Siapa yang tidak kenal Toyota? Raksasa otomotif Jepang ini adalah salah satu manufaktur mobil terbesar di dunia. Kapasitas produksi pabrik Toyota di seluruh dunia nyaris mencapai angka 10 juta unit pertahun 2012. Revenue pada tahun 2013 mencapai 22.064 trilyun yen.
Toyota Production System
Terlepas dari segala masalah dan tantangan yang dihadapi sepanjang perjalanan bisnisnya, Toyota telah melakukannya dengan sangat baik dan mengukuhkan superioritasnya diantara para pesaing. Namun kebesaran Toyota bukanlah sesuatu yang instan. Ada sebuah sistem yang dibangun diatas ide-ide perbaikan, yang berjasa dalam ‘membesarkan’ sang raksasa otomotif. Sistem tersebut, yang kini diadopsi oleh hampir seluruh industri di dunia, dikenal dengan sebutan Toyota Production System (TPS).
TPS adalah sebuah bentuk pendekatan unik yang dilakukan Toyota dalam berproduksi. Ini adalah dasar dari berbagai bentuk Lean Manufacturing yang telah menjadi tren di industri global sebagai salah satu metode produksi (bersamaan dengan Six Sigma). Namun bagi Toyota, Lean bukan hanya sebatas permukaan; hanya aplikasi tools seperti 5R atau just-in-time saja, tanpa memahami Lean sebagai sebuah sistem terintegrasi yang harus menelusup kedalam akar budaya organisasi. Lean atau TPS adalah sesuatu yang lebih mendarah daging, dan semua filosofinya telah menjadi urat nadi dari seluruh aktifitas operasional Toyota. Pendekatan Toyota terhadap konsep Lean sangat berbeda. Manajemen senior mengambil bagian besar dalam inisiatif implementasi di organisasi, dan memastikan seluruh sendi organisasi juga berkomitmen kepada Lean.
Mengenai implementasi di Toyota, pada 1988, Taiichi Ohno, sang pengagas Lean mengemukakan: “Segala yang kami lakukan hanyalah mengamati timeline sejak pelanggan melakukan pemesanan hingga saat kami menerima uang pembayaran dari mereka. Kami mengurangi panjang timeline tersebut dengan menyingkirkan pemborosan (waste) yang tak memberi nilai tambah (value).”
Seperti kebanyakan sistem lainnya, Toyota Production System atau Lean telah melewati proses panjang untuk bertransformasi menjadi sebuah metode improvement yang sangat efektif. Dua metode dasar yang menopangnya adalah Jidoka (otomatisasi) dan Just-In-Time. Ide utamanya adalah, “produksi seharusnya berjalan sesuai kebutuhan” dan “jangan biarkan kesalahan terjadi dalam proses produksi; segera hentikan proses jika anda melihat potensi kesalahan!”.
Berdasar Kepada Ide Efisiensi, Produktifitas, dan Kualitas
TPS merupakan sistem dengan ide dasar “eliminasi waste” yang diterapkan di segala aspek produksi. Perwujudan ide ini pertama kali dilakukan oleh Sakici Toyoda, melalui mesin tenun otomatisnya yang tercipta di tahun 1924. TPS kemudian berkembang selama beberapa tahun mengalami fase trial dan error, dalam usaha untuk meningkatkan efisiensi proses. Kiichiro Toyoda, salah satu pendiri Toyota Motor Corporation, mengembangkan konsep Just-In-Time untuk mencapai tujuan tersebut.
Waste dapat termanifestasikan dalam bentuk tumpukan inventori dalam beberapa kasus. Kasus lainnya termasuk langkah-langkah proses yang sebetulnya tak perlu, atau produk yang cacat. Semua elemen waste tersebut saling berhubungan dan menciptakan waste-waste lainnya, yang tentunya akan menimbulkan impact amat negatif atas manajemen dan korporasi.
Toyota sangat concern dengan hal tersebut. Sejak masa Sakichi Toyoda, mesin tenun yang diproduksi tidak hanya mampu bekerja secara otomatis tapi juga memiliki kemampuan untuk membuat “keputusan” sendiri, yaitu berhenti beroperasi ketika terjadi potensi cacat ketika proses berlangsung. Dengan menghindari produk yang cacat dan waste lain yang akan mengikuti, Sakichi telah berhasil meningkatkan produktifitas dan efisiensi kerja.
Kiichiro Toyoda, yang mewarisi filosofi tersebut, menyadari bahwa kondisi ideal untuk menciptakan produk adalah ketika mesin, fasilitas, dan manusia bekerja bersama untuk menambah value tanpa menyebabkan waste. Ia memikirkan metodologi dan teknik untuk menghilangkan waste pada operasional, diantara lini dan proses. Hasil pemikiran tersebut beruma metode Just-In-Time.
Dengan mempraktekkan filosofi “Daily Improvement” dan “Good Thinking, Good Products”, TPS telah berkembang menjadi sistem produksi yang dikenal luas. Keseluruhan divisi produksi di Toyota selalu melakukan improvement atas TPS, siang dan malam, untuk memastikan evolusi yang bekesinambungan.
Baru-baru ini, semangat Toyota dalam memproduksi produk yang berkualitas dengan cara paling efisien disebut “The Toyota Way”. Konsepnya tidak hanya diadopsi oleh perusahaan Jepang atau industri otomotif saja, namun oleh hampir semua industri di dunia. Konsep ini, walaupun tidak sepenuhnya diciptakan oleh Toyota, telah membantu berbagai perusahaan di dunia untuk mencapai puncak kejayaannya.
14 Prinsip Toyota Way
Toyota memiliki 14 prinsip yang sangat powerful yang mendorong mereka ke puncak podium bisnis global. 14 prinsip inilah yang terkandung dalam The Toyota Way, yang diadaptasi kedalam Lean Manufacturing. Secara singkat, keempat belas prinsip tersebut adalah:
- Keputusan manajerial harus diambil berdasarkan prinsip jangka panjang, walaupun mengorbankan sasaran keuangan jangka pendek.
- Proses yang benar akan memberikan hasil yang baik. Ciptakan proses yang mengalir dengan lancar dan kontinu untuk membantu mengidentifikasi masalah dan menuntaskannya. Sebisa mungkin hilangkan setiap waktu kosong dalam proses kerja.
- Gunakan sistem tarik (pull system) untuk menghindari kelebihan produksi dan penumpukan inventori.
- Ratakan beban kerja (Heijunka). Hindari kelebihan beban atau beban yang bertumpu pada orang-orang dan mesin-mesin tertentu saja.
- Berhentilah jika ada masalah. Segera hentikan proses jika terlihat potensi masalah agar dapat menghindari cacat. Berikan wewenang pada karyawan lapangan untuk melakukan penghentian.
- Standar kerja merupakan pondasi yang menyokong improvement dan pemberdayaan karyawan.
- Gunakanlah visual control (pengendali visual) untuk menghindari luputnya masalah dari perhatian. Indikator visual yang sederhana dapat membantu karyawan melihat apakah mereka masih berada dalam jalur yang benar atau telah menyimpang dari standar.
- Percayakan proses anda hanya pada teknologi handal yang telah teruji dengan baik untuk membantu karyawan anda. Gunakan teknologi hanya untuk membantu, bukan menggantikan tenaga manusia.
- Menciptakan value untuk organisasi dengan mendidik dan mengembangkan sumber daya manusia anda.
- Kembangkan karyawan dan kelompok karyawan yang memiliki kemampuan lebih, yang memahami dan menganut filosofi perusahaan anda.
- Hormati partner serta supplier anda dengan memberikan tantangan dan membantu mereka melakukan improvement.
- Saksikan sendiri proses dan pahami situasi dengan peninjauan langsung (genchi genbutsu).
- Buatlah setiap keputusan dengan perlahan melalui konsensus. Pertimbangkan dengan seksama. Implementasikan keputusan yang telah dibuat secepatnya.
- Organisasi harus menjadi organisasi pembelajar dengan refleksi diri dan tanpa kompromi (hansei) dan berkomitmen kepada continuous improvement (kaizen).
Metode dan tools yang terdapat dalam konsep Lean dikembangkan berdasarkan 14 prinsip tersebut. Bagi Toyota, mereka adalah harga mati. Seperti yang diungkapkan presiden Toyota Fujio Cho pada tahun 2001: “Sejak Toyota didirikan, kami selalu berpegang teguh kepada prinsip inti untuk berkontribusi pada masyarakat melalui produksi barang dan jasa yang berkualitas tinggi. Praktek serta aktifitas bisnis kami didasarkan pada prinsip inti yang telah menciptakan nilai-nilai, keyakinan, dan berbagai metode bisnis yang selama beberapa tahun ini menjadi sumber keunggulan kompetitif. Itulah nilai-nilai manajerial dan metode bisnis yang dikenal secara kolektif sebagai The Toyota Way.”***
Sumber: The Toyota Way (Liker).