Di akhir 1940-an, Toyota menemukan ide untuk menciptakan sistem rekayasa baru dari sumber yang sama sekali tidak berhubungan dengan produksi mobil: supermarket. Mereka melihat petugas di toko mengisi kembali stok barang di toko dari penyimpanan di gudang toko; bukan dari vendor pemasok.

Petugas membeli barang dari vendor hanya ketika persediaan barang tersebut hampir habis di gudang. Proses pembelian dan pengiriman “just-in-time” yang dijalankan di supermarket ini menerbitkan ide brilian di kepala para insinyur Toyota. Mereka memikirkan dan mempioneri sebuah metode perbaikan yang baru: sistem Kanban. Kanban mengatur kesesuaian antara inventori dengan permintaan pasar, sekaligus meraih level kualitas dan throughput yang lebih tinggi.

Bagaimana Cara Kerjanya?

Sederhana. Hanya dengan memperbaiki sistem komunikasi menjadi lebih baik. Sistem komunikasi tidak lagi dilakukan dengan lisan atau tulisan, tapi dengan penanda visual. Mereka menyebutnya visual management atau manajemen visual, yang menjadi inti dari sistem Kanban.

Kanban merupakan kata dalam bahasa Jepang yang secara harfiah artinya “sinyal visual” atau “kartu”. Sistem Kanban di Toyota memang menggunakan kartu-kartu berwarna sebagai sarana komunikasi. Warna-warna pada kartu mengindikasikan berbagai informasi mengenai pekerjaan: apa yang harus dilakukan, kapan dan bagaimana.

Sistem Kanban diakui sebagai buah dari ilmu pengetahuan pada awal 2005, dan pada 2007 dibuatlah sebuah komunitas Kanban yang dipimpin oleh David J. Anderson, Jim Benson, Corey Ladas, dan beberapa orang lainnya. Body of knowledge dari sistem Kanban tidak hanya dipengaruhi oleh Toyota Production System semata, tapi juga oleh karya W. Edwards Deming, Elihayu Goldratt, Donald Rein dan juga pemikiran-pemikiran para pemimpin lainnya.

Mengapa Komunikasi dengan Kanban Efektif

Meskipun saat ini banyak sekali teknologi canggih yang bisa digunakan untuk mempermudah proses komunikasi, seperti smartphone dengan sensor retina atau tablet dengan teknologi high-end, namun informasi dari perangkat modern tersebut tampil di permukaan layar datar berukuran kurang dari 10 inci. Sayangnya, jenis komunikasi yang terlalu banyak mengandung teks bukanlah jenis komunikasi yang cocok bagi semua orang. Efektivitas informasi tekstual seperti ini bisa jadi lebih rendah dari yang kita harapkan.

Baca juga  4 Inovasi Pengelolaan dan Pengembangan Sumber Daya Air Berkelanjutan yang Tampil di Ajang WWF

Mari visualisasikan cara yang lebih baik…

Sebuah gambar menyimpan ribuan kata; penjelasan sains mengiringi pernyataan ini. Otak memproses informasi visual 60.000 kali lebih cepat daripada informasi dalam bentuk teks. 40% dari semua serabut saraf yang terhubung ke otak terkait dengan retina. Informasi visual menyumbang 90% data yang disimpan otak kita. Hal ini menunjukkan bahwa jalur neurologis kita lebih memilih untuk menampilkan gambar dibandingkan teks.

Sains menerangkan alasan mengapa sistem Kanban efektif dalam memperbaiki komunikasi. Kanban membantu anda memanfaatkan kekuatan informasi visual (dengan menggunakan catatan pada sticky note atau bentuk visual lain yang ditempel di papan informasi) untuk menciptakan “gambaran” pekerjaan karyawan. Melalui informasi visual ini, anda akan melihat bagaimana pekerjaan mengalir dalam proses kerja karyawan; tidak hanya mengkomunikasikan status, tapi juga konteks dari pekerjaan. Kanban mempermudah penyebaran informasi yang biasanya dikomunikasikan dengan kata-kata dengan mengubahnya menjadi brain candy.***RR/RW