-manufaktur tidak bermusuhan dengan variasi. Mereka menyerap variasi. Mereka harus mampu bekerja dengan variasi sambil tetap mempertahankan efisiensi dan efektifitas proses setiap hari. Mengapa?

Karena mereka fokus kepada “permintaan karena adanya kesalahan”. Mereka bekerja untuk menetralisir masalah yang disebabkan oleh kegagalan dalam melakukan sesuatu atau kegagalan melakukan sesuatu dengan cara yang benar. Semakin banyak masalah terselesaikan, mereka akan menjadi semakin efektif. Semakin efektif, semakin gembira pelanggan mereka.

Baca juga  Memahami Perlawanan dalam Proses Perubahan itu Penting, Ini Alasannya.

Kaizen Event di Perusahaan Non-Manufaktur

Kaizen event memang ideal untuk dilakukan pada sebuah perusahaan manufaktur. Namun tidak kecil kemungkinan perusahaan non-manufaktur untuk dapat menikmati hasil dari Kaizen.

Pada sebuah Kaizen event tradisional, karyawan dari area kerja yang spesifik bertemu dengan para ahli di area tersebut bertemu dalam beberapa hari untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah. Tim ini menjalankan fase DMAIC pada proyek yang terdefinisi dengan baik. Pendekatan ini terbukti efektif untuk perusahaan manufaktur dan bahkan banyak dari perusahaan non-manufaktur juga ikut menjalankannya.

Contohnya seperti yang dijalankan di perusahaan jasa finansial yang memiliki 3000 karyawan ini: mereka memiliki masalah dengan dokumen finansial yang kompleks, yang makan waktu hingga 30 hari kalender hingga proses dokumen selesai. 80% dari dokumen tersebut butuh waktu hingga 26-30 hari untuk selesai. 15% butuh 31-40 hari, dan sisanya memakan waktu hingga 41 hari. Dokumen ini mengalami perpindahan tangan sebanyak lebih dari 20 kali. Value Stream Mapping yang dilakukan menunjukkan waktu value-added dari proses hanya kurang dari empat jam.

Untuk mengatasi masalah tersebut, perusahaan mengadakan Kaizen event oleh tim beranggotakan delapan orang, dari tiga cabang yang berbeda. Mereka bekerja selama lima hari untuk mengurangi waktu proses pembuatan dokumen tersebut. Targetnya adalah mengurangi waktu proses hingga 98% atau hingga kurang dari delapan hari.

Pada hari kelima, tim berhasil mendemonstrasikan cara menyelesaikan dokumen hanya dalam waktu kurang dari delapan jam. Pada hari ke-30, 90% dari dokumen tersebut telah dapat diselesaikan dalam kurang dari enam hari, dan pada hari ke-90 mereka mampu menyelesaikan 99% dokumen hanya dalam waktu kurang dari lima hari. Perusahaan mendapatkan ROI dari Kaizen event hanya dalam waktu kurang dari 1 minggu.

Contoh lainnya adalah sebuah bank nasional besar yang sering mengadakan Kaizen event untuk menyelesaikan masalah mengenai kecepatan proses dan efisiensi. Mereka mengadakan Kaizen dalam beberapa langkah. Pertama, tentukan masalah yang akan diselesaikan. Lalu mereka membentuk tim, dan menunjuk project sponsor untuk event. Mereka menjalankan Kaizen dalam format yang spesifik.

Baca juga  Lebih Efisien dengan Lean Management

Pelaksanaan Kaizen Event di Perusahaan Non-Manufaktur

Untuk melaksakanakan Kaizen event di perusahaan non-manufaktur, yang pertama dilakukan (seperti pada awal setiap proyek improvement) adalah membentuk tim kerja yang akan segera mengidentifikasi masalah, mencari penyelesaian, dan menetapkan target. Anggota tim ini akan meninggalkan pekerjaan sehari-hari mereka selama beberapa hari untuk fokus pada pelaksanaan Kaizen.

Tim ini mereview proses yang ditargetkan untuk mengidentifikasi celah perbaikan yang dapat dilakukan dengan Kaizen. Seringkali, tim memilih masalah yang mudah diatasi; “buah yang tergantung di dahan paling rendah”, karena paling mudah digapai dan akan membuahkan hasil secara cepat.

Selama review berlangsung, tim menggunakan beberapa tool yang akan membantu mereka dalam memperoleh gambaran menyeluruh mengenai proses, seperti time value analysis, process map, atau value stream mapping. Toolstersebut akan membantu mereka untuk memahami proses yang menjadi target perbaikan. Ketika tim telah memahami proses dengan baik, mereka mengidentifikasi celah-celah perbaikan yang relevan, lalu mengembangkan solusi untuk menuntaskan masalah tersebut.

Alternatif perbaikan tersebut lalu dites dan dievaluasi selama event berlangsung. Ini akan memungkinkan tim dan process owner untuk memperkirakan efektifitas dari setia alternatif dan membuat penyesuaian jika diperlukan. Seluruh alternatif perbaikan diimplementasikan setelah disetujui oleh process owners.

Pada tahap akhir Kaizen, tim mengevaluasi keuntungan-keuntungan yang dihasilkan oleh event tersebut. Tim mengajukan pertanyaan-pertanyaan seperti:

“Seberapa banyak aktifitas non-value-add yang dieliminasi?”

“Seberapa besar peningkatan produktifitas yang terjadi?”

“Berapa besar biaya yang berhasil dihemat?”

“Seberapa besar peningkatan revenue yang terjadi?”

“Apakah efek dari semua keuntungan terhadap moral karyawan?”

Mengevaluasi keuntungan (benefit) yang dihasilkan adalah suatu tahap yang sangat esensial dalam Kaizen event.

Pelaksanaan Kaizen event kini jelas sesuai dengan perusahaan non-manufacturing, karena Kaizen bergantung pada sebuah siklus yang telah terbukti efektif: menetapkan standard operasional, mengukur operasional yang telah terstandardisasi, estimasi pengukuran terhadap kebutuhan, dan inovasi untuk memenuhi kebutuhan dan meningkatkan produktifitas. Kaizen event memberikan benefit yang signifikan dan akan meningkatkan kemampuan perusahaan (manufaktur ataupun non-manufaktur) untuk mengatasi banyak masalah secara efektif.***