Dengan mengidentifikasi akar penyebab masalah, Anda bisa memfokuskan sumber daya di organisasi untuk menangani suatu masalah secara efektif hingga tuntas sehingga masalah tersebut tidak lagi terjadi di masa depan.

Akar penyebab masalah adalah sumber masalah. Akar penyebab inilah yang memulai terjadinya reaksi berantai yang akhirnya menimbulkan masalah yang terlihat. Dalam mengidentifikasi hingga akhirnya menemukan akar penyebab masalah, tentu anda akan menghabiskan waktu dan juga sumber daya lainnya yang tidak sedikit. Sebab itu, pastinya anda tidak ingin dong menyelesaikan permasalahan yang itu-itu saja.

Nah, sahabat SHIFT untuk menghindari jebakan itu lagi itu lagi, sekarang kita gunakan 5 why, sebuah teknik yang memiliki cara sistematis untuk mendiagnosa akar penyebab masalah.

Mengapa Menggunakan Teknik 5 Whys?

Sahabat SHIFT, 5 Whys sudah bukan menjadi hal baru lagi di dunia improvement, para praktisi memilih menggunakan teknik 5 Whys ini karena dapat: 

  1. Membantu mengidentifikasi akar masalah
  2. Membantu menemukan hubungan antara akar masalah yang berbeda 
  3. Metode analisa yang paling sederhana dan mudah, tanpa harus melakukan analisa statistik 
  4. Sangat mudah dipelajari dan diaplikasikan

4 Langkah Lakukan 5 Whys

Sahabat SHIFT, cara melakukan 5 Whys cukup sederhana yaitu dengan menanyakan pada diri sendiri lebih dulu, “mengapa masalah itu bisa terjadi”. Penyebab langsung biasanya akan menjadi jawaban untuk pertanyaan ini. Adapun langkah berikutnya adalah bertanya mengapa kondisi tersebut bisa terjadi. Kemudian dilanjutkan dengan pertanyaan ‘kenapa’ untuk mendapatkan jawaban yang membawa anda hingga ke akar penyebab masalah. Lebih jelasnya, mari kita pelajari penjelasan berikut ini:

Pertama – Tulislah masalah secara spesifik. Dengan menuliskan masalah, anda akan terbantu dalam pemetaan masalah dan mendapatkan deskripsi yang mendetail. Selain itu, tim bisa fokus kepada masalah yang sama.

Baca juga  Ragam Manfaat dari OPEXCON Project Competition 2024

Kedua – Lakukan brainstorming untuk mencari tahu bagaimana masalah bisa terjadi, dan tuliskan juga jawabannya (potensi penyebab masalah) 

Ketiga – Jika jawaban-jawaban tersebut tidak membantu mengidentifikasi sumber masalah, tanyakan ‘mengapa?’ sekali lagi dan tulislah jawabannya.

Keempat – Kembalilah atau ulangi langkah ketiga hingga tim sepakat bahwa mereka telah menemukan akar permasalahan. Proses ini mungkin membutuhkan lima atau lebih pertanyaan ‘mengapa’

Sahabat SHIFT, dalam melakukan aksi perbaikan seringkali kita terjebak pada penyelesaian gejala masalah dan tidak menyelesaikan akar permasalahan yang sebenarnya. Atau dengan kata lain, inisiatif problem solving yang kita lakukan tidaklah sukses karena masalah yang sama kemungkinan akan kembali muncul di masa depan. Nah, 5 Whys adalah tools yang akan membuat kita terhindar dari risiko ini, syaratnya pertanyaan yang kita ajukan harus tepat. Bagaimana cara memilih pertanyaan yang tepat agar jawaban kita bisa akurat? Simak terus artikel dari SHIFT ya sahabat, salam improvement!