Gemba Kaizen adalah sebuah konsep continuous improvement asal Jepang yang didesain untuk meningkatkan proses dan mengurangi waste.
Dalam Lean Manufacturing, Gemba hanya mengacu pada lokasi di mana value diciptakan, konsep dari gemba ini adalah bahwa semua masalah dapat dilihat dan ide dari upaya perbaikan terbaik muncul ketika manajemen berkunjung langsung ke area kerja.
Sehingga, sering kali konsep Gemba Kaizen dianggap mirip dengan Management by Walking Around (MBWA), dimana konsep ini merupakan aktivitas yang membutuhkan manajemen berada di front lines untuk mencari tahu waste dan melihat kesempatan untuk dilakukan perbaikan di lantai kerja (shop floor).
Konsep Gemba mencakup keterampilan seluruh organisasi, mengajak seluruh karyawan untuk berkontribusi bahkan memberikan pemahaman bahwa perbaikan sekecil apapun dapat menciptkan nilai yang lebih besar dari waktu ke waktu, sehingga konsep ini berfokus pada pencapaian perbaikan terus-menerus di lantai kerja.
Dan berikut 5 alasan kenapa manajemen perlu menerapkan konsep gemba untuk menciptakan perbaikan kecil di lantai kerja:
1. Mudah melihat perubahan
Untuk industri manufaktur yang sebagian besar aktivitas operasionalnya dilakukan di shop floor dan memiliki proses administratif yang begitu rumit, terkadang membuat hal-hal yang terjadi di area tersebut berkembang dengan sendirinya, bahkan tidak jarang terjadi di luar ekspektasi anda. Meskipun prosedur, aturan serta laporan yang dimaksudkan sering berkembang dalam beberapa cara menyimpang atau tidak berkembang sama sekali namun, hal ini tetap menjadi informasi yang penting bagi anda. Sehingga gemba berjalan akan membantu anda mengidentifikasi hal-hal apa saja yang sudah menyimpang dari prosedur awal.
2. Manajemen dan staf tetap terhubung
Dalam beberapa kasus, cukup sering terjadi bahwa pihak manajemen tidak mengetahui hal-hal penting yang terjadi di shop floor, seperti posisi masing-masing staf, apakah prosedur operasional sudah diikuti dengan benar, dan lain sebagainya. Hal tersebut, tentu menjadi bukti adanya cacat manajemen. Meskipun para manajer dan eksekutif memang tidak diharapkan untuk mengetahui setiap detail dari aktivitas operasional di shoop floor, namun dengan seringnya gemba berjalan dilakukan di shop floor hal tersebut akan membantu para manajer dan eksekutif tetap mengetahui hal-hal penting dan menjaga tujuan besar dari aktivitas di lantai produksi.
3. Memastikan bahwa seluruh staf mengikuti aturan yang ditetapkan
Manajemen terlalu sering mengeluarkan instruksi mereka, baik itu saat dalam pertemuan singkat atau melalui email, serta membuat prosedur, dan kemudian meminta staf melaksanakan instruksi tersebut. Namun, permasalahan timbul ketika terjadi kesalahpahaman antara instruksi yang diminta dengan prakteknya di shop floor. Dengan penerapan gemba berjalan, manajemen dapat memastikan staf telah mengikuti instruksi dengan benar dan tepat waktu.
4.Menjalin komunikasi yang baik
Hampir semua manajer memiliki kemampuan yang baik dalam hal komunikasi. Komunikasi ini dilakukan untuk mengetahui cara kerja proses, bagaimana aktivitas operasional dilakukan dan bagaimana nilai-nilai tetap tercipta selama proses berlangsung. Namun, hampir sebagian besar waktu yang digunakan ketika manajer berbicara dengan staf, dihabiskan dengan hanya membicarakan prosedur dan kualitas apa yang dibutuhkan. Hal ini menunjukkan bahwa manajer tidak memahami apa yang sebenarnya terjadi di shop floor. Para staf menganggap pihak manajemen tidak memahami keadaan riil di area kerja mereka. Melakukan gemba berjalan membantu manajer menjalin komunikasi yang baik dan mengidentifikasi apa yang sebenarnya harus diperbaiki sehingga perbincangan antara manajer dan staf mencerminkan perbaikan yang nyata.
5. Saling menghargai
Aktivitas gemba berjalan bukanlah sebuah inspeksi. Gemba berjalan adalah sebuah cara untuk menunjukkan ketertarikan dan kepedulian kepada orang-orang yang melakukan pekerjaan penting demi kesuksesan perusahaan. Biasanya para staf akan bangga terhadap prestasi yang mereka dapatkan dari pekerjaan yang mereka lakukan, dan ingin melihat bahwa manajemen peduli terhadap mereka. Gemba berjalan adalah kesempatan untuk memeriksa apakah segala sesuatu yang diperlukan untuk pekerjaan mereka tersedia, dapat digunakan, dan lain sebagainya. Gemba berjalan juga merupakan kesempatan untuk menunjukkan kepada lower staff bahwa mereka juga sama pentingnya dengan level staff lainnya. Anda bisa melakukan hal sederhana, seperti ucapan selamat pagi yang tulus kepada para staf di shop floor, hal tersebut dapat membuat hari mereka lebih baik.***