negotiation supplier

(Cut the Right Cost – Bagian 4)

Proses negosiasi adalah proses penting dalam supply chain saat perusahaan sedang mencari cara untuk mengurangi pengeluaran mereka. Ini berarti bahwa tim atau divisi pembelian harus menegosiasikan harga yang lebih baik dengan pemasok sambil pada saat bersamaan mempertahankan atau meningkatkan kualitas dari bahan yang mereka beli ini. Dulu, perusahaan cenderung memiliki jumlah pemasok yang sangat banyak yang malah membuat perusahaan tidak memiliki waktu dan sumber daya yang cukup untuk bernegosiasi dengan pemasok mereka. Kini, situasi mulai berubah, dimana perusahaan mulai me-rasionalisasi jumlah pemasok dan lebih menyukai hubungan dan perjanjian jangka panjang. Kondisi ini memungkinkan kita memiliki kemampuan untuk menegosiasikan harga secara signifikan.

Negosiasi dengan pemasok Anda tidak selalu berarti bahwa kita hanya fokus pada harga termurah, walaupun ini seringkali menjadi fokus utama dari negoasiasi. Kita juga mungkin ingin menegosiasikan faktor-faktor lain seperti waktu pengiriman, term of payment atau kualitas barang.

“Terkadang, menegosiasikan Term of Payment saja dapat memberikan impact 0.5-5% dari total harga pembelian setahun. Misalnya, opsi untuk membayar di awal dengan menegosiasikan potongan harga pembelian 3%, jika perusahaan kita memiliki cash berlebih,” menurut Rifki Rizal, konsultan senior SSCX International, “atau menegosiasikan Term of Payment 30 hari lebih lambat, bisa berarti penghematan 0.5% dari nilai total pembelian kita dengan hanya mengacu pada suku bunga 6% per tahun”.

Berdiskusi dengan pemasok kita untuk menentukan bagaimana menurunkan biaya adalah salah satu cara yang perlu ditempuh. Pengalaman dan pengetahuan pemasok untuk bahan atau material yang mereka sediakan adalah aset penting yang harus Anda manfaatkan. Ini jarang dimanfaatkan oleh perusahaan, padahal seringkali asumsi yang digunakan kita dalam membeli material tidak selalu benar dan mungkin saja ada solusi yang lebih murah.

Beberapa hal yang disarankan oleh Rifki terkait bagaimana bekerja sama dengan pemasok untuk kemudian dapat menurunkan biaya material kita adalah:

  • Meningkatkan efisiensi pemasok dengan meningkatkan jumlah pesanan kita. Kita dapat menurunkan jumlah pemasok sambil tetap memperhatikan strategi multi-sourcing, sehingga pemasok saat ini dapat meningkatkan utilisasinya dan menurunkan biaya mereka.
  • Membantu pemasok menurunkan biaya. Jika kita memiliki kompetensi ini, ada baiknya kita membantu mereka lewat dukungan kemampuan problem solving sehingga mereka dapat lebih efisien dan tentu saja dapat menurunkan harga jual ke kita tanpa mengurangi keuntungan mereka.
  • Memperhatikan nilai tukar mata uang. Fluktuasi mata uang adalah faktor penting dalam proses pembelian material. Salah satu strategi untuk mengelola fluktuasi dan resikonya adalah dengan hedging.

Selain kerja sama dengan pemasok tersebut, strategi yang kerap digunakan oleh perusahaan adalah multi-sourcing. Selain memperkecil resiko (lihat kejadian tsunami dan gempa di Jepang yang meluluh-lantakkan beberapa pabrik pemasok Toyota yang kemudian mengganggu supply Toyota), multi-sourcing juga sangat berperan dalam menciptakan kompetisi antar pemasok. Kompetisi antar pemasok biasanya dapat menekan harga jual mereka dan secara langsung menurunkan biaya material.

Akan tetapi, menurut Rifki, “Fokus perhatian memang pada biaya material yang lebih rendah, tetapi fokus pada kualitas dan kebersinambungan suplai adalah faktor lain yang harus diintegrasikan dalam cara berpikir kita atas biaya suplai material”.