SHIFT SSCX Just in time dan pull sistem

Dalam sebuah artikel yang ditulis oleh Peter Bregman di Harvard Business Review, ia menjelaskan pengalamannya dalam proses pemecahan masalah yang terjadi pada ketiga anaknya.

Bregman menjelaskan hampir disetiap pagi, sebelum pukul 07.00, ketiga anaknya selalu bertengkar. Entah itu, hanya masalah pakaian, berebut menggunakan kamar mandi, atau bahkan saat menonton acara TV.

Bregman dan sang istri, Eleanor lantas tidak diam saja mengetahui bahwa hal tersebut terus menerus terjadi di rumah mereka. Mereka mencoba mencari cara agar pertengkaran di antara ketiga anak mereka tidak terjadi lagi.

Berbagai cara, mulai dari memberikan mereka pemahaman bahwa mereka adalah saudara dan seharusnya saling menyayangi, tidak saling bertengkar, mengajari mereka untuk berbicara dengan halus dan lembut, dan juga mengajarkan mereka agar bisa mengendalikan emosi mereka.

Tidak jarang pula, Bregman, sang istri dan ketiga anaknya melakukan meditasi bersama. Sebagai orang tua, mereka pun melakukan apa yang sudah menjadi kewajiban mereka.

Mereka memberikan penghargaan ataupun hadiah, jika anak-anaknya memang pantas mendapatkan hadiah, namun juga memberikan hukuman jika mereka melakukan kesalahan.

Namun, apa yang terjadi selama ini, masih tetap terjadi. Ketiga anak Bregman masih tetap saling bertengkar di pagi hari. Bregman hampir kehilangan kesabaran menghadapi hal tersebut. Dan dari pengalamannya, jika ia bersikap terlalu keras terhadap anak-anaknya, hal tersebut tetap tidak bisa menyelesaikan masalah.

Jadi, masalah apa yang sebenarnya terjadi kepada ketiga anak Bregman?

Apa yang Anda lakukan, jika Anda pun menemui masalah yang sama dan terus terjadi. Meskipun Anda sudah mencoba berbagai cara untuk menyelesaikannya, namun ternyata solusi yang Anda lakukan nyatanya tidak membawa perubahan yang signifikan?

Bregman yang juga CEO dari sebuah perusahaan partners yang berfokus pada people dan leadership, menjelaskan bahwa permasalahan yang dialami keluarganya, juga terjadi di banyak organisasi. Di dalam sebuah organisasi, situasi seperti ini pun terjadi setiap harinya.

Baca juga  6 Langkah Lakukan Improvement dengan Metode Lean

Contoh lainnya, adalah saat Anda mungkin ingin memperbaiki apa yang ada dalam diri, mengubah kebiasaan kerja Anda, memperbaiki manajemen waktu Anda ataupun ingin membuat diri Anda lebih sehat lagi, namun ternyata berbagai cara yang Anda lakukan tetap saja tidak membuat Anda termotivasi untuk membuat semuanya menjadi lebih baik.

Anda mungkin saja, mencoba untuk membaca buku, mendengarkan musik kesukaan Anda, atau meminta saran dari teman ataupun kerabat Anda. Agar Anda bisa lebih termotivasi untuk melakukannya. Namun, hasilnya tetap sama. Tidak ada satu pun yang kelihatannya dapat membantu permasalahan Anda untuk membuat diri Anda lebih baik.

Atau mungkin saat Anda berupaya untuk mengubah orang lain, anggap saja Anda ingin mengubah karyawan Anda yang kurang memiliki rasa tanggung jawab terhadap pekerjaannya. Anda mungkin telah menegur mulai dari cara yang halus hingga harus berteriak ke orang tersebut saat pekerjaan yang ia selesaikan tidak sesuai dengan yang Anda harapkan.

Dan tetap saja, apa yang Anda lakukan tidak memberikan dampak yang begitu besar terhadap perubahan yang Anda inginkan.

Apa yang salah?

Apa yang sering terjadi, adalah banyak dari kita langsung melompat untuk mencari solusi lain yang belum pernah Anda coba sebelumnya. Namun, nyatanya menurut Bregman, itu adalah salah satu tindakan yang salah.

Hal yang mungkin dilakukan dari kondisi seperti ini adalah menyadari bahwa Anda mungkin telah mencoba menyelesaikan masalah yang salah, sehingga solusi yang Anda cari pun tidak membawa perubahan apapun.

Jika, kembali kepada kasus ketiga anak Bregman tadi, Bregman mengatakan masalah yang mungkin terjadi adalah bukan tentang hubungan yang buruk di antara ketiga anaknya.

Bregman mencoba memikirkan permasalahan lain yang sebenarnya menjadi penyebab ketiga anaknya selalu bertengkar di pagi hari.

Baca juga  Efisiensi vs. Efektivitas: Prioritas Manakah yang Lebih Utama?

Hubungan yang buruk di antara ketiga anaknya, mungkin saja bukan penyebab utama mereka bertengkar. Apa yang terjadi sebenarnya adalah ketiga anak Bregman memiliki masalah ketika bangun pagi.

Ternyata, selama ini mereka selalu bangun bagi dalam keadaan lelah dan tekanan darah mereka pun rendah. Artinya, bahwa solusi yang telah dilakukan Bregman dan sang istri dengan ‘menceramahi’ ketiga anaknya bukanlah solusi yang tepat untuk masalah yang sebenarnya terjadi.

Justru, tidak jarang pula, solusi yang mereka anggap dapat menyelesaikan masalah justru malah menimbulkan masalah baru.

Solusi apa yang sebenarnya dibutuhkan? Waktu bangun pagi yang lebih cepat dan segelas jus jeruk saat mereka bangun pagi.

Dua solusi tersebut, nyatanya menurut Bregman mampu mengurangi frekuensi pertengkaran mereka hingga 90%.

Untuk itu menurut Bregman, sebuah organisasi membutuhkan seorang coach, atau pihak eksternal lainnya, yang dapat membantu mereka untuk melihat masalah apa yang sebenarnya terjadi di dalam internal perusahaan.

Hal tersebut bukan karena pihak eksternal lebih pintar dan lebih kreatif dalam memecahkan masalah, namun karena biasanya pihak internal di dalam organisasi tidak mempertanyakan definisi masalah yang sebenarnya, seperti yang dilakukan pihak eksternal. Melibatkan pihak eksternal untuk melihat sistem di internal perusahaan, membantu organisasi melihat sistem yang selama ini mungkin tidak pernah terlihat sebelumnya.

Jika Anda pun terjebak pada masalah yang tidak juga menemukan solusi yang tepat, cobalah untuk menanyakan sebuah pertanyaan simpel: Jika masalah yang ada saat ini bukan  masalah yang sebenarnya, masalah apa yang sebenarnya terjadi?

Jika saat ini Anda berpikir untuk meningkatkan motivasi diri Anda, adalah cara agar Anda bisa mendapatkan diri Anda menjadi lebih baik, namun nyatanya belum ada hasil signifikan yang Anda dapatkan, coba pertimbangkan bahwa meningkatkan motivasi diri mungkin bukan masalahnya.

Baca juga  Agile: Metode Inovatif Agar Bisnis Responsif

Fakta sederhana dari contoh ini adalah, dengan terus berupaya memotivasi diri Anda hal tersebut justru adalah bukti bahwa Anda telah termotivasi. Lalu, kenapa Anda tidak mencoba mengubah kebiasaan kerja Anda atau datang tepat waktu ke tempat kerja atau mengonsumsi makanan yang lebih menyehatkan?

Masalah Anda mungkin saja kurangnya usaha yang lebih lanjut, yang merupakan kebalikan dari kurangnya motivasi. Masalah motivasi diselesaikan dengan berpikir (meyakinkan diri sendiri bahwa ada sesuatu yang penting). Masalah tindak lanjut diselesaikan dengan tidak  berpikir (tidak disengaja, Anda hanya harus melakukannya).

Ini adalah masalah baru, namun Anda bisa menyelesaikannya. Jika itu berkaitan dengan masalah kebiasaan kerja, Anda bisa menge-set alarm, bangun satu jam lebih pagi, dan menyelesaikan pekerjaan prioritas Anda lebih dulu.

Dan untuk karyawan Anda yang tidak merasa bertanggung jawab terhadap apapun yang Anda lakukan? Pertimbangkan mungkin saja hal tersebut bukanlah karena kurangnya rasa tanggung jawab. Mungkin saja masalah utamanya adalah tentang kapabilitas. Atau komunikasi yang tidak jelas tentang ekspektasi yang Anda harapkan dengan yang dipikirkan karyawan Anda.

Ada keuntungan lainnya dalam mendefinisikan masalah Anda: itu akan membebaskan Anda untuk bereksperimen dengan pola pikir “beginner’s mind”. Anda bisa memulai semuanya dari awal, mencoba mencari solusi yang berbeda, menilai keefektifan solusi Anda, belajar dari kesalahan, dan terus mencoba.

Dan pada akhirnya, kita akan tau bahwa kita telah berhasil memecahkan masalah karena solusi yang kita lakukan bekerja dengan baik dan seharusnya.***

Sumber: HBR.com