Gemba merupakan sebuah konsep di mana manajemen turun langsung ke “lapangan” untuk melihat secara langsung masalah sebenarnya yang sedang terjadi. Mengingat manfaat gemba yang sangat besar, Lean pun sangat merekomendasikan agar gemba dilakukan secara periodik dan terencana. Gemba juga harus memiliki kaidah-kaidah dan tujuan yang jelas sehingga waktu yang dihabiskan untuk gemba benar-benar memberi manfaat. Dalam hal ini, kita bisa menerapkan tiga hal berikut:
1. Tujuan
Setiap aktivitas dalam organisasi harus memiliki kejelasan tujuan. Disini pemimpin akan melihat apakah aktivitas dalam proses itu bersifat value added atau bukan. Apakah aktivitas itu akan merubah bentuk dan fungsi serta pelanggan bersedia membayarnya. Apakah setiap individu mengerti dengan jelas apa sasaran yang ingin dicapainya dalam pekerjaan hariannya. Apakah sasaran yang dicantumkan relevan dan align dengan tujuan perusahaan, dan sebagainya.
2. Problem Solving
Saat gemba pemimpin juga mendeteksi masalah yang terjadi di lapangan, bisa dengan melihat data yang ada, merasakan kondisi dan kesulitan proses, atau mendengar langsung masalah dari operator di lapangan. Pendeteksian masalah adalah langkah awal dalam melakukan improvement. Setelah masalah terdeteksi maka dilakukan upaya analisa untuk mencari sumber penyebab masalah. Disinilah aktivitas problem solving harian akan terjadi. Dan penyelesaian masalah di lapangan akan jauh lebih efektif karena langsung melihat kondisi fakta di lapangan.
3. Respect for People
Di dalam lean kita mengenal istilah “setiap pemimpin adalah guru”. Artinya diharapkan saat gemba terjadi aktivitas coaching dimana atasan akan mengajari bawahan bagaimana cara menyelesaikan masalah. Atasan akan melihat apakah masalahnya terletak pada kurangnya pengetahuan, kurangnya pemahaman, kurangnya skill, atau bahkan kurangnya motivasi dalam melaksanakan pekerjaan sehingga atasan bisa melakukan fungsi coaching disini. Mindset yang harus dipegang pemimpin saat gemba adalah “innocent people” yaitu meyakini bahwa masalah itu bukan disebabkan kesalahan orang. Sehingga bukannya langsung menyalahkan orang “who” tapi menggali akar masalah dengan “why”.
Perubahan paradigma ini yang penting dipegang atasan saat melakukan gemba. Mengingat tujuan yang ingin dicapai adalah “menyelesaikan masalah” bukan mencari “siapa pembuat masalah”. Sehingga akan digali apa kesulitannya apakah tidak mengerti, tidak paham, kurang training, sarana tidak tersedia, kesulitan proses, atau hal lain. Sehingga pilihan menghukum menjadi alternatif yang paling terakhir. Budaya respect for people ini juga mendorong orang untuk tidak menutupi masalah karena mengerti bahwa atasan tidak hanya menyalahkan tetapi membantu untuk mencarikan jalan keluarnya.