Prinsip kerja problem statement seperti kompas, membantu Anda menetapkan kemana arah yang akan Anda ambil. Jika Anda tidak akurat dalam menetapkan arah, sebagus apapun rencana yang Anda siapkan, sekeras apapun upaya yang telah Anda lakukan, hasilnya adalah sia-sia.
Ketika menjalankan proyek lean six sigma, kita akan berkenalan lebih jauh dengan metode DMAIC. DMAIC merupakan singkatan dari Design – Measure – Analyze – Improve – Control, adalah sebuah siklus improvement berbasis data (performance data), yang digunakan untuk meningkatkan, mengoptimasi dan menstabilkan proses bisnis di suatu perusahaan.
Fase Define adalah langkah pertama dalam proyek lean six sigma. Fokus dari tahap ini adalah untuk memilih proyek dengan dampak tinggi serta memahami metriks yang akan mencerminkan keberhasilan proyek. Mulai dengan menuliskan segala hal yang diketahui tentang proses yang akan diperbaiki. Klarifikasi fakta yang ada dan tentukan tujuan dan bentuklah tim yang akan menjalankan proyek. Definisikan setiap hal dengan jelas, termasuk problem statement, masalah pelanggan, faktor kritikal dari output proses, target proses, target proyek, hambatan proyek, hingga project charter.
Pada tahap inilah Anda akan mendefinisikan batas-batas proyek, termasuk titik awal dan penghentian hingga aliran proses, semuanya harus dipetakan dengan baik. Itulah kenapa, pernyataan masalah atau problem statement menjadi hal yang sangat krusial dan menentukan nasib proyek di masa depan. Untuk itu, miliki dan luangkan lebih banyak waktu Anda untuk menentukan apa yang akan Anda selesaikan dan dapatkan hasil yang lebih baik.
Waktu yang Anda investasikan untuk membingkai masalah, tidak akan pernah menjadi usaha yang sia-sia. Karena ketika Anda mampu memahami masalah dengan baik, itu berarti Anda telah memecahkan setengah dari masalah tersebut. Seringnya, tim proyek menghabiskan dua kali atau bahkan lebih banyak waktu dari estimasi yang dibuat untuk membuat problem statement, namun ini jauh lebih produktif dibanding Anda harus melewatkan fase ini dan menanggung konsekuensinya di masa depan. Nah, supaya apa yang Anda lakukan dapat memberikan hasil yang lebih baik, maka Anda harus bisa mengubah fokus pemecahan masalah menjadi fokus pencarian masalah dengan menggunakan tiga langkah berikut ini :
1. Definisikan masalah sesuai dengan jenisnya.
Disini Anda bisa mengkategorikan masalah menjadi: tidak ada standar, tidak mengikuti standar, atau standar yang tidak efektif. Jika masalahnya adalah Anda tidak memiliki standar, maka buatlah standar tersebut. Ingat bahwa setiap proses memiliki dua hal penting, yaitu siapa yang akan melakukannya dan bagaimana mereka melakukannya. Jika Anda tidak mengikuti standar, itu tandanya Anda memiliki hambatan untuk mengikuti standar. Mungkin tidak ada waktu, kekurangan sumberdaya atau keterampilan, intinya Anda harus menyelesaikan masalah mengapa standar tidak diikuti. Kemudian jika Anda memiliki standar dan Anda telah mengikutinya, tetapi Anda masih belum mencapai hasil yang diinginkan itu artinya standar Anda tidak efektif. Maka Anda harus bekerja meningkatkan standar tersebut.
2. Lihat masalah dari berbagai perspektif.
Penting untuk mensosialisasikan problem statement dan memodifikasinya untuk bisa mendapatkan perspektif lain. Ketika Anda menggunakan banyak perspektif, maka gambar masalah akan menjadi lebih lengkap. Biasanya, lebih dari satu orang atau fungsi yang menyadari bahwa ada masalah yang sedang berlangsung di organisasi. Kemudian, akan ada satu pihak yang akan berasumsi bahwa semua orang melihat masalah seperti yang dillihatnya, padahal bisa jadi asumsi tersebut salah. Kita harus melihat perspektif masalah dari dua hal, pertama valid. Dan kedua tidak lengkap. Alih-alih menentukan mana yang tidak valid, lakukan upaya untuk menggabungkan berbagai perspektif menjadi pandangan yang lebih komprehensif.
3. Pikirkan cara validasi.
Kegagalan dalam problem solving sering terjadi karena tim proyek bersikukuh bahwa solusi yang mereka tentukan sudah benar. Padahal, problem solving yang efektif, harus memvalidasi solusi tersebut benar-benar menyelesaikan masalah. Sementara, validasi solusi sendiri merupakan hal yang sulit, termasuk kendala biaya. Memikirkan bagaimana Anda akan memvalidasi keefektifan suatu solusi sembari mengembangkan problem statement, akan membantu Anda untuk membuat sarana validasi yang efektif sebelum Anda benar-benar menginvestasikan energi.
Sumber: industryweek.com