Proses mapping

Proses mapping adalah salah satu tools dalam Lean Six Sigma yang bisa diterapkan dalam setiap projek perbaikan. Dengan memetakan proses “sebagaimana adanya”, banyak hal yang bisa dilakukan sekaligus. Dengan proses mapping ini tim juga dapat membangun pemahaman mereka tentang apa yang sebenarnya terjadi di dalam proses. Kerja tim dalam memahami proses inilah yang akan menciptakan shared value bersama-sama dan membangun keterlibatan setiap orang sebagai bagian dari organisasi.

Berikut beberapa teknik sederhana untuk sukses lakukan proses mapping sebagai bagian dari upaya perbaikan:

  1. Tentukan 2S; start dan stop  – Tujuan dari proses mapping adalah untuk mempelajari dan meningkatkan proses yang berjalan saat ini, jadi gunakan waktu Anda untuk menentukan darimana anda harus memulainya dan dimana anda harus mengakhirinya.
  2. Mulailah dengan kondisi saat ini – Anda tidak bisa memperbaiki apa yang tidak Anda mengerti.

Jadi, ketika anda sudah menentukan proses mana yang akan diperbaiki, fokuslah untuk melihat proses tersebut sebagaimana proses tersebut berjalan bukan mengharapkan bagaimana seharusnya proses tersebut berjalan.

  1. Lakukan gemba – Cobalah untuk terlibat dalam proses yang sedang berjalan, Anda bisa melakukan wawancara kepada staf yang melakukan proses tersebut, karena dengan ini  anda akan memiliki data dan informasi bagaimana proses berjalan dan juga masalah yang ada. Hal ini juga akan meningkatkan keinginan para anggota tim untuk melakukan perbaikan karena mereka merasa masukan mereka didengar.
  2. Petakan proses yang sebenarnya – Orang sering menghubungkan proses saat ini dengan proses yang seharusnya sesuai dengan SOP. Ketika akan memetakan proses, anda harus melupakan dulu SOP yang ada. Hal ini untuk dapat menemukan darimana timbulnya akar masalah.
  3. Keep it simple – Kertas flipchart, sticky note atau kertas gulung merupakan alat bantu sederhana sekaligus paling baik untuk membuat proses mapping bersama tim lebih mudah dilakukan.
  4. Berpatokan pada data – Agar proses mapping lebih akurat, sertakan juga informasi yang berkaitan dengan data, misal data tentang cycle times atau wait times. Value stream maps dirancang untuk menyertakan dua elemen dari lead time tersebut, karena hal ini akan membantu anda memahami bagaimana proses yang dikerjakan dapat memenuhi permintaan pelanggan.
  5. Tunjukkan variasi – Banyaknya variasi yang terjadi saat proses berlangsung juga akan menunjukkan cycle times yang dibutuhkan. Hal ini berpengaruh pada proses lead time kepada pelanggan.
  6. Tunjukkan akar penyebab – Tampilkan semua poin yang menjadi potensi dari akar penyebab masalah tepat dimana masalah tersebut terjadi di Basic Flowchart atau Value Stream Map. Hal ini dapat menjadi alat visual yang mudah dipahami oleh anggota tim.
  7. Gunakan visual management – Ketika sedang melakukan pemetaan di dinding dengan sticky notes, cobalah untuk menggunakan warna yang berbeda. Hal ini untuk memudahkan anda dan tim memetakan proses yang lebih sederhana.
  8. Berikan energi kegembiraan – Melakukan proses mapping memang menjadi aktivitas yang cukup membuat stres, namun tetaplah membuat aktivitas tersebut menjadi sesuatu yang menyenangkan untuk dilakukan bersama-sama.***
Baca juga  5 Karakteristik Pemimpin Agile yang Perlu Kita Ketahui