SHIFT SSCX Artikel konsultan Embya

Oleh: Embay Syuwanda
Senior Consultant SSCX International

 

Pernahkah Anda melihat barang yang masih berupa raw material yang baru datang disimpan diluar area gudang disebabkan karena gudang penuh dan justru malah barang-barang dead stock yang disimpan di dalam gudang? Atau staff purchasing menjemput barang yang dibutuhkan produksi ke suplier agar line produksi tidak berhenti, atau gudang Finish Goods tidak pernah kosong karena sisa produksi yang luar biasa banyak? Atau bahkan kontainer menginap karena barang belum siap, atau staff purchasing bolak balik revisi PO karena adanya permintaan perubahan tanggal pengiriman oleh customer, atau seringnya PPIC merevisi jadwal produksi karena ada order sodokan, ataupun overtime yang tidak terkontrol?

Sering kali ditemui program-program improvement tidak berjalan optimal dan tidak konsisten karena supervisor ataupun manajer kesulitan dalam membagi waktu antara mengerjakan tugas rutin ataupun menjalankan program improvement. Supervisor atau manajer kehilangan fokus dalam menjalankan program improvement karena sering terjadinya masalah di produksi, umumnya mereka sangat sibuk menyelesaikan masalah dengan menjadi pemadam kebakaran. Ada ungkapan ajaib yang seolah menjadi kesepakatan bersama yaitu “yang penting pengiriman tercapai“ sampai akhirnya root cause dari masalah yang sebenarnya justru luput dari tindakan perbaikan.

Banyak dari pimpinan perusahaan hanya fokus pada penjualan dan hanya sedikit yang memiliki ketertarikan dan mau meluangkan waktu untuk mencari tahu apa penyebab dari keruwetan tersebut.

Jika Anda pernah mengalami beberapa hal yang disebutkan di atas, semoga pengalaman yang saya tulis ini bisa menjadi referensi awal untuk Anda semua dalam memulai program improvement.

Dari hasil analisa yang dilakukan dibeberapa perusahaan baik itu ketika saya masih bekerja ataupun saat membantu di beberapa perusahaan sebagai consultant, di beberapa industri, seperti otomotif, tekstil, furniture, packaging, ataupun consumer goods. Dan dari hasil analisa, saya menemukan banyaknya kesamaan masalah yang ditemui yaitu tidak adanya perencanaan yang terintegrasi mulai saat penerimaan order, perencanaan material, perencanaan kapasitas sampai dengan pengiriman.

Dari sekian banyak perusahaan yang saya amati ada satu perusahaan yang bisa dijadikan referensi bagaimana suatu perubahan kalau direncanakan dengan baik, menggunakan metode yang tepat serta dilakukan dengan serius sesungguhnya akan memberikan dampak yang luar biasa.

Baca juga  Bagaimana Memotivasi Pekerja di Masa Sulit?

Disebuah perusahaan dengan orientasi produk 100% ekspor sebutlah perusahaan A, memiliki karyawan sejumlah 2400-an orang. Saat itu dengan komposisi 90% kontrak dan 10% permanen, meskipun demikian dengan banyaknya jumlah orang tetap saja perusahaan tersebut sulit untuk mencapai on time delivery 100%, ditambah lagi overtime yang tidak terkontrol. Setiap hari ada saja masalah yang terjadi entah masalah material, kualitas dan output produksi yang tidak sesuai dengan rencana, dan repotnya staff HRD dalam menyiapkan calon pengganti karyawan baru yang habis 2 kali masa perpanjangan kontrak, belum lagi gudang penyimpanan yang penuh, baik untuk raw material ataupun untuk Finished Goods, staff PPIC yang bolak balik melakukan revisi jadwal produksi.

Singkat cerita setelah dilakukan perbaikan yang dipimpin langsung oleh CEO perusahaan tersebut ada beberapa hal-hal menarik yang dapat dijadikan pelajaran yaitu jumlah pekerja berkurang drastis dari 2300 menjadi 1500 orang, hari kerja dari 6 hari menjadi 5 hari dengan tingkat pencapaian on time delivery 100%,  waktu pengiriman selesai, gudang finished goods menjadi kosong serta hal lain adalah jadwal produksi yang relatif fix untuk 1 bulan ke depan meskipun sering kali terjadi customer meminta perubahan jadwal pengiriman.

Beberapa improvement penting yang dilakukan:

  1. Melakukan identifikasi kapabilitas, dan memastikan perusahaan hanya mengerjakan order untuk produk yang secara teknis sudah sangat dikuasai teknik prosesnya, tujuannya adalah untuk mencapai kestabilan di produksi baik untuk aspek kualitas maupun produktivitas.
  1. Melakukan identifiksi produk berdasarkan family process, untuk mengoptimalkan performance dari proses.
  1. Mengoptimalkan dan mengintegrasikan sistem perencanaan produksi mulai dari sales forecast, penerimaan PO, perencanaan material, perencanaan kapasitas produksi, jadwal produksi, sampai dengan jadwal shipment. Tujuannya adalah untuk memastikan produk yang dihasilkan dapat dikirim 100% tepat waktu, meskipun dari sisi customer sering terjadi perubahan tanggal pengiriman, jumlah quantity order per SKU yang cenderung semakin sedikit. Dari aktivitas ini dampak langsungnya adalah sebagai berikut:
  • Jumlah persediaan yang optimal baik raw material ataupun finished goods sehingga berpengaruh langsung terhadap cash flow.
  • Jadwal produksi tidak perlu direvisi berulang-ulang sehingga persiapan untuk kegiatan produksi jadi lebih maksimal.
  • Pekerjaan staff purchasing jadi lebih effisien, aktivitas melakukan revisi PO jauh berkurang.
  • Penggunaan material berkurang baik untuk material utama ataupun material pendukung dikarenakan pada saat perencanaan sudah diperhitungkan betul jumlah yang harus diproduksi.
  1. Melakukan otomasi dengan menggunakan teknologi yang tepat dengan fokus pada proses yang menggunakan banyak tenaga kerja.
  1. Implementasi 5S dengan tujuan membangun budaya disiplin untuk seluruh karyawan.
Baca juga  Inilah Empat Faktor Penyebab Kegagalan Para Pemimpin

Kesimpulan dari artikel ini adalah performance dalam hal ini on time delivery, produk yang berkualitas, produktivitas yang tinggi, akan terjadi bila proses benar-benar direncanakan dengan baik, didukung oleh kondisi proses yang stabil serta dikerjakan oleh orang-orang yang berdisiplin tinggi.***