Jika anda seorang Black Belt, tentu sudah pernah merasakan berbagai tantangan dalam implementasi metode perbaikan pada proyek. Salah satu tantangan terberat yang dihadapi seorang Black Belt di perusahaan manufaktur adalah bagaimana menggarap sistem pengumpulan data atau data collection yang menghasilkan informasi yang sangat penting bagi proyek. Untuk mengimplementasikan sistem tersebut juga merupakan tantangan, tidak peduli apakah data yang dibutuhkan bersifat atribut atau variabel.
Ketika isu-isu GR&R telah dituntaskan, tantangan tersebut masih tetap ada. Tapi bagaimanapun, seorang Black Belt harus mampu mengatasinya. Banyak dari mereka telah merasakan berjam-jam berdiri di depan kelas, mengajar karyawan lain mengenai prosedur pengukuran yang tepat yang diperlukan.
Menurut Kosta Chingas dalam tulisannya di isixsigma.com, seorang Black Belt umumnya memiliki lebih sedikit waktu untuk didedikasikan bagi implementasi sistem. Namun kebutuhan akan sistem tersebut tetap ada. Akan membantu jika anda mampu menanamkan pengaruh besar diantara sumber daya yang anda butuhkan.
Salah satu sumber dukungan terbaik yang bisa anda dapatkan adalah dari karyawan pengumpul data. Mereka yang umumnya adalah para pemimpin tim atau anggota tim produksi yang memang memproduksi produk di pabrik. Mereka kaya akan pengetahuan mengenai proses produksi dan umumnya mau membantu memperbaiki proses dengan cara apapun yang memungkinkan.
Namun, menurut Chingas, kadang kala data collection sheets hanya diberikan begitu saja kepada para pengumpul data, tanpa adanya masukan dari mereka, atau memberi kesempatan kepada mereka untuk menginformasikan kemana data mengalir, atau bagaimana data akan digunakan. Jika demikian, mungkin reaksi natural dari para pengumpul data tidak akan terlalu antusias. Karena sistem sangat bergantung kepada mereka, maka ada kemungkinan sistem akan gagal.
Chingas memberikan solusi untuk memberdayakan dan memperoleh kepercayaan anggota tim untuk memastikan kesuksesan pengumpulan data:
Libatkan orang-orang yang berperan dalam proses produksi, mulai dari tahap awal. Memulai implementasi dengan cara demikian akan membuat mereka terlibat dan menyadari mengapa data berperan sangat penting. Ingat, mengumpulkan data bisa menjadi beban bagi mereka. Karena itu, harus dipastikan mereka memahami mengapa data menjadi sangat penting.
Berikan kesempatan kepada anggota tim untuk memastikan kesuksesan data collection system sebelum menuju supervisor mereka. Memang sangat mudah untuk langsung menanyai supervisor ketika sistem melambat. Tapi ada waktu-waktu dimana anda boleh langsung mendapatkan dukungan supervisor, dan ada waktu dimana anda perlu memberi kesempatan kepada timnya.
Biarkan anggota tim yang mengumpulkan data menjadi bagian dari pelaporan data. Seringkali, dat perlu dilaporkan atau digunakan dalam analisa. Dengan memberi kesempatan kepada tim untuk melihat bagaimana data digunakan dan dianalisa, mereka bisa belajar banyak sekaligus merasa menjadi bagian dari sebuah bisnis yang lebih besar.
Mengumpulkan data memang menjadi aktifitas yang tidak mudah, tapi dengan tim yang solid dan mendukung anda penuh, kesulitan akan terasa lebih ringan.***
Sumber: isixsigma.com/ Kosta Chingas.