Dalam artikel ini kita akan membahas salah satu tool DMAIC yang berperan signifikan terhadap kesuksesan perbaikan proses, yaitu fishbone diagram.
Fishbone diagram juga dikenal sebagai “The Cause & Effect (C&E) diagram”. Diagram ini merupakan alat terstruktur untuk melakukan brainstorming, yang secara khusus dibuat untuk membantu tim mengidentifikasi potensi penyebab masalah. Beberapa orang juga menyebut tool ini sebagai diagram Ishikawa, sesuai dengan nama pencetusnya Dr. Kaoru Ishikawa. Nama fishbone berasal dari tampilan diagramnya (berbentuk fishbone).
Diagram ini akan sangat efektif untuk menganalisa masalah proses ketika ada banyak kemungkinan penyebab masalah. Tujuannya adalah untuk menemukan “sebab-sebab” dan akhirnya menentukan tindakan korektif atau perubahan proses yang diperlukan. Teknik ini dapat memakan waktu, tetapi sangat bermanfaat karena bisa mencatat semua faktor yang mungkin menjadi penyebab masalah, sehingga dapat didiskusikan, dievaluasi, dan diprioritaskan.
Untuk memulai, tim harus menyatakan masalahnya. Masalah atau efek tersebut kemudian akan ditampilkan di bagian kepala ikan. Kemungkinan penyebab yang muncul dijabarkan pada “tulang-tulang” kecil yang biasanya dibagi menjadi 5 kategori (4M + 1E), yang masing-masing bercabang menjadi penyebab sekunder. Lima kategori utama tersebut antara lain:
- Man (Orang)
Masalah ini menyangkut semua penyebab yang disebabkan oleh manusia. Ada atau tidaknya komunikasi yang baik, paham atau tidaknya para karyawan terhadap pekerjaan mereka, apakah karyawan yang terlibat adalah karyawan yang cukup berpengalaman dan terlatih, dan lain sebagainya.
2. Machine (Mesin)
Masalah ini menyangkut semua yang berkaitan dengan fungsi dari mesin, peralatan, proses instalasi dan komputerisasi. Apakah mesin yang digunakan cukup aman, apakah mesin yang digunakan telah memenuhi persyaratan, apakah semua peralatan dan mesin tersebut dapat diandalkan, dan lain sebagainya.
3. Material (Bahan)
Masalah ini berhubungan dengan bahan, termasuk di dalamnya bahan baku, produk setengah jadi, dan bahan yang habis dipakai. Apa dasar yang menjadi kualitas dari cara yang digunakan, banyak sedikitnya bahan yang dibutuhkan, tahan atau tidaknya bahan yang digunakan terhadap pengaruh eksternal, dan lain sebagainya.
4. Method (Cara)
Kategori ini mencakup investigasi apakah terdapat kemungkinan penyebab masalah dapat ditemukan dalam cara kerja, apakah proses-proses kerja yang dilakukan sudah memadai, bagaimana bekerjasama yang baik, bagaimana semua karyawan dan divisi dalam perusahaan berkomunikasi, dan lain sebagainya.
5. Environment (Lingkungan)
Masalah ini berkaitan dengan tempat dan lingkungan kerja. Baik itu karena tidak memperhatikan kebersihan, lingkungan kerja yang tidak kondusif, kurangnya lampu penerangan, ventilasi yang buruk, bising, dan lain sebagainya.
Agar tidak bingung, berikut adalah penjelasan rinci terkait langkah-langkah apa saja yang harus dilakukan tim dalam analisis Fishbone:
- Menyepakati Pernyataan Masalah
Langkah awal yang harus diikuti adalah menyepakati pernyataan masalah (problem statement). Problem Statement ini juga disebut sebagai “effect” yang divisualisasikan seperti “kepala” atau “mulut” ikan. Uraikan masalah sejelas dan sespesifik mungkin.
- Mengidentifikasi Kategori-kategori yang Ada
Menemukan, mengidentifikasi, dan kemudian menyetujui kategori utama penyebab munculnya masalah. Kategori utama yang termasuk misalnya faktor alat atau supply, faktor lingkungan, faktor aturan, kebijakan dan prosedur, dan faktor staf. Tahap ini digambarkan sebagai cabang dari panah utama yang menuju ke kepala ikan.
- Menemukan Sebab-sebab yang Potensial
Brainstorming semua kemungkinan penyebab masalah yang ada. Keluarkan kalimat pertanyaan “mengapa hal ini terjadi” karena setiap ide yang diberikan akan dituliskan pada salah satu cabang dari kategori yang sesuai. Tahap ini divisualisasikan sebagai “tulang” kecil yang bercabang dari “tulang” cabang dalam diagram. Penyebab atau ide yang muncul dapat ditempatkan pada beberapa kategori jika memang mempunyai lebih dari satu hubungan.
- Menelaah dan Menyepakati Sebab-sebab yang Paling Mungkin
Tanyakan kembali “mengapa” pada setiap penyebab yang telah dituliskan, kemudian telaah dan kaji kembali pada setiap sebab yang paling mungkin yang telah disepakati. Pertanyaan “mengapa” yang dilakukan berulang kali akan menghasilkan tingkat yang lebih dalam dari penyebab yang muncul. Hal ini nantinya akan membantu perusahaan untuk menemukan masalah utama sebagai akar penyebab yang akan membantu mencegah munculnya kembali masalah di masa depan.