SHIFT SSCX Meeting

Secara teori, semua orang mengerti bahwa persiapan dapat membuat sebuah meeting menjadi penting dan berharga atau justru malah menjadi tidak penting sama sekali. Jika meeting yang selama ini Anda lakukan dirasakan tidak terlalu efektif dan efisien, beberapa daftar yang dibuat HBR berikut ini mungkin akan membantu Anda mempersiapkan meeting yang lebih produktif:

Sumber: HBR.com
Sumber: HBR.com

Tentukan tujuan meeting

Apakah Anda perlu membuat keputusan, memecahkan masalah, atau menginformasikan tim Anda tentang inisiatif baru? Menginformasikan tujuan dari meeting yang Anda lakukan adalah langkah awal yang akan mendorong semua elemen lain dari persiapan Anda.

Pastikan bahwa meeting ini memang diperlukan

Jangan mengadakan pertemuan lain, tanpa memikirkan cara lain untuk mencapai tujuan Anda terlebih dahulu. Lebih baik tidak mengadakan meeting, jika:

  • Anda tidak punya waktu untuk mempersiapkan
  • Anda sedang berhadapan dengan topik yang sensitif atau masalah personil yang akan lebih baik jika ditangani satu-persatu
  • Anda hanya perlu meminta sejumlah pendapat dari anggota tim

Tentukan waktu yang Anda butuhkan

Tentukan berapa banyak waktu yang Anda butuhkan untuk menjelaskan setiap bagian dari informasi yang ingin Anda sampaikan. Semakin lama waktu meeting yang Anda butuhkan, semakin sulit mempertahankan fokus audiens Anda. Cobalah untuk membuat waktu meeting berlangsung se-ringkas mungkin.

Pilih orang-orang yang tepat untuk hadir

Pertimbangkan apa yang membantu Anda mencapai tujuan dan siapa yang akan terlibat dari hasil meeting tersebut. Caritahu siapa yang pengambil keputusan utama, siapa yang memiliki pengetahuan dalam melakukan tugas yang akan mencapai tujuan, siapa yang perlu diinformasikan untuk melakukan pekerjaan tersebut, dan siapa saja yang akan diperlukan untuk melaksanakan keputusan yang dibuat. Tetaplah membuat tim kecil yang tidak lebih dari 8 orang untuk memecahkan masalah dan sertakan lebih dari 18 orang untuk sesi brainstorming.

Baca juga  Belajar Inovasi dari Kesuksesan Icons K-Pop BTS

Berikan peran dan tanggung jawab

Memberikan tim Anda peran dan tanggung jawab khusus agar dapat meningkatkan fokus dan keterlibatan mereka.

Tentukan kapan dan dimana meeting berlangsung

Ruang pertemuan membantu untuk mengatur intonasi suara Anda. Jika Anda ingin meeting lebih terkesan santai dan intim, pilihlah sebuah ruangan kecil dan atur kursi membentuk lingkaran. Jika ingin suasana yang lebih formal, maka ruang konferensi lah pilihan terbaik.

Mengirimkan undangan

Pastikan setiap anggota tim yang hadir mengetahui agenda tan tujuan dari meeting tersebut. Pertimbangkan untuk mengirimkan undangan pribadi atau bisa melalui chatting secara personal.

Berikan bahan meeting sebelumnya

Berikan materi meeting yang akan Anda sampaikan satu atau dua hari sebelum meeting dilaksanakan. Hal tersebut diharapkan agar tim dapat meninjau materi sebelum mereka menghadiri meeting.

Tentukan cara mengambil keputusan dalam meeting

Pilih metode pengambilan keputusan di awal untuk memastikan bahwa Anda menyelesaikan meeting dengan hasil yang jelas. Voting terbanyak, konsensus kelompok, atau keputusan diambil oleh satu orang pemimpin.

Mengatur dan menguji peralatan yang dibutuhkan

Tentukan apakah Anda akan menggunakan beberapa tools produktivitas, seperti Google Docs, layanan screen-sharing, atau perekam audio selama meeting berlangsung. Periksa juga ruangan meeting agar semua peralatan yang dibutuhkan dalam berfungsi dengan baik.

Finalisasi agenda dan membagikannya ke peserta meeting

Jika ada agenda yang diubah, distribusikan versi finalnya untuk peserta. Pastikan Anda siap untuk memimpin diskusi dan telah memberikan tugas yang tepat kepada peserta meeting.

Persiapkan diri Anda dengan baik

Mempersiapkan diri Anda dengan baik akan meningkatkan kepercayaan diri dan membuat Anda siap untuk meeting yang sukses!