Proses apapun dapat dirancang untuk diotomatisasi (jika memiliki cukup uang). Tetapi perusahaan yang menjalankan otomatisasi tanpa melakukan continuous improvement terlebih dahulu berpotensi mengalami kerugian ganda. Berikut penjelasannya!
Mengutip Industryweek, sebuah studi oleh Business Development Bank of Canada menunjukkan bahwa salah satu cara bagi perusahaan menarik dan mempertahankan talenta baru adalah dengan merangkul otomatisasi. Apa tanggapanmu?
Para praktisi continuous improvement (CI) tentu saja memiliki sudut pandang yang sedikit berbeda tentang otomatisasi, yang mana optimalisasi proses tetap dinilai sebagai tulang punggung utama untuk melakukan efisiensi bisnis.
4 Hal Krusial
Meski setuju dengan kebutuhan dan pentingnya otomatisasi, namun adalah sama krusialnya untuk mempertimbangkan empat hal berikut sebelum mengadopsi otomatisasi ke dalam proses.
1. Apakah proses tersebut dilakukan secara berulang. Catatannya disini adalah otomatisasi akan diprioritaskan untuk pekerjaan atau proses yang dilakukan berulang. Jika Anda ingin karyawan melakukan pekerjaan yang lebih bernilai maka tepat untuk mempertimbangkan otomatisasi.
2. Apakah proses bisa dikurangi. Evaluasi seluruh proses yang Anda miliki, apakah ada yang bisa dikurangi atau dihilangkan? Lihatlah peluang untuk menghilangkan pekerjaan yang tidak bernilai tambah. Jika tidak, otomatisasi yang dilakukan hanya akan menimbulkan kerugian berikutnya. Ingat output satu langkah proses secara otomatis menjadi input untuk langkah selanjutnya!
3. Apakah variasi bahan bisa digabungkan. Semakin banyak bahan (yang berbeda) yang digunakan dalam produksi maka semakin banyak pemasok yang terlibat. Hal ini mengakibat bertambahnya waktu proses. Evaluasi berapa banyak jenis bahan berbeda yang digunakan untuk membuat produk Anda, dan ketahui apakah desainnya dapat digabungkan dengan menggunakan lebih sedikit jenis bahan.
4. Apakah sudah ada standarisasi. Dalam banyak artikel Toyota disebut sebagai tolok ukur standardisasi. Salah satu KPI yang digunakan Toyota adalah persentase komponen kendaraan yang dapat dirakit atau dibongkar hanya dengan menggunakan kunci pas 13mm.
Excellent people, seperti kita tahu selama ini proses apa pun dapat dirancang untuk diotomatisasi (jika memiliki cukup uang). Tetapi perusahaan yang menjalankan otomatisasi tanpa melakukan continuous improvement terlebih dahulu berpotensi mengalami kerugian ganda. Berikut penjelasannya.
Bahaya Otomatisasi Tanpa CI
Setiap proses memiliki aktivitas yang terbagi menjadi dua porsi, yaitu aktivitas yang memiliki nilai tambah atau value add dan aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah atau waste.
Aktivitas yang termasuk waste ini adalah aktivitas yang sama sekali tidak memberi kontribusi manfaat bagi organisasi maupun nasabah, aktivitas ini hanya menambah beban biaya.
Ketika proses tersebut diotomatisasi atau didigitalkan, maka aktivitas yang tidak bernilai tambah inilah juga ikut kita tingkatkan. Jika terus dilakukan maka akan menyebabkan kerugian dua kali lipat, yaitu proses waste dan digital waste.
Nah, proses yang waste ini seharusnya dihilangkan terlebih dahulu caranya yaitu dengan menggunakan continuous improvement. Inilah mengapa dalam praktek terbaik disebut bahwa agar digitalisasi berhasil maka continuous improvement harus lebih dulu dilakukan di organisasi.
Tidak hanya meningkatkan proses, CI juga akan meningkatkan kompetensi sumber daya manusia di organisasi. Dengan terjadinya change management selama proses CI dilakukan, maka orang-orang di organisasi menjadi siap dan lebih mudah menghadapi perubahan termasuk ketika masuk aspek digital. Ingat dalam transformasi digital, tantangan tidak hanya pada aspek teknologi tetapi juga people.
Sudut Pandang Operational Excellence
Selain itu, melakukan otomatisasi proses atau digitalisasi dari sudut pandang Operational Excellence harus selalu mengacu kepada perbaikan dari sisi parameter Q,C,D.
Artinya manfaat dari otomatisasi tersebut harus membuat Quality proses menjadi lebih baik (error proses menjadi berkurang, resiko menurun signifikan), Cost lebih rendah (biaya jadi lebih efisien), dan Delivery lebih baik (meningkatkan layanan pengiriman ke pelanggan lebih baik, lead time lebih cepat, dan SLA meningkat)
Kesimpulannya, dengan menjalankan CI terlebih dahulu maka proses yang banyak waste bisa menjadi lebih bernilai sehingga ketika didigitalkan akan memberi profit lebih besar. Tidak hanya memiliki peluang untuk menarik talent yang tepat, Anda juga memiliki manfaat yang jauh lebih besar.