Suatu pagi, seorang konsultan bisnis, sebut saja Mr. Bean, sedang memberikan seminar yang diadakan di hotel berbintang lima. Seminar tersebut berlangsung selama tiga hari. Pada saat coffee break di Hari Pertama, ia menghampiri meja dimana terdapat tiga buah dispenser minuman panas yang berjejer. Satu dispenser Teh, satu lagi dispenser Regular Coffee, dan satu lagi Decaf Coffee, yaitu kopi yang kafeinnya telah ‘dihilangkan’ dan bisanya menyisakan 1 persen dari jumlah awalnya. Dispenser Teh berada di kiri, Decaf Coffee di tengah dan Regular Coffee di sebelah kanan. Semua dispenser dilengkapi dengan label yang jelas dan besar. Tidak masalah.
Karena mengalami masalah kesehatan yang tidak memperbolehkan konsumsi terlalu banyak kafein, Mr. Bean-pun memilih Decaf Coffee sebagai teman makan camilannya pagi itu. Ia-pun kembali meneruskan sesi seminarnya setelah coffee break selesai.
Pada Hari Kedua, ketika waktu coffee break tiba, Mr. Bean kembali menghampiri meja tempat dispenser minuman panas berada. Ia hendak mengambil kopi Decaf, namun ternyata staf hotel telah mengatur dispenser dalam urutan yang berbeda. Kali ini Teh di sebelan kanan, Regular Coffee di tengah dan Decaf di kiri.
Mr. Bean berpikir, mengapa mereka tidak menetapkan standar lokasi dispenser? Apakah itu sangat sulit? Bagaimana jika peminum kopi Decaf tidak memperhatikan dan mengambil kopi dari tempat yang sama seperti Hari Pertama? Tentu bisa saja terjadi masalah kesehatan, atau masalah tekanan darah, tergantung “error” yang menjadi kecenderungan si peminum kopi.
Setidaknya, label yang ada tetap jelas dan benar. Namun, jika terjadi salah ambil, apakah Anda akan menyalahkan si peminum kopi karena “tidak memperhatikan” dan tidak membaca label? Atau apakah ini merupakan kesalahan sistemik? Hmmm…
Pada Hari Ketiga, konfigurasi kopi dan teh kembali sama seperti Hari Pertama.
Sebagai praktisi di bidang Lean, tentu Anda memahami pentingnya standardisasi. Poin inilah yang juga diperhatikan dalam konsep 5S (penataan area kerja) dan Poka Yoke (error proofing). Semua disusun untuk meminimalisir kesalahan; memperkecil kesempatan terjadinya error. Di “pabrik” ideal kita, mesin pembuat kopi single cup (batch kecil) selalu ada di tempat yang sama setiap hari.***