CEO SSCX Rifki Rizal Derrian telah mengeksplorasi sejumlah tren yang telah digunakan oleh para pemimpin industri dan menyajikan wawasan untuk membantu Anda mempersiapkan bisnis agar lebih sukses. Inilah poin-poin penting terkait operational excellence yang tidak boleh Anda lewatkan.
Dunia kerja berubah dengan sangat cepat. Meskipun di satu sisi perubahan bisa menciptakan peluang baru, namun di sisi lain juga menciptakan lebih banyak pekerjaan dan risiko. Untuk itu, bersiap diri dengan cara terbaik menjadi pilihan bijak yang harus kita ambil. Bagi kita yang berada di bidang operasional, memahami lebih dalam tentang gambaran operational excellence tentunya akan sangat membantu kita.
Rifki Rizal Derrian mengatakan bahwa survei yang dilakukan oleh PEX Network berhasil mengungkap sudut pandang terhadap operational excellence (opex) dari para top manajemen di berbagai belahan dunia. “Apa itu opex dan business transformation? Jawaban pertama dari survei ini (seseorang bisa mengisi lebih dari satu jawaban), 52 persen sepakat bahwa operational excellence adalah mission-critical strategy to help the organization to drive growth, manage turnaround dan deliver strategic objective,” jelasnya.
“Jadi strategi yang sudah dicanangkan di high level akan terwujud dengan cepat dengan operational excellence.” Untuk diketahui ada dua macam strategi, pertama strategi high level dan kedua adalah operation. Jadi disini kita bisa simpulkan bahwa operational excellence dan strategi memiliki kaitan yang sangat erat.
Hybrid dan Agile Menjadi Pilihan
Lanskap bisnis pascapandemi sangat berbeda dari sebelumnya, dan pemimpin operasi perlu bekerja keras untuk menyesuaikan diri. Menyediakan kondisi kerja yang menyenangkan, memenuhi kebutuhan karyawan, dan menciptakan budaya perusahaan yang menarik adalah beberapa dari banyak tantangan yang harus diakomodasi oleh para pemimpin di masa depan.
Berdasarkan sebuah survei dari PricewaterhouseCoopers (PwC) ditemukan bahwa dari total organisasi dan 4.000 employee lintas generasi mulai gen Z hingga baby boomers yang ada di Asia Pasifik yang terlibat, sekitar 65 – 85 persen memilih hybrid sebagai model operasi mereka. “Artinya apa, kalau perusahaan kita tidak bisa meng-improve cara kerja kita kalau proses seluruh koordinasi dan eksekusi bisnis di lapangan tidak bisa dilakukan secara hybrid maka siap-siap ini kurang disukai labour saat ini. Jadi harus dipikirkan satu operating model yang hybrid yang bisa mengantisipasi silo,” terangnya.
Untuk diketahui, mentalitas silo merupakan penghambat. Secara perlahan namun pasti silo menurunkan efisiensi dan produktivitas keseluruhan operasi.
Masih dalam survei yang sama, juga ditemukan bahwa dua per tiga responden yang tengah melakukan shifting dari offline ke online mengalami kesulitan karena proses bisnis mereka yang belum siap. “Kesulitan karena bisnis prosesnya yang belum ready jadi berantakan. Nah, kesulitan ini yang harus dipikirkan karena hybrid working model udah menjadi new normal.”
Lebih lanjut ketika berbicara tentang transformasi dan perubahan maka kita akan mencari tahu tentang metodologinya. “Jadi ini adalah hasil survei berbagai sumber yang paling populer saat ini salah satunya adalah Agile,” jelas Rifki.
Lalu bagaimana dengan metode improvement terdahulu seperti Six Sigma dan Kaizen? Berdasarkan survei PEX Network, metode-metode improvement senior tersebut ilmunya masih relevan dan menjadi best practice hingga kini. Namun di zaman digital ini, hal terkait dengan penggunaan teknologi lebih mendominasi.
“43 persen itu using technology related kalau kita lihat ada RPA (robotic process automation), ada intelligent document processing, ada enterprise architecture, hyperautomation juga banyak tema yang cukup mewarnai dari rata-rata transformasi operational excellence yang dilakukan di berbagai perusahaan di dunia. Sementara itu, 23 persennya menggunakan metodologi-metodologi yang sudah senior dan 22 persen ke people related misalnya employee engagement.
Mencapai Operational Excellence
“Tantangan yang sering muncul dalam pembahasan operational excellence adalah terkait cost atau budget limitation. Dan yang kedua adalah bagaimana kita bisa menguhubungkan proses improvement dengan bisnis strategi,” kata Rifki.
Ketika limitasi budget menjadi kendala untuk memulai program operational excellence, SSCX menyarankan kepada para perusahaan untuk fokus lebih dulu pada PPTE (People, Process, Technology) asesmen. Asesmen ini adalah langkah awal untuk mengetahui peluang-peluang improvement yang ada di organisasi. Untuk teknisnya bisa dilakukan oleh internal atau juga menggunakan eksternal konsultan.
Hal terpentingnya adalah perusahaan bisa mengukur kondisi (state) organisasi saat ini. Setelah itu, tim bisa memulai inisiatif dalam aspek People dan Process terlebih dahulu.
“Berdasarkan pengalaman SSCX, dengan menyentuh dua aspek ini perusahaan sudah bisa menghasilkan saving yang cukup besar. Salah satu best practice dari klien kami yang sukses melakukan inisiatif operational excellence dan continuous improvement, pada tahun ketiga mereka menghasilkan saving hingga triliun. Apakah pakai teknologi? Tidak, yang diutak-atik adalah bisnis prosesnya. Jadi saran kami kalau memang challenge Anda adalah budget, maka mulailah dengan people dan process Anda. Yang harus menjadi mindset kita adalah selalu ada peluang untuk improvement,” terang Rifki.
Adapun tantangan lainnya yang menurut Rifki perlu disoroti adalah bagaimana ensure customer-centric focused, “karena kalau bicara strategi ada faktor luar (market dynamic). Bagaimana caranya dengan keadaan yang berubah, kita bisa mengadopsi atau mengikuti arah tersebut. Kita harus memastikan bahwa customers kita mendapatkan value terbesar dari inisiatif operational excellence,” lanjutnya.
Di lain sisi, untuk mencapai operational excellence perusahaan membutuhkan center of excellence. Apa itu center of excellence? Yaitu orang-orang yang memposisikan diri sebagai agen perubahan. Mereka bukan hanya fokus melakukan agenda problem solving tetapi juga mampu menjadi katalisator dan akselerator untuk mendapatkan employee engagement di seluruh organisasi.
Mengukur Kesuksesan Operational Excellence
Apa saja yang diukur di dalam transformasi bisnis dan operational excellence? Tentunya ada berbagai macam, namun menurut Rifki yang paling besar adalah yang langsung ke P&L (profit & loss) atau yang tipikalnya adalah hard benefit.
Di dalam dunia operational excellence dikenal ada tiga jenis benefit, pertama adalah hard benefit atau semua bentuk pengukuran yang berhubungan langsung kepada laba rugi, Misalnya setelah melakukan satu improvement, cost-nya turun sekian dan revenue naik sekian.
Yang kedua adalah soft benefit, kaitannya yaitu ke cash flow statement atau juga cost avoidance. Dan yang terakhir adalah yang sifatnya intangible, kaitannya langsung ke customer satisfaction dan lain sebagainya. “Jadi ini insight dari berbagai perusahaan di dunia bagaimana mereka mengukur transformasi bisnis dan juga operational excellence,” pungkasnya.
Tentang SSCX International
SSCX adalah konsultan operational excellence yang memiliki pengalaman lebih dari 15 tahun membantu menginstitusi budaya Continuous Improvement di organisasi. SSCX telah dipercaya oleh 1.000 klien lebih di Indonesia, termasuk perusahaan-perusahaan besar seperti Freeport, Vale, Bukit Asam, Astra International, Bank BCA, Bank Mandiri, Bank CIMB, Bank BTPN, Danone, Coca Cola, Sinarmas, Polycore, dll. SSCX telah membantu implementasi program improvement di banyak klien dari berbagai macam sektor industri dalam meningkatkan produktivitas, kualitas, dan cost efficiency ratusan Milyar per tahun.
SSCX juga memiliki metode training yang menyentuh aspek teknikal dan fundamental untuk melakukan improvement. Metode training SSCX bukan hanya menekankan pentingnya pemahaman materi semata, namun yang paling utama adalah bagaimana mengubah mindset peserta pelatihan tentang pentingnya melakukan improvement. Lebih lanjut tentang SSCX kunjungi www.sscxinternational.com