Xerox Corporation, yang beberapa tahun belakangan ini menerapkan metode Lean Six Sigma dalam operasionalnya, adalah perusahaan multinasional yang memiliki spesialisasi di bidang document management sebagai produsen dari berbagai jenis mesin cetak. Xerox termasuk perusahaan trading yang dianugerahi Royal Warrant oleh Ratu Elizabeth II dari Inggris dan Prince of Wales sebagai tanda supplier tetap untuk keluarga kerajaan. Ini merupakan salah satu bukti kredibilitas bagi sebuah bisnis.

Menilik rahasia suksesnya, perusahaan ini ternyata merupakan salah satu dari yang mengadopsi Lean Six Sigma dan memiliki departemen tersendiri untuk memudahkan implementasi konsep menuju operational excellence. Salah satu aspek yang menjadi sorotan perusahaan yang memiliki tidak kurang dari 136.500 karyawan di seluruh dunia ini adalah sumber daya manusia. Xerox menyadari bahwa karyawan adalah potensi terbesar perusahaan.

Implementasi Lean Six Sigma dengan Dukugan Konsep Belbin

Di Xerox, membentuk tim yang tepat merupakan bagian yang penting dalam mensukseskan setiap inisiatif. “Satu hal yang saya pelajari dari Lean Six Sigma adalah Anda dapat menemukan seluruh bagian di tempatnya masing-masing, tapi jika mereka tidak digunakan sebagaimana mestinya, keseluruhan proses akan terganggu,” ungkap Aqua Porter, Wakil Presiden Lean Six Sigma di Xerox. Menurutnya, hal tersebut juga dapat diterapkan dalam mengembangkan sumber daya manusia dalam tim sebagai salah satu aset berharga perusahaan.

Setiap orang memiliki kekuatan, kelemahan dan skill serta pengetahuan yang variatif, namun tetap harus diposisikan dengan tepat di dalam tim agar mereka dapat memberikan kontribusi maksimum. Menyadari hal tersebut, departemen Lean Six Sigma di Xerox lalu mempraktekkan sistem Team Role Belbin untuk mengembangkan dan memanfaatkan bagian paling penting dalam setiap proyek, yaitu sumber daya manusia, agar dapat bekerja dan mengeluarkan potensi tertinggi mereka.

Pentingnya Mengetahui Posisi Anda

Seperti yang telah kita ketahui, Belbin mengidentifikasi 9 tipe karakteristik yang bila disatukan dengan ramuan strategi yang tepat akan menghasilkan suatu tim yang mampu memberikan hasil terbaik (lihat halaman 14 – 33). Dalam teorinya, Belbin mengemukakan bahwa kumpulan beberapa orang yang memiliki karakter serupa akan lebih sulit diatur, cenderung menciptakan situasi destruktif dan penuh perdebatan, yang akhirnya akan menjadi keadaan internal yang kompetitif alih-alih kooperatif.

Penerapan Team Role Belbin dapat dilakukan sebelum proyek dimulai atau ketika hambatan muncul dalam proses, tapi tentunya akan lebih mudah dan efisien jika penerapan tersebut dilakukan pada saat awal pembentukan tim dibandingkan ketika tim sudah terbentuk dan mulai bekerja dalam pola tertentu.

Belbin juga menekankan bahwa, walaupun dalam teori terdapat sembilan karakteristik anggota tim, jumlah orang maksimal dalam tim yang efektif terbatas lima hingga tujuh orang saja; jika kurang dari itu akan menyebabkan kekosongan fungsi, dan jika lebih akan terjadi pemborosan peran.

Sistem tersebut lalu diadopsi ke dalam workshop Team Accelerator dan kurikulum Lean Six Sigma Black Belt di Xerox untuk membantu tim product development mengidentifikasi kelebihan, kekurangan, peran, dan skill mereka.

Membangun Tim Secara Bertahap – Teori dan Praktek

“Kami di Xerox menggunakan Team Role Belbin sejak tahun 2003 dalam berbagai inisiatif,” jelas Porter. “Contoh terbaru adalah penerapan di tim product development untuk produk Xerox seri ColorQube™ 9200.”

The ColorQube 9200 Series merupakan produk yang penting bagi Xerox. Printer multifungsi (MFP) tersebut menggunakan teknologi solid ink, metode cetak yang meminimalisir waste 90% lebih sedikit dibandingkan produk laser printer sejenis.

Produk tersebut juga sangat rumit secara teknis. Tim product development untuk produk ColorQube 9200 mengadopsi elemen-elemen teknologi dari industri lain dan memodifikasi dan mengadaptasinya untuk menghadirkan fungsi yang spesifik. Terdapat sejumlah besar kode, perangkat mekanikal dan fisik yang harus diintergasikan agar membentuk kesatuan yang berfungsi dengan sempurna. Sebagai contoh, satu grup bertugas mencari cara baru untuk mengkalibrasi print head menggunakan alat pemindai dan sebuah gambar tersendiri tercetak pada perangkat. Proses ini merupakan suatu rangkaian pekerjaan yang rumit dan tanpa preseden.

Lebih dari itu, anggota dari tim tersebut tersebar di beberapa lokasi di seluruh dunia, seperti di AS, Kanada, Inggris dan Malaysia dan harus menemukan cara efektif untuk berbagi informasi dan berkolaborasi dengan kolega di beberapa region.

Untuk divisi print head sendiri memiliki lima tim yang berlokasi di tempat-tempat berbeda – dua diantaranya berada di Wilsonville, Ore. Dua tim tersebut bertanggungjawab menciptakan sebuah print head yang terpadu dari empat print head yang terpisah. Mereka kemudian mengirim proyek tersebut kepada tim di Malaysia untuk pengembangan lebih lanjut. Sementara itu, tim di Webster, New York mengembangkan sistem kode rumit untuk subsistemnya dan tim teknisi di Inggris bertanggung jawab untuk mengintegrasi subsistem yang telah terselesaikan menjadi produk final mesin cetak. Dengan tantangan teknis yang rumit, dan variasi anggota tim yang bekerja untuk mencari satu solusi, peluang terjadinya miskomunikasi dan kesalahpahaman cenderung tinggi.

Jeff Blank, wakil presiden divisi Direct Marketing Products mengawasi keseluruhan jalannya proyek bersama dengan Don Tittetington, wakil presiden divisi Print Head and Ink Research Development dan Mark Tennant direktur Advanced Development. Tennant dan Titterington menyadari bahwa mereka terlalu terfokus kepada dilema tim.

Untuk membereskan masalah tersebut, para pemimpin proyek mengadakan workshop Team Accelerator untuk tim ColorQube di Wilsonville, Oregon. Dalam pelatihan tersebut, tim ColorQube memulai dengan menetapkan aturan dasar untuk tim. Kemudian setiap personil diminta untuk mengidentifikasi kebutuhan mereka dan menetapkan ekspektasi. Sebelum pelatihan dimulai, tim tersebut menemukan bahwa solusi paralel yang dikembangkan oleh grup yang berbeda seringkali menjadi sumber konflik. Pelatihan tersebut membantu tim mengidentifikasi problem tersebut sebelum terjadi. Ketika tim mulai mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan masing-masing, mereka mengembangkan pemahaman yang lebih mendalam mengenai dinamika grup dan cara komunikasi yang lebih baik untuk menghindari masalah.

Dengan mengimplementasikan workshop Team Accelerator dan Lean Six Sigma, tim ColorCube belajar bagaimana cara mengeluarkan kelebihan yang dimiliki setiap anggota tim dan bekerja bersama untuk menciptakan salah satu produk muthakhir Xerox, tapi pengaruhnya tidak berhenti sampai disitu. Titterington menemukan dirinya mampu menjalankan apa yang telah ia pelajari dalam kesehariannya. “Tidak semua orang akan cocok dengan aturan yang diterapkan. Untuk mencapai sukses saya harus memaksimalkan kekuatan dan memahami area kelemahan saya. Team Accelerator dan pelatihan Six Sigma Black Belt membantu saya mengidentifikasi skill set dan merumuskan teknik yang sebaiknya digunakan,” jelas Titterington. “Sebagai contoh, saya telah mengupdate cara saya memimpin meeting dengan staf dan membuatnya lebih efisien.”

Setelah menikmati sukses pertama dari pelatihan tersebut, Titterington, Blank dan Tennant melihat bahwa Lean Six Sigma dan Team Accelerator dapat membantu menyelesaikan isu-isu yang terjadi dalam proses sebelum mereka berubah menjadi masalah dan meminimalisir duplikasi pekerjaan, meningkatkan efisiensi keseluruhan. Mengenali bakat dan keunikan dalam diri anggota tim memberikan nilai tersendiri kepada tim secara keseluruhan. Inilah cara Xerox menjalankan bisnisnya.