Perusahaan membutuhkan komitmen dari seluruh stakeholder sehingga rencana perbaikan bisa berjalan lancar sampai dengan implementasinya. Stakeholder disini adalah siapapun, baik sebagai individu atau kolektif seperti organisasi, yang terlibat dengan aktivitas bisnis. Mereka bisa saja pelanggan, karyawan, supplier, finance, regulator, pemegang saham, dan mereka semua adalah penting.
Seringnya, Anda tidak selalu terlibat langsung dengan mereka ketika mengembangkan strategi untuk bisnis Anda. Kurangnya kesadaran atau pemahaman yang lebih luas dapat mengakibatkan interaksi negatif dari satu atau banyak pihak, terutama jika perubahan yang akan Anda implementasikan menyenggol proses mereka. Jika ini terjadi, Anda bisa memilih satu dari dua kemungkinan berikut : berhenti atau ambil tantangan.
Oleh karena itu Stakeholder Mapping Plan menjadi tool penting bagi organisasi sebagai langkah preventif memulai proyek perbaikan. Tool ini akan membantu perusahaan menentukan siapa saja yang berpengaruh dalam keberhasilan proyek dan siapa saja yang terlibat meskipun kurang berpengaruh. Analisa dan pemetaan ini akan mendorong Anda menuju goals proyek dengan lancar karena tidak melibatkan orang-orang atau pihak yang menghambat.
Dalam Stakeholder Mapping Plan, orang akan dibedakan menjadi tiga tipe, dinilai berdasarkan pengaruh dan respons mereka terhadap proyek perbaikan. Ketiga tipe tersebut adalah Tipe Opposite, Tipe Netral, dan Tipe Support.
- Tipe Opposite
Adalah orang yang sangat keberatan dengan diadakannya proyek improvement. Hal ini dipengaruhi oleh beberapa faktor, seperti tidak percaya dengan target yang direncanakan akan bisa dicapai, atau karena memiliki kepentingan sendiri di dalam departemennya sehingga merasa tidak perlu ada yang diubah, atau lain sebagainya. Menghadapi tipe ini, Anda perlu rencana komunikasi yang sifatnya hari-hati. PIC yang berperan sebagai komunikator yang berhadapan langsung dengan tipe ini wajib mempunyai kapabilitas yang tinggi, karena salah sedikit saja mereka bisa memaksa Anda menghentikan proyek.
2. Tipe Netral
Orang ini cenderung tidak ingin memberi dukungan dan juga tidak menolah dengan rencana proyek perbaikan. Alasannya, mereka tidak terkena dampak proyek secara langsung atau karena proyek tersebut tidak akan bersinggungan langsung dengan proses mereka. Anda masih bisa menjadikan mereka menjadi tim support, syaratnya Anda harus bisa membuat komunikasi yang baik dengan mereka. Anda perlu memiliki rencana komunikasi yang sangat detail, dan terus dimonitor agar berjalan sesuai rencana.
3. Tipe Support
Adalah orang yang bersedia menjadi buy-in person dalam proyek. Mereka memiliki semangat dan kemauan besar untuk mendukung setiap upaya perbaikan. Oleh karena itu Anda perlu intens melakukan komunikasi dengan mereka, baik itu membicarakan progress ataupun quick win yang sudah dicapai dalam proyek perbaikan.
Stakeholder Mapping Plan dan rencana komunikasi harus dibuat dalam waktu bersamaan, yaitu pada saat proyek akan dijalankan. Hal ini untuk memitigasi risiko yang mungkin terjadi dalam proyek improvement. Biasanya, pemimpin proyek bisa mengidentifikasi siapa saja yang berada di tim oposisi seiring berjalannya proyek dan mereka juga menjalankan rencana komunikasi secara konsisten. Jika masih menjadi hambatan, pemimpin proyek bisa menjalankan proses eskalasi kepada Champion mereka atau bisa langsung ke jajaran BoD (Board of Directors). Proses eskalasi yang dilakukan pun harus mengacu pada data-data dan kejadian yang terdokumentasi secara valid, ini untuk menghindari debat kusir yang bisa mengurangi fokus dari proyek improvement itu sendiri.
Di beberapa kasus, tim support hanya diisi oleh BoD nya saja, sementara para middle manajemen yang menjadi sponsor menjadi tim oposisi. Tentu, ini menjadi tantangan besar bagi para pemimpin proyek untuk bisa mendapatkan quick win sebagai amunisi yang dapat diberikan secara cepat kepada middle manajemen agar mereka bisa berubah menjadi tim support. Karena sekali lagi, proyek improvement sering disebut sebagai momentum pembuktian untuk orang-orang dengan tipe opposite. Jadi jangan harap mereka mau buy-in proyek Anda, sebelum Anda bisa memberi pembuktian. Namun, ada juga tipe opposite yang masih belum puas meskipun kita sudah memberikan quick win. Mereka ingin lebih dulu melihat keberhasilan proyek secara total dan ingin memastikan bahwa improvement tersebut bisa sustain.
Sampai disini cukup jelas, bukan? Mengapa faktor “orang” bisa sangat berpengaruh bagi proyek, terlebih jika orang tersebut memiliki pengaruh tinggi di dalam organisasi. Oleh karena itu, para pemimpin proyek harus berkonsentrasi penuh dengan hal ini, harus bisa memberikan penekanan bahwa proyek improvement yang sedang berjalan ini akan memberikan dampak langsung dan tidak langsung bagi bisnis secara keseluruhan. Jadi tidak hanya bersifat fungsional.
Dalam proyek improvement kita seringkali mendengar kata “SILO”. Terminologi ini sebenarnya tidak melekat pada organisasinya, namun lebih kepada system thingking dimana banyak individu hanya berfikir dengan KPI nya masing-masing, membangun pemikiran sempit tentang bagaimana mencapai KPI individu atau KPI departemen dan mengabaikan hal yang lebih besar, yaitu KPI perusahaan secara menyeluruh. Inilah yang kita sebut sebagai SILO Thinking. Perusahaan harus bisa membebaskan diri dari kecenderungan “silo”atau berpikir isolatif. Selama ini cara berpikir isolatif menyebabkan perusahaan berjalan tak efektif dan cenderung kontraproduktif. Cara paling efektif untuk keluar dari jebakan ini adalah menerapkan komunikasi secara terbuka antarbagian, departemen dan divisi dalam perusahaan.
Proses mengenal tipe-tipe orang ini bisa dilakukan di awal pada saat menyusun proyek dan juga pada saat proses implementasi. Karena proses bisnis yang baru sudah dijalankan, dan mungkin dijalankan di area proses departemen lain, maka seringkali terjadi miss communication yang bisa mengakibatkan proyek mangkrak.
Dalam studi proyek improvement, dikenal kata ‘SMART’ akronim dari Specific, Measureable, Attainable, Relevant dan Timebound. Mengenai timebound, waktu paling efektif dalam menjalankan proyek adalah selama 3 hingga 4 bulan selesai, dan masuk ke dalam tahapan proses control. Ini akan terjadi jika pemimpin proyek membuat stakeholder mapping plan dan rencana komunikasi yang sangat baik. Sehingga proyek mulai dari perencanaan hingga proses implementasi tidak menemui hambatan dari orang-orang yang memiliki pengaruh. Sebaliknya, tanpa dua tools ini proyek bisa mangkrak atau mundur dari tenggat waktu yang telah ditentukan, bisa selesai tapi perlu satu atau dua tahun lagi. Dan yang terburuk adalah proyek tersebut sama sekali tidak bisa dilanjutkan.