Ketika menjalankan proyek perbaikan proses, data merupakan unsur penting untuk memahami situasi, menganalisa persoalan, mengendalikan proses, mengambil keputusan, dan membuat rencana. Memahami bagaimana menyusun Data Collection Plan atau rencana pengumpulan data adalah kunci sukses keberhasilan proyek perbaikan yang dijalankan.

Para Black Belt dan praktisi Lean Six Sigma lainnya, yang memimpin proyek berbasis DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) harus membuat dan mengembangkan Data Collection Plan untuk mengumpulkan data di fase ‘Measure’. Ada beberapa langkah krusial yang harus dijalankan dan komponen-komponen yang harus diperhatikan, agar proses pengumpilan data dan sistem pengukuran lebih stabil serta dapat diandalkan.

Komponen dan Fase Pengumpulan Data

Dengan memperhatikan semua langkah dan komponen, data dan pengukuran akan bisa digunakan untuk menunjang analisa yang akan dilakukan di fase ‘Analyze’. Simak komponen Data Collection Plan berikut:

1)     Stratifikasi Data – Menangkap dan menggunakan karakteristik untuk memilah data ke dalam kategori yang berbeda atau dikenal juga dengan sebutan “slicing the data”. Tujuannya adalah untuk memunculkan pola-pola kecurigaan untuk investigasi.

2)     Definisi Operasional – penjelasan yang lengkap dan tepat yang menceritakan tentang makna atau arti dari karakter yang akan kita ukur, termasuk bagaimana kita mengukurnya. Definisi operasional penting untuk menghilangkan variasi pengukuran yang terjadi karena ketidak pahaman pengumpul data tentang bagaimana data dikumpulkan.

3)     Sumber Data – Pertimbangkan penggunaan data lama atau baru.  Ambil keuntungan dari arsip data atau pengukuran yang telah dilakukan untuk mempelajari output, proses dan input. Namun perlu diingat bahwa apakah data yang ada sesuai dengan definisi operasional? mewakili proses, grup? cukup untuk dianalisa? Dikumpulkan dengan kesesuaian sistem pengukuran? Jika tidak maka diperlukan pencatatan data baru.

Baca juga  3 Alasan Kenapa 5S Selalu Gagal Setelah 2 Bulan

4)     Cara Mengumpulkan Data – Checksheet atau lembar pengumpul data merupakan alat bantu untuk memudahkan pengumpulan data secara sistematis. Ada berbagai jenis checksheet tergantung penggunaannya, seperti frekuensi, lokasi, konfirmasi, dan lainnya, yang perlu diperhatikan adalah desain checksheet harus robust, mudah dipahami pengambil data, dan menghasilkan data yang konsisten meskipun diambil oleh orang yang berbeda.

5)     Pengumpul Data – Seorang pengumpul data harus memahami proses, tidak mempunyai potensi bias seperti konflik kepentingan terhadap data yang diambil, atau motif keuntungan. Kolektor wajib dilatih bagaimana data ditabulasi dan mengerti betul tentang definisi operasional sebelum diperbolehkan untuk praktek.

6)     Waktu Pengumpulan – Waktu pengumpulan sample ditentukan oleh tujuan pengambilan sample sendiri. Perhatikan apakah siklus waktu mempengaruhi hasil pengukuran.

7)     Ukuran Sampel – Dalam pengambilan sampel, pertimbangkan tiga hal berikut:

  • Waktu – Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk pengambilan sample?
  • Biaya –  Berapa banyak biaya dan sumber daya yang harus dihabiskan untuk mengambil sample?
  • Akurasi – Berapa tingkat akurasi yang diinginkan?
  • Metode – Sampling dibedakan menjadi dua, yaitu:
  1. Random – Pendekatan terbaik untuk situasi populasi. Gunakan tabel angka random atau fungsi random dalam Excel atau software lainnya, atau menggunakan angka “perkiraan”.
  2. Sistematik – Paling praktis dan tidak bias dalam situasi proses. “Sistematik” berarti kami memilih setiap n unit atau mengambil sampel pada waktu tertentu setiap hari. Resiko bias muncul ketika waktu sampel sesuai dengan pola dalam proses.

Berikut adalah fase-fase yang bisa dibahas pada aktifitas Data Collection Plan:

Fase Pra-Pengumpulan Data

  • Identifikasi dan jabarkan target dan tujuan pengumpulan data dengan jelas.
  • Raih pemahaman dan persetujuan atas definisi dan metodologi operasional pengumpulan data.
  • Pastikan kemungkinan pengulangan, reproduksi, akurasi dan stabilitas pengumpulan dan pengukuran data.
Baca juga  Kenapa Akar Masalah Selalu Sama Tapi Nggak Kelar?

Fase Pengumpulan Data

  • Ikuti proses pengumpulan data dengan patuh.

Fase Post Pengumpulan Data

  • Laksanakan penggunaan data yang telah dikumpulkan.

Simak pembahasan mengenai langkah-langkah menyusun Data Collection Plan disini.