5S

Teknik problem solving bukanlah jurus jitu dalam memecahkan masalah di dalam organisasi anda, jika..

Satu, anda tidak sampai tuntas menemukan penyebab masalah hingga ke akarnya, dan dua, anda langsung melompat ke hipotesa masalahnya yang cenderung hanya berupa simptom nya saja.

Lalu, bagaimana cara terbaik menemukan penyebab masalah hingga ke akarnya?

Tentu anda tidak asing dengan teknik 5 Why’s, teknik problem solving yang menjadi andalan Toyota dalam menentaskan permasalahan di lini produksi mereka.

Konsep yang memaksa anda untuk bertanya ‘Kenapa Kenapa Kenapa Kenapa dan Kenapa’

Sakichi Toyoda, pendiri Toyota Industries mengembangkan teknik 5 Why’s ini sebagai alat investigasi utama dalam lean manufacturing. Konsep di balik teknik 5 why’s ini memang sangat sederhana, yaitu membuat anda menemukan penyebab masalah hingga ke akarnya. Artinya, anda harus melakukan investigasi terhadap setiap tindakan yang menyebabkan masalah hingga akhirnya menjadi penghambat dalam proses atau produk. Caranya?

  1. Tulislah masalah yang spesifik
  2. Lakukan brainstorming untuk mencari tahu bagaimana masalah bisa terjadi, dan tuliskan juga jawabannya
  3. Jika jawaban-jawaban tersebut tidak membantu identifikasi sumber masalah, tanyakan lagi ‘kenapa’ dan tulis kembali jawabannya
  4. Kembalilah kepada langkah 3 hingga tim sepakat bahwa mereka telah menemukan akar permasalahan. Dan proses ini membutuhkan lima atau lebih pertanyaan ‘kenapa’.

Mengapa harus sampai ke akar masalah?

Dalam mengidentifikasi hingga akhirnya menemukan akar penyebab masalah, tentu anda akan menghabiskan waktu dan juga sumber daya lainnya yang tidak sedikit. Untuk itu, tentu anda tidak ingin  kembali menyelesaikan permasalahan yang itu-itu lagi.

Akar penyebab masalah adalah sumber masalah. Sebagian besar masalah akan memiliki serangkaian tindakan yang mengarah ke masalah. Akar penyebab tadi adalah tindakan pertama yang memulai reaksi berantai yang mengarah ke penyebab akhir dan akhirnya menimbulkan masalah yang terlihat. Dengan mengidentifikasi penyebab masalah secepat mungkin, anda bisa memfokuskan sumber daya di area berjalan dengan benar dan memastikan anda menangani penyebab masalah yang sebenarnya, bukan hanya simptom.

Baca juga  Inspirasi dari Lapangan: Pelajaran Operational Excellence dari Permainan Basket

Bagaimana Menggunakan Teknik 5 Why?

Biasanya, akar penyebab masalah bersumber dari kebijakan manajemen. Kebijakan manajemen menyebabkan masalah yang terjadi dalam beberapa cara. Terkadang, kebijakan manajemen ini memiliki konsekuensi yang tidak diinginkan. Misal, sebuah kebijakan yang melibatkan antar departemen namun, terjadi komunikasi yang buruk antar departemen yang terlibat. Sehingga, pada akhirnya perilaku dan aktivitas ini menyebabkan masalah.

Teknik 5 why menyediakan cara sistematis untuk mendiagnosa akar penyebab masalah. Untuk memulainya, tanyakanlah pada diri anda terlebih dahulu, ‘mengapa’ masalah terjadi. Penyebab langsung akan menjadi jawaban untuk pertanyaan ini. Langkah berikutnya adalah untuk bertanya mengapa kondisi ini bisa terjadi. Kemudian lanjutkan pertnyaan ‘kenapa’ untuk mendapatkan jawaban yang membawa anda hingga ke akar penyebab masalah.

5 Why juga dapat digunakan secara terpisah ataupun bagian dari diagram sebab akibat (fishbone/Ishikawa diagram). Diagram ini membantu anda mengeksplorasi semua potensi kesalahan ataupun masalah.