Dengan metode yang mengkombinasikan keakuratan data, fakta, dan logika, perusahaan dapat menemukan solusi pemecahan yang rasional dan tentunya berkelanjutan. Hal ini sudah dibuktikan oleh pabrikan otomotif asal Jepang, Toyota. Dengan mengaplikasikan metode “Toyota Way”,mereka mampu mengatasi masalah di segala lini, mulai dari skala kecil hingga skala terbesar.
Toyota Way memiliki 8 langkah yang mudah dijalankan. Adapun langkah-langkah tersebut membentuk siklus yang terdiri dari perencanaan, tindakan, evaluasi, dan tindakan berikutnya (atau juga dikenal dengan siklus PDCA – Plan, Do, Check, Act). Nah, untuk tahu lebih lanjut tentang delapan langkah dalam Toyota Way, simak penjelasan berikut ini :
Langkah 1 Menentukan Masalah
Kita dapat mengidentifikasi masalah dengan memilih satu dari tiga cara berikut: menggunakan penyimpangan (dari standar), perbedaan kesenjangan antara kondisi yang diharapkan dengan kondisi aktual, dan kealpaan yang ditemukan dari kebutuhan pelanggan. Agar jelas, Anda harus melihat secara langsung kondisi di lapangan seperti apa sehingga Anda bisa mendapatkan detail untuk melakukan perbaikan.
Langkah 2 Uraikan Masalah
Setelah berhasil mengidentifikasi masalah, buat uraiannya secara rinci dan spesifik. Dalam proses ini, melakukan penguraian dari masalah utama akan lebih efektif dibanding harus mengatasi masalah kecil satu per satu.
Langkah 3 Menetapkan Target
Ada dua point penting disini, yaitu komitmen dan fokus. Tim harus menetapkan target yang menantang, tapi jangan melewati batas yang nantinya ke depan bisa membebani organisasi dan menghambat proses perbaikan.
Langkah 4 Menganalisa Akar Masalah
Ini adalah langkah kunci berhasil tidaknya suatu upaya penyelesaian masalah. Pasalnya, hasil analisa disini akan membantu organisasi menemukan faktor-faktor “sebenarnya” yang menjadi penyebab munculnya masalah. Kita diharuskan melihat setiap potensi yang menjadi akar penyebab masalah, dan memutuskan berdasarkan hasil analisa, artinya bukan hanya melihat dari data laporan.
Langkah 5 Mengembangkan Solusi
Dari hasil analisa, tim selanjutnya bisa mengembangkan solusi penyelesaian masalah, solusi disini sebaiknya muncul dari pemikiran semua anggota tim karena jika mengandalkan pemikiran satu orang saja maka solusi terbaik tidak akan didapat.
Langkah 6 Implementasi Solusi
Dalam tahap ini, kuncinya ada pada komunikasi karena ide dan inovasi semua anggota masih terus dibutuhkan mengingat kesalahan bisa saja muncul ketika pemecahan masalah dilakukan. Selain itu, ketekunan dan ketelitian juga dibutuhkan untuk mendorong implementasi berjalan dengan baik.
Langkah 7 Pantau Proses dan Hasilnya
Seperti kita ketahui bersama, selalu ada kemungkinan terjadi kesalahan dalam solusi pemecahan masalah. Untuk mengantisipasi, perusahaan disarankan untuk memiliki sistem yang bisa difungsikan sebagai peninjau sekaligus mampu memodifikasi solusi agar memberi hasil sesuai yang diharapkan.
Langkah 8 Standarisasi
Jika solusi dan semua proses terbukti berhasil, tentu perusahaan akan menggunakan proses baru tersebut sebagai standar baru yang juga akan disebarkan ke seluruh organisasi. Untuk itu, perusahaan perlu melakukan evaluasi semua proses yang telah dilakukan dan apa saja hal-hal yang berhasil dicapai, untuk kemudian menerapkannya kembali untuk menyelesaikan masalah di masa mendatang.