Ingin meningkatkan proses dalam waktu dua-tiga hari saja? Sangat Bisa! Anda hanya perlu mengerahkan sumber daya di organisasi untuk melakukan Kaizen event.

Kaizen event memiliki dua agenda utama, yaitu melakukan sesi brainstorming dan implementasi solusi jangka pendek untuk meningkatkan proses yang ada. Para karyawan, manajer, dan bahkan pemimpin bisnis berkumpul untuk memetakan proses yang ada, berdiskusi tentang cara-cara suatu proses dapat ditingkatkan, dan menentukan aksi tindakan dalam lingkup operator.

Mengutip reliableplant, kaizen event biasa disebut sebagai one time event yang dirancang dalam program perbaikan berkelanjutan untuk membantu menilai apakah perubahan yang diterapkan berhasil. Berikut kita akan bahas kapan dan langkah-langkah menggunakan kaizen event yang sukses.

Dari Acara Menjadi Budaya

Kaizen diupayakan untuk memecahkan masalah bisnis. Prinsipnya adalah membangun cara baru yang lebih baik, atau dengan kata lain bagaimana membuat suatu proses bisa bekerja lebih lancar dengan memanfaatkan keterampilan semua orang yang terlibat.

Pertanyaan kapan kita harus menggunakan kaizen? Excellent people, perlu diketahui bahwa berdasarkan penggunaan, kaizen event terbagi dalam dua kategori: penggunaan jangka pendek (sehari-hari) dan jangka panjang.

Perbaikan proses yang berkelanjutan atau continuous improvement harus selalu menjadi yang terdepan dalam tindakan di tempat kerja, terutama dalam hal mempertahankan perbaikan yang telah dilakukan. Disinilah acara kaizen jangka pendek atau harian berperan. Kaizen harian sangat efektif digunakan untuk menyelesaikan masalah mendesak seperti keluhan pelanggan atau masalah produksi, oleh karena itu kaizen juga disebut dengan pemadam kebakaran.

Pernah mendengar istilah “budaya kaizen” dalam sebuah perusahaan? Kenapa disebut budaya karena karyawan selalu membuat perbaikan terus-menerus sebagai bagian dari pekerjaan mereka.

Ide utamanya adalah fokus dan cepat. Dengan menyatukan tim yang tepat untuk menangani suatu masalah, bisnis dapat mencapai terobosan yang dengan cepat mengarah pada peningkatan proses.

Baca juga  Transformasi Hasilkan Prestasi, Ini Buktinya!

Lalu siapa saja yang harus dilibatkan? Menurut sixsigmadaily, hanya dibutuhkan satu kriteria untuk bisa berpartisipasi dalam aktivitas kaizen. Yaitu memiliki pengetahuan dan kepentingan dalam proses yang sedang dibahas. Ini mengacu pada salah satu prinsip utama Lean dan Six Sigma untuk memanfaatkan keahlian dari semua tingkat di bagan organisasi.

Kunci Sukses Kaizen

Kunci sukses kaizen event adalah melibatkan orang yang tepat. Mereka perlu merasa termotivasi untuk menemukan solusi yang akan memperbaiki proses dan juga memiliki pemahaman yang mendalam tentang proses yang sedang dipertimbangkan.

Alasan untuk mengadakan kaizen event sangat bervariasi tergantung pada kebutuhan organisasi. Biasanya, operasional tidak berjalan sesuai rencana (atau terjadi masalah) sehingga tim akan melakukan sesi brainstorming untuk menemukan akar penyebab masalah dan solusi potensial.

Sementara itu, setiap masalah memiliki kompleksitas yang berbeda, kita bisa lihat dari seberapa banyak tindakan yang tidak memberi nilai tambah bagi pengguna akhir (pemborosan).

Kaizen event dilakukan dengan cara yang sederhana, dimulai dengan mengumpulkan operator, manajer, dan pemilik proses di satu tempat. Kemudian bersama-sama melakukan pemetaan proses yang ada untuk mengetahui kinerja proses. Selanjutnya dilakukan perbaikan terhadap proses yang bermasalah dengan meminta persetujuan dari semua pihak yang terkait proses.

Mengutip belajarlean, selain menggunakan kaizen event, improvement juga bisa dilakukan dengan one point kaizen (just do it) untuk masalah yang sederhana dan tidak membutuhkan brainstorming tim, kaizen teian (saran perbaikan) jika improvement-nya diluar kewenangan atau keterbatasan sumber daya, small group activity/quality circles jika membutuhkan analisa dan waktu yang lebih lama dalam menyelesaikan masalah, dan breakthrough improvement (kaikaku) yang memiliki skala besar dan membutuhkan investasi.

Baca juga  Apa yang paling penting dalam Inisiatif Lean Six Sigma?

Berinvestasi dengan Kaizen

Beberapa perubahan bisa dilakukan dengan cepat, namun tidak sedikit yang membutuhkan fokus jangka panjang. Demikian dengan kaizen, ada yang bisa dilakukan dalam 3 – 5 hari. Namun juga ada upaya jangka panjang untuk mendapatkan manfaat terbaik. Kegiatan kaizen dalam jangka panjang ini meliputi pelatihan, dokumentasi keadaan, melakukan brainstorming, membuat rencana tindak lanjut, hingga merayakan hasil.

Meski membutuhkan investasi, banyak perusahaan terus melakukannya. Mengapa? karena dengan melaksanakan kaizen event perusahaan dan juga individu mendapat banyak manfaat. Tidak ingin kehilangan manfaat kaizen? Ingin membangun budaya kaizen di organisasi? Atau sudah sering melakukan kaizen tapi tidak banyak perubahan yang didapat? Diskusikan kondisimu dengan ahlinya langsung, SSCX International.

SSCX International adalah perusahaan konsultan operational excellence terbaik di Indonesia yang telah membantu mengintitusikan budaya kaizen yang sukses di ratusan perusahaan. SSCX juga mengadakan pelatihan problem solving yang mendukung kaizen, seperti PDCA 7 Tools, Lean Six Sigma, TPM, dan Design Thinking. Agenda pelatihannya bisa kamu dapat di https://bit.ly/AgendaPublicTrainingSSCX.