Tahukan Anda apa saja yang dibutuhkan untuk dapat menciptakan perbaikan dan peningkatan yang berkelanjutan?

Operational excellence telah menjadi metodologi yang diadopsi oleh hampir semua sektor industri untuk mendorong organisasi melakukan perbaikan terus menerus di semua bagian dalam perusahaan, termasuk  memastikan bahwa kinerja mereka sustain atau bahkan melebihi yang terbaik yang pernah dilakukan.

Tidak sedikit organisasi yang telah mengimplementasikan fungsi-fungsi dari operational excellence dan program dengan skala besar sebagai acuan, sebagai rancangan yang dipelihara dan dipertahankan. Sisanya memutuskan untuk mengambil satu pendekatan yang lebih sederhana, yang pada kenyataannya cenderung kurang terprogram dengan baik karena lebih terfokus pada proyek-proyek individu. Namun, terlepas dari model-model yang digunakan, keunggulan operasional adalah selalu tentang ‘perubahan yang dilakukan secara terus menerus dan berkelanjutan untuk menjadi lebih baik’. Atau, dalam bahasa lean, disebut KAIZEN.

Karena kebanyakan dari kita peka terhadap literatur dan juga selalu belajar dari pengalaman yang telah kita alami, suatu kepemimpinan yang aktif menjadi faktor penting untuk mewujudkan keberhasilan setiap upaya perubahan manajemen yang signifikan dan berkelanjutan.

Namun, yang terjadi adalah dukungan manajemen yang kurang terorganisir muncul sebagai satu kendala besar bagi upaya perbaikan organisasi. dalam survei mengenai keunggulan operasional di industri farmasi, sebesar 68% responden menunjukkan bahwa top dan middle manajemen adalah ‘hambatan terbesar untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas dalam organisasi’ dalam perusahaan.

Organisasi mempelajari kemudian menerapkan identifikasi dan eliminasi tujuh jenis pemborosan (7 Waste) yang awalnya berhasil diidentifikasi oleh Taichii Ohno yaitu cacat produk, kelebihan produksi, menunggu, transportasi, gerakan, kelebihan proses, juga inventori. Ketujuh pemborosan tersebut sangat amat bersifat ‘operasional’ di alam dan dapat dengan mudah diidentifikasi dengan cara memanfaatkan semua tools dari keunggulan operasional sebaik mungkin, misalnya 5S, VSM, dan lainnya.

Baca juga  Inilah 7 Persamaan Lean dengan Pengobatan Tiongkok

Nah, yang terkadang luput dari perhatian organisasi adalah bahwa untuk dapat mengidentifikasi juga mengeliminasi ketujuh pemborosan tadi dengan lebih baik ternyata memerlukan satu landasan yang kuat yang berasal dari pemimpin organisasi, adalah change leadership yang aktif dan efektif. Hal ini sering diindikasikan dengan menunjukkan perilaku yang mendukung tenaga kerja dan semua upaya yang dilakukan untuk dapat mendefinisikan dan menerapkan perubahan. Misalnya, menjadi panutan merangkap guru yang baik, dan menyediakan waktu khusus untuk berkomunikasi dengan tim.

Selain itu, juga terdapat hal yang tidak kalah pentingnya untuk dapat menciptakan change leader yang efektif, yaitu pembentukan dan pengelolaan sistem untuk memastikan bahwa semua yang dibutuhkan dalam mencapai kepemimpian efektif telah sepenuhnya terpenuhi. Hal ini didasari oleh kemauan dan kemampuan pemimpin sebagai individu dan juga sebagai kelompok.

Konsep ini – meskipun mudah dan sederhana – tampaknya menjadi tantangan tersendiri bagi para pemimpin. Kebanyakan mereka telah terpaku dalam zona nyaman yang telah mereka jalani selama bertahun-tahun, dan ketika datang suatu perubahan, hal tersebut menjadi satu ketakutan tersendiri.

Selain itu, pemimpin harus melihat organisasi sebagai pelaku dari seperangkat fungsi bisnis secara keseluruhan, bukan pada satu fungsi saja. Hal ini, pada gilirannya akan membutuhkan sosok pemimpin untuk berkolaborasi di seluruh fungsi tersebut dan juga berupaya untuk mewujudkan kebaikan yang lebih besar dari organisasi secara keseluruhan, sekali lagi, bukan fungsi.

Pemimpin senior seringkali mengira bahwa hanya dengan memberikan arahan dengan tingkat pemahaman yang sangat tinggi yang dimaksudkan untuk lebih membuat organisasi terfokus sudah lebih dari cukup. Mereka memberikan pernyataan seperti “kita akan meningkatkan manajemen kualitas secara internal” atau “kita akan membuat satu model pengembangan yang lebih efektif” dengan keyakinan yang tinggi bahwa mereka telah memenuhi kewajiban untuk memberikan fokus dan arah yang tepat untuk organisasi.

Baca juga  Membangun Super Organisasi Melalui Perubahan Perilaku

Nyatanya, itu saja tidak cukup.

Peran Penting Leadership

Fokus organisasi secara nyata tercapai apabila pemimpin dalam organisasi berhasil menerjemahkan atau menyederhanakan pesan maupun tugas yang memiliki tingkat pemahaman yang tinggi menjadi lebih terperinci dan mudah dipahami bagi seluruh karyawan dalam organisasi. Pesan ini memberitahu seluruh karyawan apa saja tugas dan tanggung jawab masing-masing dalam mencapai tujuan bersama. Tugas pemimpin dalam hal ini adalah memastikan semua anggota tim tetap terfokus pada tugas masing-masing.

Ditambah lagi, budaya organisasi yang berlandaskan continuous improvement dan menghilangkan limbah dalam proses tidak akan berjalan dengan baik apabila pemimpin organisasi tidak mampu menjalankan fungsinya dengan baik pula. Kelemahan dalam hal kepemimpinan ini akan membuat kemampuan organisasi untuk mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan serta mempertahankan perbaikan akan berada dalam bahaya yang cukup serius.

Terkadang muncul juga salah satu contoh dimana keberhasilan terlalu membuat organisasi berpuas diri, sehingga mengakibatkan kejatuhan yang sama cepatnya dengan datangnya keberhasilan tersebut. Fenomena untuk menyatakan keberhasilan yang terlalu dini akan menjadi hal yang rancu ketika berhadapan dengan apa pastinya tanggung jawab seorang pemimpin dalam tim, yang akan mengakibatkan terlihatnya satu kelemahan dalam kepemimpinan.

Pada intinya, kepemimpinan yang efektif merupakan persyaratan dasar yang dibutuhkan setiap organisasi yang mempunyai tujuan utama untuk menciptakan keunggulan operasional. Namun, kepemimpinan yang efektif ini tidak serta merta didefinisikan secara sepihak oleh para pemimpin sendiri, dengan hanya menunjukkan perilaku kepemimpinan yang baik saja.

Sebaliknya, terdapat satu set persyaratan yang menjadi kebutuhan yang menunjukkan bahwa semua pemimpin organisasi – baik sebagai individu maupun sebagai kelompok – harus memahami dengan sangat baik situasi dan kondisi serta perilaku yang mengacu pada terciptanya efektivitas kepemimpinan.

Baca juga  Inilah 2 Pilihan yang Dimiliki Bisnis di Masa Krisis

Sumber: pharmamanufacturing.com