Dengan menggunakan konsep Lean, General Motors melakukan efisiensi dalam proses administratifnya yang membuahkan penghematan biaya dan sustainability. Image: yankodesign.com

General Motors (GM) adalah salah satu produsen mobil terbesar di dunia. Mereka mengadopsi dan menerapkan metode Lean Manufacturing yang digagas oleh Toyota sejak awal dekade 80-an. Pada tahun 1994, GM dan Toyota membentuk joint venture yang disebut New United Motor Manufacturing Inc., sebagai pionir yang mengimplementasikan metode Lean dalam perusahaan manufaktur otomotif untuk pertama kalinya di Amerika Serikat.

Hingga kini, GM terus menerapkan dan mengembangkan metode-metode Lean Manufacturing untuk membuat proses operasional mereka tetap efisien dan cost-effective. Salah satunya adalah implementasi pada bagian administrasi di departemen purchasing, untuk efisiensi proses administratif.

Aplikasi Metode Lean dalam Proses Administratif di Bagian Purchasing

Sebagai bagian dari budaya Lean di proses manufaktur GM, perusahaan tersebut kemudian menerapkannya untuk mengefisienkan proses administratifnya.

Salah satu kasusnya, tim purchasing GM mengedepankan persoalan mengenai proses Request for Quote (RFQ) yang dikirimkan kepada para supplier. Karea setiap RFQ harus memiliki daftar yang mendetail mengenai system requirement, RFQ yang dibuat tercetak memakan sangat banyak kertas, yang ketebalannya kira-kira mencapai ¾ hingga 6 inci.

Dengan menggunakan analisa value stream mapping (VSM), GM mengidentifikasi beberapa cara untuk mengurangi pemakaian kertas untuk keperluan RFQ. Pemakaian kertas berlebihan memang telah menimbulkan waste bagi GM. Bukan hanya biaya yang dikeluarkan untuk membeli lebih banyak kertas, tapi juga biaya yang dikeluarkan untuk keperluan printing dan packaging, misalnya tinta dan karton, juga energi yang digunakan untuk mengantarkan setiap dokumen RFQ kepada supplier potensial.

Solusi yang dikemukakan GM adalah mengubah proses RFQ kepada sistem yang berbasis elektronik. Sistem baru tersebut bukan hanya paperless dan ramah lingkungan, tapi juga menyelamatkan GM dari berbagai biaya tambahan dan waste yang ditimbulkan oleh pencetakan, pengemasan, dan biaya pengiriman untuk setiap dokumen RFQ.

Baca juga  Jurus Jitu Menjadi Pribadi yang Inovatif

Dengan menggunakan sistem berbasis internet, GM mampu meningkatkan efisiensi pada procurement sekaligus menurunkan biaya, menghemat waktu, serta mengeliminasi waste.

Dengan mendistribusikan RFQ secara elektronik, GM mengestimasi bahwa perusahaan akan mampu berhemat sekitar 2 ton kertas pertahunnya. Disamping keuntungan finansial, hal ini juga akan meningkatkan sustainability dalam proses administrasi GM.

Sumber: United States Environmental Protection Agency