Best practice, atau praktek terbaik, adalah metode yang telah terbukti efektif dan efisien dalam upaya mencapai hasil yang diinginkan. Dalam upaya membangun budaya continuous improvement (CI), adopsi best practice adalah salah satu langkah efektif bagi organisasi yang ingin meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kualitas. Di lapangan kita temui banyak perusahaan yang tergoda untuk mengadopsi sebagian atau bahkan seluruh “resep sukses” dari program atau praktik yang telah terbukti berhasil di tempat lain untuk dibawa ke organisasinya. Namun, penting untuk dipahami bahwa mengambil sebagian dari resep sukses ini seringkali tidak cukup untuk menghasilkan perubahan yang signifikan dan berkelanjutan. Loh, mengapa ya?
Setiap perusahaan memiliki budaya, nilai, dan dinamika internal yang unik. Faktor-faktor ini sangat mempengaruhi cara kerja tim, pengambilan keputusan, serta respons terhadap perubahan. Oleh karena itu, apa yang berhasil di satu perusahaan mungkin tidak langsung bisa diterapkan dengan sukses di perusahaan lain. Berikut beberapa alasan mengapa penyesuaian dan adaptasi sangat diperlukan:
- Budaya Perusahaan yang Berbeda
Budaya perusahaan mencakup nilai-nilai, norma, dan perilaku yang dianut oleh anggota organisasi. Ini membentuk cara tim bekerja dan berinteraksi. Mengimplementasikan metode yang berhasil di perusahaan lain tanpa mempertimbangkan perbedaan budaya dapat mengakibatkan resistensi dan ketidakefektifan. Oleh karena itu, penting untuk menyesuaikan metode tersebut agar sesuai dengan budaya perusahaan Anda sendiri. - Kebutuhan dan Prioritas yang Berbeda
Setiap perusahaan memiliki kebutuhan dan prioritas yang berbeda-beda berdasarkan tujuan strategis dan kondisi pasar. Metode yang efektif di satu perusahaan mungkin perlu dimodifikasi agar bisa mengatasi tantangan spesifik dan memenuhi kebutuhan unik perusahaan Anda. - Sumber Daya yang Berbeda
Sumber daya yang tersedia, termasuk manusia, teknologi, dan keuangan, berbeda di setiap perusahaan. Metode yang memerlukan sumber daya besar mungkin tidak dapat diterapkan dengan baik di perusahaan yang memiliki keterbatasan sumber daya. Oleh karena itu, perlu ada penyesuaian dalam penerapan metode agar sesuai dengan kemampuan dan ketersediaan sumber daya yang dimiliki. - Struktur Organisasi yang Berbeda
Struktur organisasi, termasuk hierarki, pembagian tanggung jawab, dan alur komunikasi, dapat mempengaruhi efektivitas metode improvement. Perusahaan perlu menyesuaikan metode yang diadopsi agar sesuai dengan struktur organisasinya untuk memastikan kelancaran implementasi dan keberhasilan jangka panjang. - Resistensi terhadap Perubahan
Setiap perubahan akan menghadapi tingkat resistensi tertentu. Mengadopsi metode baru tanpa memahami dinamika internal dan potensi resistensi dapat menyebabkan kegagalan. Oleh karena itu, penting untuk mengelola perubahan dengan bijak, melibatkan semua pemangku kepentingan, dan menyesuaikan pendekatan agar dapat diterima dengan baik oleh seluruh anggota organisasi.
Tips Sukses Implementasi Perubahan
Excellent people, untuk mengimplementasikan program perubahan dibutuhkan setidaknya 3 unsur yang saling berpadu yaitu:
1. Infrastruktur yang kuat
Agar program perubahan dapat berjalan dengan sukses, diperlukan infrastruktur yang kuat. Elemen-elemen penting dalam infrastruktur ini meliputi: pemimpin proyek, penasehat, pemilik proses, dan Champion.
2. Penyelarasan strategi bisnis dari atas ke bawah
Penyelarasan strategi bisnis dari atas ke bawah sangat penting untuk memastikan bahwa semua elemen organisasi bekerja menuju tujuan yang sama. Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah efektivitas komunikasi, alignment atau penyelarasan terhadap tujuan perusahaan, juga aktivitas monitoring dan evaluasi.
3. Menggunakan disiplin dan metodologi yang umum dan terbukti mampu mensinergikan kinerja proses dengan visi.
Untuk mensinergikan kinerja proses dengan visi organisasi, penggunaan disiplin dan metodologi yang proven sangat penting. Misal jika tujuan Anda adalah menghilangkan pemborosan dalam proses, serta meningkatkan kualitas dan efisiensi maka Lean Six Sigma bisa menjadi salah satu metode yang bisa dimanfaatkan.