Project selection dilakukan untuk membantu tim agar tidak salah dalam memilih project Lean Six Sigma (LSS), bagaimana mekanismenya?

Project selection adalah mekanisme workshop yang dilakukan diawal program LSS setelah melakukan executive briefing atau setelah satu fase project LSS telah selesai. Hal yang perlu kita lakukan sebelum menjalankan project selection adalah persiapan, terutama dalam hal data. Data yang dibutuhkan termasuk data terkait quality performance, bisnis performance, cost performance, operation performance, dan keseluruhan performance perusahaan. Dalam tahapan ini  para top level manajemen yang berperan sebagai steering committee, program leader, dan project sponsor wajib hadir. Senior manager lain yang menjadi stakeholder juga disarankan turut serta mengikuti workshop project selection. Dalam tahapan ini juga harus dilakukan analisa terhadap variabel-variabel masukan, yang meliputi VoC (Voice of Customer), VoB (Voice of Business), VoP (Voice of Process), dan VoE (Voice of Employee).

Sesi workshop project selection dimulai dengan memunculkan potential project yang berasal dari Voice of Customer. VoC didapat dari hasil analisa performance kualitas termasuk customer satisfaction index, customer return, outgoing acceptance performance, dan internal quality performance. Prinsipnya adalah kualitas. Kualitas memegang peranan penting terhadap pertumbuhan bisnis, pelanggan yang happy akan membuat bisnis terus berjalan, repeat order, dan order menjadi kian meningkat. Sebaliknya pelanggan yang tidak happy akan menghentikan order lagi atau bahkan lebih buruk yaitu menyampaikan  kualitas buruk ini ke pelanggan lain dan merusak image produk dan  bisnis yang telah dibangun.

Pengambilan tema project dalam LSS menggunakan prinsip 80-20, yaitu ditentukan berdasarkan skala dampak yang dihasilkan project terhadap bisnis. Bisa berupa dominan customer, dominan produk, atau dominan wilayah. Dominan customer artinya pelanggan yang memberikan value bisnis paling besar bagi perusahaan dengan porsi mencapai 80%. Dominan produk artinya produk yang berkontribusi sampai 80% dari total bisnis perusahaan. Dominan wilayah artinya wilayah tertentu yang memberikan bisnis sampai 80% bagi perusahaan.

Baca juga  Tiga Langkah Efektif Melakukan Perubahan Budaya Organisasi (Pelajaran dari NUMMI)

Potensial project berikutnya dimunculkan berdasarkan analisa Voice of Business. Yaitu berdasarkan kinerja keuangan termasuk revenue, cost, dan struktur biaya seperti material cost, labor cost, energy cost, overhead cost, inventory cost, warehouse cost, logistic cost, marketing cost, termasuk other expenses. Perlu dilakukan analisa untuk mengetahui material cost paling dominan, cost of poor quality, cost of inventory, dan lainnya. Benchmark cost terhadap perusahaan sejenis atau industri sejenis juga dapat dijadikan sebagai referensi dalam menentukan project, misalnya dari perusahaan kompetitor atau perusahaan dalam bisnis unit yang sama.

Tahapan ketiga yaitu menganalisa Voice of Process, yaitu operational performance seperti productivity, yield, inventory level, availability, process capability, dan lainnya. Hal ini bisa dilakukan misalnya dengan cara membandingkan productivity index dengan perusahaan lain sebagai benchmark. Membandingkan yield dari produk sejenis di perusahaan lain atau produk kompetitor. Membandingkan kinerja OEE antar perusahaan atau dengan nilai OEE best practice. Atau melihat process capability dilihat dari standard yang berlaku.

Dan terakhir yaitu melihat dari lensa Voice of Employee termasuk safety, health, environment, dan employee. Ada beberapa indikator kinerja yang dapat kita fungsikan disini termasuk: workhours without accident, workhours without incident, number of unsafe behavior, number of unsafe condition, employee satisfaction index, waste environment index, dan sebagainya. Hal ini dapat mengacu kepada best practice, standard, atau regulasi yang berlaku.

Nah, setelah kita mendapatkan potensial project maka kita sudah bisa menghitung berapa potensial benefit yang akan didapat. Benefit dapat kita proyeksikan menjadi tangible benefit dan intangible benefit. Tangible benefit dapat dihitung berdasarkan berapa biaya yang dapat dihemat jika project tersebut sukses dijalankan. Sedangkan intangible benefit termasuk potential bisnis opportunity, customer satisfaction index, atau investment cost avoidance. Kita juga perlu mengestimasi effort dalam hal biaya investasi dan waktu yang dibutuhkan dalam menjalankan project. Semakin tinggi biaya investasinya maka effort semakin besar dan sebaliknya. Semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan project maka effort yang dibutuhkan juga akan semakin besar dan sebaliknya.

Baca juga  Dari Kaizen Menjadi Lean Innovation (1)

Penjelasan di atas cukup dimengerti, bukan? Seperti memilih jodoh, menentukan poject LSS merupakan hal penting yang harus dilakukan dengan penuh pertimbangan sejak awal sebelum melangkah ke tahapan lebih lanjut (implementasi). Dalam LSS prosedur dan mekanisme pemilihan project ini dinamakan project selection. Prosedur ini merupakan salah satu dari sekian banyak daftar kelebihan yang dimiliki LSS, mekanismenya sangat baik tidak hanya pada saat project dijalankan tetapi mulai dari awal saat penentuan project. Prosedur pemilihan project yang benar ini dapat menghindarkan Anda dari sekian banyak resiko yang akan muncul pada saat project dijalankan. Bisa dikatakan ini adalah langkah jitu untuk para leader terhindar dari stagnasi dan kegagalan project.