FMEA adalah sebuah tool powerful yang biasa digunakan pada proyek berbasis Lean di industri manufaktur. Bagaimana jika FMEA diimplementasikan di lingkup transaksional? Baca pembahasannya disini dan simak studi kasus berikut:

Studi Kasus FMEA di Lingkup Transaksional

Sebuah proyek di departemen proses transaksi baru saja selesai. Proyek tersebut bertujuan untuk memangkas cycle time dan mengurangi cacat. Dalam fase Analyze pada siklus DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control), tim mengidentifikasi beberapa akar masalah (root causes), diantaranya duplikasi pekerjaan, hand-off berlebihan, dan aktifitas non-value-added yang signifikan (seperti mengisi formulir untuk departemen lain).

Pada fase Improve, tim mengidentifikasi perubahan yang dapat dilakukan untuk menghilangkan aktifitas non-value-added dan mengurangi hand-off, dan mengembangkan ide untuk beberapa pekerjaan yang akan mengurangi defect. Sebelum tim meluncurkan pilot untuk solusi yang mereka implementasikan, Black Belt yang bertanggung jawab untuk proyek menyarankan tim melakukan FMEA pada prosedur yang telah dirancang ulang tersebut.

Ketika melakukan analisa FMEA, tim menemukan salah satu langkah yang ingin mereka hilangkan dari proses (karena dianggap non-value-added) ternyata merupakan input yang penting bagi departemen keuangan di perusahaan. Departemen keuangan membantu memastikan bahwa kontrol yang digunakan untuk meminimalisir resiko yang dihadapi perusahaan ketika memproses transaksi). Implementasi proses baru yang dirancang oleh tim akan membuat pekerjaan bagian keuangan terganggu dan perusahaan bisa jadi harus menghadapi resiko yang signifikan berkaitan dengan transaksi.

Dengan terkuaknya potensi masalah sebelum program diluncurkan, tim bisa memodifikasi solusi sehingga pekerjaan departemen keuangan bisa berjalan seperti biasa, namun dengan cara yang lebih teratur dan efisien, dan tetap mampu memenuhi target asal dari proyek tersebut.

Titik-titik Penggunaan FMEA

Dengan studi kasus diatas, kita mendapat gambaran yang menunjukkan bahwa FMEA adalah ide yang baik ketika perusahaan ingin mengaplikasikan perubahan di area kerja. Pada umumnya, FMEA dapat digunakan selama atau pada akhir proyek DMAIC atau DFSS (Design for Six Sigma). Ilustrasinya sebagai berikut:

  • Di awal proyek, FMEA dapat membantu tim menciptakan lingkup perbaikan dengan mendefinisikan tipe-tipe kesalahan dan mempersempit fokus kepada tipe masalah tertentu.
  • Pada fase Improve, FMEA dapat membantu mengungkap potensi masalah yang memberikan konsekuensi negatif. Pada tahap ini, tim dapat mengimplementasikan solusi sesuai dengan potensi masalah, sehingga pencegahan dapat dilakukan sedini mungkin.
  • Pada fase Control, FMEA membantu mengidentifikasi langkah-langkah yang diperlukan untuk memastikan kesalahan tidak akan terjadi di masa depan.

Yang perlu diingat ketika melaksanakan FMEA, buatlah sesederhana mungkin. Anggap saja FMEA sebagai brainstorming yang lebih terstruktur, karena masing-masing anggota tim akan memikirkan potensi kesalahan yang sebelumnya tidak pernah terpikirkan.

Kumpulkanlah orang-orang yang berasal dari area kerja dan disiplin lain. FMEA akan berjalan dengan baik di lingkungan yang cross-functional. Adanya seorang ahli untuk subyek yang spesifik adalah kritikal.***