Gate Review dilakukan untuk memastikan tim telah melakukan setiap tahapan proyek dengan baik sehingga dapat menentukan langkah tepat selanjutnya.
Ketika menjalankan proyek, tim sering tidak sabar dengan hasil akhir. Hal ini mendorong mereka untuk menyelesaikan setiap tahapan proyek dengan terburu-buru, bahkan beberapa mengabaikan standar yang telah mereka buat sebelumnya. Nah, untuk mencegah hal ini terjadi, Lean Six Sigma memperkenalkan aktivitas Tollgate Review atau lebih populer disebut Gate Review.
Sesuai namanya, gate review adalah aktivitas chekpoint yang dilakukan oleh tim proyek untuk memastikan bahwa pekerjaan yang mereka lakukan di setiap tahapan proyek telah berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya. Jadi, para anggota tim akan bertemu dan berbagi informasi penting di setiap akhir aktivitas fase DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, dan Control). Informasi yang terkumpul inilah yang akan menjadi dasar manajemen untuk mengambil keputusan atau mengubah keputusan terkait proyek.
Alasan Harus Melakukan Gate Review
Melalui gate review, tim bisa memilih proyek terbaik dengan cermat. Kami menemukan hampir setiap organisasi memiliki proyek yang lebih banyak dibanding kemampuan yang dimilikinya. Beberapa proyek mungkin terlihat bagus di atas kertas, tapi tidak sepenuhnya selaras dengan tujuan dan strategi perusahaan. Ketika organisasi telah menetapkan kriteria evaluasi dengan baik, maka gate review akan menjadi cara terbaik untuk menyaring proyek-proyek yang tidak selaras tersebut.
Gate review juga berperan untuk mengontrol jumlah proyek yang masuk dalam portofolio. Jika setiap proyek yang diusulkan memenuhi syarat, organisasi masih memiliki keterbatasan sumber daya untuk menyelesaikan pekerjaan. Sementara, proyek perlu dimulai pada waktu yang tepat sehingga tidak ada beban pekerjaan yang berlebihan. Proses gate review akan secara paralel merencanakan kondisi ini. Proses ini juga memberi peluang manajemen untuk mengelola ruang lingkup proyek. Tanpa proses ini, pekerjaan proyek bisa berlanjut selama berbulan-bulan tanpa adanya pengawasan eksekutif.
Proses gate review juga membantu tim memastikan konsistensi dalam proses dan memastikan tim memiliki rencana proyek yang baik dan matang. Manajemen bisa memastikan bahwa Pemimpin Proyek menciptakan hasil yang lebih berkualitas.
Gate review memberi visibilitas informasi yang dibutuhkan oleh seluruh organisasi, yaitu tentang proyek yang sedang ditinjau dan bagaimana status setiap proyek saat ini.Proses ini juga menyediakan mekanisme untuk melacak kemajuan dan status proyek di berbagai siklus. Proyek yang terhenti dalam fase tertentu akan lebih cepat terbantu karena manajemen memantaunya.
Komunikasi organisasi yang solid adalah faktor keberhasilan dalam proyek. Gate review memungkinkan komunikasi meningkat di seluruh organisasi sehingga karyawan akan lebih memahami pekerjaan yang dilakukan di seluruh perusahaan.
Beberapa tools yang bisa digunakan dalam aktivitas gate review diantaranya yaitu Check Sheets, Project Deliverables Document, dan List of Milestones .
Sumber: acuityppm, shiftindonesia