Prosedur pemilihan project yang benar dapat membuat kita terhindar dari resiko gagal atau stagnasi saat mengeksekusi project improvement.
Dalam LSS prosedur dan mekanisme pemilihan project ini dinamakan project selection. Prosedur ini merupakan salah satu dari sekian banyak daftar kelebihan yang dimiliki LSS, mekanismenya sangat baik tidak hanya pada saat project dijalankan tetapi mulai dari awal saat penentuan project.
Setelah potensial project dimunculkan, tahapan krusial berikutnya adalah melakukan screening. Ini merupakan tahapan untuk menentukan prioritas dengan benefit effort matrix. Klasifikasi project
dalam kuadran benefit low-high dan effort low-high. Perlu diurutkan benefit ranking dari masing-masing
project dari yang terbesar sampai yang rendah. Dan juga ranking effortnya berdasarkan effort yang
besar sampai yang rendah. Perlu disepakati bahwa kriteria yang digunakan adalah rendah (low) dan
besar (high). Untuk memudahkan, berikut adalah skala yang bisa kita gunakan:
- Kuadran high benefit dan low effort adalah prioritas yang pertama.
- Kuadran low benefit dan low effort disebut sebagai quick wins.
- Kuadran high benefit dan high effort adalah prioritas kedua atau disarankan dilakukan rescoping
project sehingga lebih manageable. - Kuadran low benefit dan high effort disarankan untuk dihilangkan atau diabaikan.
Jumlah project yang akan dijalankan harus melihat pada jumlah resources dan kapabilitas personel yang akan dialokasikan untuk menjalankan project. Sebagai gambarannya, seorang project sponsor dapat
melakukkan monitoring/ oversee untuk 1 sampai 3 project sekaligus. Sedangkan 1 project membutuhkan
project member yang terdiri dari 1 project leader dan 3 orang team member.
Alokasi jumlah project dan resources ini harus tepat supaya project dapat dijalankan dengan optimal dan hasilnya memuaskan. Perlu juga diperhitungkan berapa komitmen waktu yang diberikan untuk menjalankan project. Apakahsifatnya dedicated atau part time. Berapa jam dalam seminggu yang akan dialokasikan untuk menjalankan project.
Setelah project ditentukan dan project sponsor ditunjuk untuk menjadi owner project. Maka tugas
berikutnya adalah project sponsor melakukan kelengkapan data project seperti menentukan scope
project, sasaran project, estimasi benefit dari project secara finansial, target penyelesaian project, dan
team pelaksana yaitu project leader dan team member. Dengan informasi project yang lengkap maka
penerima assignment akan jelas dalam menjalankan project kedepannya.
Hasil project selection ini kemudian dituangkan dalam dokumen project charter. Yang mencakup judul
project, lingkup project, sasaran project, project member, dan project timeline. Project charter ini untuk
kemudian diassign secara formal kepada project leader yang mengemban tugas untuk memimpin dan
menjalankan project.
Tidak semua hasil project selection akan dijalankan mengingat resources dan prioritas yang dimilikii
organisasi. Oleh karena itu, beberapa project akan dimasukkan dalam project pipeline yang tidak
dieksekusi pada fase sekarang tetapi akan dijalankan pada fase selanjutnya. Yaitu, setelah project
member selesai dalam menjalankan projectnya. Sehingga inisiatif improvement ini akan berjalan terus-
menerus di sebuah perusahaan sehingga menjadi sebuah budaya continuous improvement.