Tips komunikasi untuk manajer 2jpg

Ada dua hal yang perlu diingat ketika berusaha untuk mengomunikasikan visi perusahaan kepada tim. Pertama, Anda harus menargetkan apa pesan yang ingin Anda sampaikan. Tim di bagian IT memiliki kebutuhan yang berbeda dari tim marketing. Pemimpin bertanggung jawab untuk menerjemahkan visi yang sama dalam pesan yang berbeda dan bagaimana tim mereka akan merespon pesan tersebut. Kedua, meningkatkan penalaran logis dengan daya tarik emosional. Itulah cara yang akan membantu Anda mendapatkan buy-in, dan bagaimana Anda menggeser respon tim dari “saya harus” menjadi “saya inign”.

Dalam artikel yang dituliskan Kelly Decker dan Ben Decker, ekspert dibidang business communication, mereka mengambil contoh kasus tentang bagaimana seorang team leader berperan dalam menyampaikan visi perusahana kepada timnya. Berikut ilustrasinya:

Amit adalah team leader yang memimpin sebuah tim beranggotakan 40 orang untuk sebuah perusahaan teknologi besar. Setelah berbulan-bulan bekerja untuk menciptakan produk terbaru yang baru pertama kali ada di pasaran, Bos Amit malah mengatakan bahwa perusahaan memiliki strategi bisnis baru. Peluncuran produk terbaru itupun akhirnya ditunda, dan seperti sudah diduga, peluang pasar itupun diambil alih oleh kompetitor. Amit dan tim pun merasa sedikit kecewa dengan pengumuman tersebut. Alih-alih merayakan peluncuran produk baru, tim Amit justru harus terperosok dalam negosiasi kontrak lagi, menghadapi tantangan taktis, dan follow-up calls. Mereka meragukan strategi baru perusahaan.

Amit harus mengembalikan kepercayaan dan motivasi seluruh anggota timnya. Satu-satunya cara adalah Amit harus menjelaskan alasan mengapa perusahaan mengambil langkah untuk membuat strategi baru.

Satu hal yang harus diperhatikan adalah tugas besar Amit bukan menentukan visi perusahaan. Dalam kasus ini, perubahan strategi produk berasal dari top manajemen. Tugas Amit sebenarnya adalah “menerjemahkan” apa yang ada dibalik pemikiran para top manajemen terhadap perubahan strategi tersebut. Sehinga seluruh anggota tim dapat memahami alasan mengapa ada perubahan strategi dan bagaimana mereka bisa menyesuaikan kembali upaya yang mereka lakukan.

Baca juga  5 Karakteristik Pemimpin Agile yang Perlu Kita Ketahui

Namun, tanpa ada penjelasan dan arahan yang jelas, akan sulit bagi seluruh anggota tim untuk menjalankan strategi baru tersebut.

Dari kasus ini, kemudian Kelly dan Ben menjelaskan bahwa ada sebuah pendekatan komunikasi yang bisa dilakukan oleh para team leader atau manajer untuk bagaimana mereka mengomunikasikan visi perusahaan kepada timnya. Berikut 4 cara, seperti  dijelaskan Kelly dan Ben dalam artikel yang berjudul Communicating a Corporate Vision to Your Team:

1. Pikirkan tentang audiens Anda

Apa yang paling membuat mereka peduli?

Misal, tim product development sangat peduli tentang hasil akhir, mereka bangga akan produk yang telah mereka buat. Namun, akan berbeda jika Anda harus menyampaikannya kepada tim dibagian IT ataupun marketing. Sebelum meloncat untuk menyampaikan visi perusahaan, ada beberapa pertanyaan yang harus Anda jawab:

  • Apa yang mereka ketahui tentang status terkini dari projek Anda, atau apa strategi besar perusahaan? Apa yang mereka harapkan? Bagaimana perasaan mereka terhadap tim dan organisasi saat ini?
  • Bagaimana mereka akan menghadapi tantangan dalam menjalankan visi perusahaan? Apa yang akan membuat mereka menolak perubahan?
  • Bagaimana saya dapat membantu mereka? Masalah apa yang coba saya selesaikan yang akan membuat pekerjaan mereka lebih baik dalam beberapa cara?

2. Menargetkan pesan sesuai kebutuhan

Bagaimana visi tersebut relevan terhadap mereka? Misalkan , Anda akan menyampaikan visi perusahaan kepada tim IT, “Tujuan kami adalah untuk selalu menjadi industry leaders. Sebuah layanan berbasis cloud adalah cara yang lebih baik untuk mencapai tujuan tersebut”

3. Membuat langkah-langkah untuk dilakukan

Buatlah penerapan langkah-langkah secara spesifik, terukur dan memiliki tenggat waktu yang jelas. “Tugas pertama kita adalah bertemu dengan para key stakeholder dan mendapatkan masukan mereka untuk desain yang baru di  akhir minggu ini.”

4. Libatkan faktor emosi

Baca juga  Ikuti 5 Kaidah ini agar Problem Solvingmu Berhasil

Manfaat apa yang akan mereka dapatkan di akhir?

“Perubahan ini akan lebih memudahkan dan mempercepat pekerjaan Anda di masa depan, dan nama Anda akan selamanya tercantum dalam kesuksesan projek ini.”

Emosi juga bisa berasal dari analogi, cerita atau contoh nyata yang menggambarkan seperti apa kesuksesan itu terlihat di mata anggot tim Anda. Sehingga semua orang membayangkan tujuan yang sama. Mereka harus mencapai jawaban yang sama untuk pertanyaan seperti; Apa yang dirasakan pelanggan ketika mereka menggunakan produk baru kami? Apa yang akan dikatakan para analis? Pujian seperti apa yang akan diterima? Bagaimana hasil rating dan ulasan terhadap produk kami?

Sebagai team leader, Anda tidak harus selalu menjadi orang yang menentukan visi besar, tapi justru peran Anda adalah bagaimana mengomunikasikan visi perusahaan kepada seluruh anggota tim dengan cara yang dapat membangkitkan motivasi mereka kembali. Membuat tim Anda menyadari bahwa pekerjaan yang mereka lakukan merupakan hal yang sangat penting, akan membuat mereka tetap termotivasi dan produktif, terutama selama masa perubahan.***

Sumber: hbr.com